Согласование проектно-сметной документации в электронном виде



В данной статье рассматривается согласование проектно-сметной документации (далее — ПСД) в строительстве.

На сегодняшний день это достаточно длительный процесс, который может затягиваться на несколько месяцев. Одной из причин являются многочисленные круги согласования документа. Например, если сотрудник с правом подписи находит ошибку в документе, после ее исправления процесс согласования начинается заново. Другая причина — откладывание документа. Например, один из подписантов задерживает у себя документ, тем самым увеличивая время всего согласования.

В качестве основного метода упрощения процедуры предлагается согласование документации в электронном виде. Такой способ, приведет к уменьшению сроков согласования, позволит быстрее реализовать проект и начать строительство.

Также электронный документооборот обеспечивает полное соблюдение технологии процесса. Главной особенностью систем электронного документооборота является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), с помощью которой можно утвердить проектную документацию.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации.

В статье рассмотрены три наиболее распространенные в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), ДЕЛО (ЭОС). Сравнение систем документооборота по основным характеристикам предоставлено в приложении 1. Приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам, и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений.

Ключевые слова: документация, управление, проект, документооборот, СЭД, согласование.

This article discusses the construction documents approval in construction industry.

Today it is a long process, which can be delayed for several months. There are few reasons for it. The first one is the numerous rounds of approval of the document. For example, the employee with the signature right finds a mistake in the document. After the mistake is corrected, the approval process starts from the beginning. Another reason is the postponing of the document. For example, one of the signatories is delaying the document, thus increasing the time of the entire approval.

In the article, document approval in electronic form is suggested as the main method of simplifying the procedure. It will lead to a reduction of documents approval time and will allow you to quickly implement the project and start construction.

Also, electronic document management ensures full compliance with the process technology. The main feature of electronic document management systems is the use of electronic digital signature (EDS), with which you can approve the project documentation.

In recent years, the EDMS market is one of the fastest growing segments of the domestic IT industry. Consumers of electronic document management technologies are different by the scale and specificity of work.

The article discusses the three most common EDMS in Russia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), DELO (EOS). Comparison of document management systems by the main characteristics is provided in Application 1.Anumber of obvious criteria are inherent in all the systems under consideration, and criteria that allow us to distinguish solutions from each other. In general, the functionality of the systems is the same, and only detailing of some of the fundamental tasks of the workflow and the features of their implementation allow us to make a comparison of different solutions.

Keywords: documents, management, project, document exchange, EDMS, approval.

Зачастую при согласовании проектно-сметной документации наблюдается следующая ситуация: документы перемещаются от одного подписанта к другому, обрастая резолюциями и замечаниями, тем самым затягивая сроки начала строительства. От замысла до реализации проект проходит через множество людей: проектировщик — службы заказчика — инжиниринговые компании — строители. На каждом этапе необходимо разработать, оформить, а главное, согласовать целый ряд документов.

До недавнего времени, документация согласовывалась только в бумажном виде. Однако бумажный документооборот имеет множество недостатков, начиная от того, что документы не могут находиться в нескольких местах одновременно до потери документов в процессе согласования. Все эти ограничения затягивают сроки и значительно снижают оперативность внесения изменений в документацию.

В настоящее же время широкую известность и применение получил электронный документооборот. Благодаря ему, согласование документов ускоряется в несколько раз, а специализированные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют не только быстро согласовывать, но и легко хранить, искать и обмениваться документами.

Далее в статье рассмотрим преимущества электронного документооборота и сравним основные характеристики наиболее широко используемых СЭД в России.

Электронный документооборот

Перед выполнением капитального строительства зданий и сооружений бытового, культурного и жилищного назначения необходимо разрабатывать проектно-сметную документацию.

Разработка проектной документации, ее согласование и экспертиза играют большую роль в строительном процессе. Благодаря ей, заказчик может спрогнозировать сроки производства работ, а также внести необходимые корректировки еще до начала выполнения работ. В свою очередь это позволяет оптимизировать процесс производства работ и снизить их себестоимость [1].

Проектно-сметная документация, используемая в процессе строительства, реконструкции или капитального ремонта объекта капитального строительства, должна быть утверждена в аккредитованной организации. Порядок подготовки необходимой документации определяется действующей нормативной базой и не зависит от типа объекта. Компетентность проведения экспертизы проектно-сметной документации влияет на качество проекта. Инженерные изыскания должны быть подвергнуты такой же проверке. При проектировании для успешного прохождения экспертизы заинтересованы должны быть все члены строительства — заказчики, застройщики и естественно, инвесторы.

Кроме того, участники инвестиционного процесса имеют пожелание о том, что план проекта был осуществлен в более сжатые сроки, одновременно с тем члены процесса желают владеть гарантией надёжности инвестициям и по способности защититься от неожиданных не очень благоприятных моментов.

Экономическая эффективность процесса строительства различных объектов зависит от качественно разработанной проектно-сметной документации и ее экспертизы. Поэтому разработка документации и прохождение экспертизы — это важный этап строительного процесса.

