В данной статье рассматривается проблематика ведения бумажного документооборота в организации, переход путем автоматизации процессов к электронному документообороту и его эффективность.
Ключевые слова: бумажный документооборот, электронный документооборот, автоматизация, интеграция, технологии, организация, прогресс.
В современном мире — мире научно-технического прогресса, где рыночные отношения развиваются с особенной интенсивностью, разработка новых технологий и применение их на практике напрямую оказывает влияние на успех и эффективность развития организаций, а организации, в свою очередь, оказывают воздействие на экономическое развитие страны.
Для получения наиболее высоких результатов своей деятельности, ухода от шаблонных циклических операций и облегчения человеческого труда в целом, благодаря применению нынешних технологий и развитию электронно-вычислительной технике организации переходят на автоматизирование рутинных механических процессов.
Под автоматизацией понимается процесс замены человека, участвующего в процедуре выполнения трудоемких операций, на саморегулирующие и самоконтролируемые автоматические устройства. Но, несмотря на то, что техничка действует самостоятельно, основной контроль и ответственность за исполнением операции остается на человеке.
Автоматизация находит свое применение на разных уровнях рабочего процесса, будь то техническое оборудование в производственных сферах или же обработка информационных данных, элементом которых является первичная документация, о которой сейчас будет идти речь.
Практически во всех компаниях, за малым исключением, большая часть документации составляется именно на бумажных носителях. Бумажный документооборот имеет ряд своих особенностей, которые в свою очередь несут комплекс проблем и отражаются на финансовых рисках организаций:
- При ведении бумажного документооборота замедляется процесс предоставления отчетности в случае камеральных проверок или, например, судов, так, как на поиски документов в архивах уходит значительная часть рабочего времени, что дополнительно негативно сказывается на продуктивности работы специалиста;
- Появляются трудности в отслеживании движения документов на этапах их согласования. Возникает вероятность утери документов или их кражи, что приводит к необходимости их восстановления, срыву сделок, потери времени и финансовым затратам (неустойки, штрафы, пени);
- Бумажные документы могут пострадать при их транспортировке, например, порваться или испачкаться, что опять ведет к восстановлению, на которое требуются дополнительные затраты, связанные еще и с приобретением расходных материалов, таких как бумага и картридж;
- Под архив бумажного документооборота требуется площадь, что ведет к дополнительным расходам на аренду нежилого помещения и наем архивариуса. Кроме того, бумажные документы имеют свой срок хранения, в некоторых случаях, меньше срока исковой давности, после чего передаются на утилизацию, тем самым, исключая возможность оперативного предоставления документа, т. к. на восстановление может уйти большая часть времени или же это сделать будет вовсе невозможно;
- Появляется сложность в ведении консолидированных данных, сводной отчетности и подсчетов документов.
Для исключения перечисленных недостатков возникает необходимость интеграции в организацию систему электронного документооборота, целью которой является снижение финансовых рисков предприятия, повышение эффективности работы сотрудников, сокращение сроков принятия управленческих решений и оптимизация бизнес процессов.
Электронным документооборотом является информационно-коммуникативная система базы данных, установленная на компьютерах, позволяющая обрабатывать документы в электронном виде.
В результате внедрения электронного документооборота, в организации должны возникнуть следующие преимущества:
- Уменьшение времени на поиск документов, единое корпоративное информационное пространство;
- Упрощенный процесс согласования документов и их доступность для согласующих лиц;
- Быстрое формирование отчетов, журналов, точный подсчет количества документов в разных подразделениях организационной структуры;
- Уменьшение вероятности допущения ошибок и принятия неверного управленческого решения, что приводит к повышению управляемости в организации и снижению финансовых рисков.
В качестве примера разберем проблему потери исходящего сопроводительного письма организации, наименование которой, по ее желанию, оставим засекреченным. Для удобства назовем эту организацию ООО «Предприятие».
ООО «Предприятие» является оператором по приему платежей. В фирме имеется небольшое количество бумажной документации, вследствие чего, в целях экономии средств, было принято решение не ставить программное обеспечение для координации сопровождения документационной деятельности. Спустя некоторое время руководство фирмы осознало свою ошибку.
Организации, являющиеся операторами по приему платежей, обязаны соблюдать 115 ФЗ о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Когда из фирмы ушел сотрудник — специальное должностное лицо, занимающиеся данным направлением, на его место пришел новый специалист и направил курьера с картой изменения данных специального должностного лица в организации для предоставления ее в соответствующие органы.
В дальнейшем сопроводительное письмо, которое не было никак зарегистрировано в ООО «Предприятие» потерялось, а в соответствующем органе затерялась и сама карта. В результате отсутствия подтверждения передачи важного документа, в установленные законодательством сроки, на фирму были наложены штрафы.
После оплаты штрафов дирекция ООО «Предприятие» внедрила систему регистрации исходящей и входящей документации. В дальнейшем, благодаря сохраненным отсканированным документам, компания всегда могла предоставить подтверждение принятия документов контрагентами, избегая при этом штрафы и пени.
Для интеграции электронного документооборота в организацию, требуется инициация создания нового проекта, создание команды, финансирование и контроль исполнения на всех этапах его жизненного цикла.
Благодаря вышеизложенным преимуществам и правильно подобранному командному составу успешное завершение проекта приведет не только к экономической эффективности, но и повышению качества уровня организации.
Литература:
- Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Книжный мир, 2008. — 417 с.;
- Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — 2-е изд. — М.: Термика, 2014. — 287 с.;
- Корнеев И. К. Информационные технологии в работе с документами. Учебник. — М.: Проспект, 2015. — 304 с.;
- Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. — 2-е изд. — М.: ДМК Пресс, 2018. — 222 с.;
- Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — М.: Проспект, 2005. — 383 с.