Проектно-сметная документация — это определенный перечень документов, принятый Постановлением Правительства РФ от 16.02.2008г. № 87 «О составе проектной документации и требованиях к их содержанию», который подтверждает целесообразность строительства, наличие условий, необходимых для реализации проекта. Проектно-сметная документация включает в себя чертежи с описанием всех конструктивных элементов здания, что исключает ошибки и обеспечивает соблюдение нормативов [2].

Самими важными условиями разработка проектно-сметной документации являются:

– Срок;

– Цена;

– Качество.

Документацию можно считать выполненной качественно, если она отвечает следующим требованиям:

1. Должна быть разработана простая, читаемая и понятная для инженеров любого уровня документация;

2. В документации должна быть вся необходимая информация для того, чтобы не было необходимости обращаться каждый раз к разработчику;

3. Рабочей документацией должно быть легко пользоваться при строительстве.

4. Документацию должно быть удобно хранить и архивировать по окончании строительства.

Что касается цены, заказчик стремится выполнить разработку проекта за меньшие деньги и это согласуется с обычными законами рынка. Стоит отметить, что стоимость разработки проектно-сметной документации, составляет лишь 5–10 % стоимости самого строительства. А стоимость строительства напрямую связана с качеством проектирования.

Труд специалиста не может быть дешевым. Тем более, если специалист гарантирует сроки сдачи проектно-сметной документации и готов работать с полной отдачей. Зачастую встречается такая ситуация, что проект необходимо разработать не то, что быстро, а уже вчера. Заказчик начинает получать прибыль только тогда, когда здание уже построено и введено в эксплуатацию. Для того, чтобы быстрее построить здание, нужно быстрее разработать документацию.

Но «быстро» не всегда значит «хорошо». Проект следует выполнить к определенной дате. Сделать проект вовремя, в свою очередь, означает возможность планирования, а, следовательно, экономии ресурсов и времени. А время — это деньги.

Итак, сроки являются одним из важнейших факторов при разработке проектно-сметной документации. Очень много времени тратится не на саму разработку, а на согласование документации, как с Заказчиком, так и при подаче на экспертизу.

На сегодняшний день многие организации до сих пор не перешли на электронное согласование, и согласовывают документацию на бумажном носителе. На мой взгляд, это один из основных факторов, который влияет на долгий процесс согласования.

Переход от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота должен являться актуальной задачей для таких организаций.

Система электронного документооборота (СЭД) — идеальный вариант перевода документооборота компании в электронную форму. Благодаря СЭД в электронном виде можно: рассматривать документы, выносить резолюции по ним, контролировать исполнение и др. Однако внедрить электронный документооборот в компании непросто. Это комплексный процесс, который требует значительных затрат и серьезной предварительной подготовки [3].

Наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков: «ДЕЛО», DIRECTUM, Docsvision [4].

Функциональность и преимущества перечисленных СЭД схожи в следующих аспектах:

– Хранение информации в одном месте.

– Быстрый доступ к документам в соответствии с настроенными правами доступа.

– Создание документов из файлов и шаблонов.

– Отправка документов на согласование, в том числе и по ранее настроенным маршрутам.

– Различные виды отчетов по деятельности компании.

– Просмотр истории изменений документов и прошлых версий.

– Сотрудники работают с электронными версиями документов, следовательно, сокращается риск потери оригиналов [5].

– Оценка загрузки и эффективности работы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть — кто, сколько, каких заданий выполняет и в какие сроки.

– Накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все задания и документы хранятся в системе.

– Регистрация документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата.

– Оповещение пользователей системы о ходе согласования документов.

Рис. 1. Наиболее популярные СЭД на Российском рынке

Общие характеристики СЭД сведены в таблице 1:

Таблица 1

Общие характеристики СЭД

		ДЕЛО [6]		Directum [7]		DocVision [8]
Серверная операционная система		Windows 2008 R2 SP1 Server, Windows 2012 R2 Server, Windows 2016 Server		Windows Server 2016, Microsoft SQL Server (2008/2008 R2/2012, 2014,2016/2017)		Windows Server (2003 (SP2), 2003, 2008, 2012 R2)
Клиентская операционная система		Windows(XP,Vista, 7, 8, 8.1, 10)		Windows(XP,Vista, 7, 8, 8.1, 10)		Windows(XP,Vista, 7, 8, 8.1, 10)
Средства работы на мобильных устройствах (КПК/телефон)		есть		есть		есть
Поддержка нескольких БД в рамках распределенных холдингов		нет		есть		есть
Возможности интеграции (1С, Microsoft Office, Open Office, MS SharePoint, Active Directory)		1С, Microsoft Office		1С, Microsoft Office, Open Office, MS SharePoint, Active Directory		Microsoft Office
API	есть		есть		Есть
Стоимость лицензии на 20/100 пользователей без учета стоимости СУ БД, дополнительных модулей и скидок	271000/1250000		275500/ 1160000		240000/1200000
Области автоматизации
Делопроизводство	есть		есть		есть
Общий документооборот	есть		есть		есть
Управление договорной деятельностью	нет		есть		есть
Электронный архив	есть		есть		есть
Работа с обращениями граждан	есть		есть		есть
Управление проектами	нет		есть		есть

При выборе СЭД важно сделать выбор в пользу системы, которая подходит по нужно именно вашей компании. Существует несколько важных критериев:

– Зрелость СЭД (время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений).

– Соответствие стандарту отрасли организации.

– Соответствие целям и задачам компании.

– Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время внедрения и в процессе использования.

– Возможность модификации СЭД в случае расширения деятельности организации.

– Наличие руководств для системных администраторов.

– Безопасность СЭД. Система должна обеспечивать полную защиту и конфиденциальность внутренней деятельности и документации компании.

– Стоимость СЭД (стоимость покупки лицензий, дополнительных модулей, возможности модификации, внедрения и технической поддержки) [9].

Для компаний, которые не могут себе позволить покупку локальных СЭД, предлагаются облачные версии систем. Они значительно дешевле и не требуют локальной установки.

Также большинство компаний, которые пока не имеют СЭД по той или иной причине, используют для согласования документов электронную почту. Например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая была создана для того, чтобы получатель сообщения мог выразить свое мнение, просто нажав на кнопку.

Бесплатный способ не просто оценивать документ, но и совместно с коллегами работать над ним в реальном времени — облачное решение Google Drive. Единственный нюанс: чтобы работать с этой системой, все участники процесса должны иметь аккаунт в Google [10].

Заключение

Согласование документов с помощью систем электронного документооборота или же через электронную почту имеет множество преимуществ перед традиционным согласованием в бумажном виде:

1. Организация. Все документы хранятся в одном месте, их легко упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг
2. Доступ. Благодаря настройке прав можно ограничить доступ к конфиденциальным документам.
3. Параллельное согласование. Больше не нужно ждать пока каждый согласующий по очереди подпишет документ. Сотрудники могут просматривать содержимое в удобное им время. А также можно начать исправлять замечания, не дожидаясь, пока все согласующие ознакомятся с документом. Это в свою очередь ускоряет процесс согласования.
4. Экология. Электронный документооборот значительно сокращает использование бумаги в компании или даже приводит к полному отказу от нее. А также уменьшается потребление электроэнергии, необходимой для работы принтеров.
5. Экономия. В первую очередь, немало средств экономится за счет сокращения сроков согласования ПСД. Уменьшается риск отсрочки начала строительства, следовательно, не нужно оплачивать простой [11].

Приняв во внимание все перечисленные преимущества, можно сделать вывод, что согласование документации в электронном виде не только быстро и удобно, но еще и выгодно [12].

Литература:

1. Грахов В. П., Турчин В. В., Иванова Т. Н. Расчет эффективности управления проектно-изыскательской организацией с помощью прикладных программ // Интеллектуальные системы в производстве. 2017. № 1. С. 66–69.
2. Балакирева М. А. Повышение эффективности экспертизы проектно-сметной документации // Молодой ученый. 2018. № 38. С. 43–46.
3. Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте. М.: Книга по Требованию, 2015. 224 c.
4. Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса. URL: https://www.ekam.ru/blogs/pos/elektronnij-documentooborot (дата обращения 05.12.2018).
5. Ратов А. Г., Пушина Н. Н., Галиахметова М. Р. Классификация рисков, возникающих при реализации инвестиционно-строительных проектов // Вестник ИжГТУ имени М. Т. Калашникова. 2016. № 3. С. 39–41.
6. Система электронного документооборота «ДЕЛО». URL: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения 05.12.2018).
7. Система электронного документооборота Directum URL: https://www.directum.ru (дата обращения 05.12.2018).
8. Система электронного документооборота Docvision URL: https://docsvision.com (дата обращения 05.12.2018).
9. Лушников, В. В. 1С: Документооборот. 200 вопросов и ответов. М.: 1С-Паблишинг, 2014. 298 c.
10. Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир, 2014. 416 c.
11. Грахов В. П., Мосунов Р. А., Кислякова Ю. Г., Симакова У. Ф., Симченко О. Л. Формирование эффективной системы устойчивого финансово-экономического развития при модернизации и реконструкции основных производственных активов промышленного предприятия АО «Концерн «Калашников» (2014–2016 гг.): монография. Ижевск: Министерство образования и науки РФ, ФГБОУ ВО «Ижевский государственный технический университет имени М. Т. Калашникова», 2018. 124 c.
12. Грахов В. П., Кислякова Ю. Г., Симакова У. Ф., Мушаков Д. А. Развитие системы контроля за ходом строительно-монтажных работ на основе комплексного применения программных продуктов Primavera P6 Professional R8.3.2 и Archicad 17.0.0 // Наука и техника. 2017. Т. 16. № 6. С. 466–474.