Проектная деятельность играет все более важную роль на уровне как отдельных организаций, так и государства и общества в целом. Руководители всех уровней неизбежно принимают участие в проектах и программах. Однако для правильной организации управления проекты должны быть выделены и четко определены. Попытки управления проектами так же, как текущей деятельностью (рутинными операциями) в организации, неизбежно ведут к многочисленным управленческим проблемам, включая разрывы ответственности, проблемы координации участников, срывы сроков. Умение выделить проекты в деятельности организации, понять их свойства и особенности — первый шаг на пути применения специальных подходов и инструментов проектного менеджмента.
Определение проекта
В русском языке слово проект имеет несколько трактовок. Традиционное толкование этого термина предлагается следующее: проект — разработанный план сооружения, постройки, изготовления или реконструкции чего-либо; предварительный, предположительный текст какого-либо документа; план, замысел.
«Первоначально данный термин подразумевал более широкое значение. Значение «проект» рождается от латинского Projectus, что обозначает «брошенный вперед». На английском языке термин «project» означает деятельность, направленную на достижение конкретных уникальных целей. Для определения предварительных документов, планов сооружений на английском языке используются другие термины (дизайн, проект). Если исходить из приведенного выше толкования термина, то вся история развития человека связана с реализацией проектов. Значимые открытия и развитие новых торфяников, образование государств, строительство Тадж Махала и Стены Плача — все это примеры шагов в развитии человечества, которые были, по факту, проектами.
Гораздо большее количество менее амбициозных проектов реализуется людьми и организациями в их жизни. Все мы реализуем проекты — строительство загородного дома и ремонт квартир уже можно назвать проектами. Огромное количество проектов реализуется организациями с целью поддержания и развития собственного бизнеса.
Проект — уникальный комплекс взаимосвязанных работ (мероприятий), направленных на создание продукта или услуги в условиях заданных требований и ограничений.
Проект — ограниченное во времени специально организованное целенаправленное изменение отдельной системы в рамках запланированных ресурсов и установленных требований к качеству его результатов.
Проект — это временное предприятие (мероприятие), предназначенное для создания уникального продукта, услуги или результата.
Проект — уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную даты выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующий установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам». [1]
Основные и дополнительные признаки проекта можно сформулировать исходя из указанных определений.
Основные признаки проекта:
– Проект направлен на достижение конкретных целей;
– Он имеет ограниченную длительность с определенными началом и концом;
– Проект в определённой степени неповторим и уникален
Направленность на достижение целей
Проекты нацелены на получение определенных результатов. Иными словами, они направлены на достижение целей. Именно наличие целей является отправной точкой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для обеспечения достижения этих целей. Проект может иметь ряд взаимосвязанных целей.
То, что проекты ориентированы на достижение поставленных целей, оказывает большое влияние на планирование и управление организацией. Прежде всего, важным элементом управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с наивысшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и результатов. Кроме того, следует, что проект можно рассматривать как деятельность на последовательное достижение определенных и согласованных целей, и что продвижение проекта связано с достижением высших целей и, как следствие, с достижением конечной цели.
Ограниченная длительность
Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели или принято решение о прекращении проекта. Таким образом, сразу проекты осуществляются в течение ограниченного периода времени. Проект имеет достаточно четко определенные начало и конец. Большая часть усилий в управлении проектами направлена на обеспечение того, чтобы проект был завершен вовремя.
Разница между проектом и оперативной деятельностью заключается в том, что проект представляет собой единый, нециклический вид деятельности.
Для реализации проекта создается временная организационная структура, временная формируется команда, которая существует столько, сколько требуется для получения конечного результата. Временной организационной структуры проекта в целом не противоречат принципам функционирования постоянной организации, но должны быть согласованы с ним.
Уникальность
Проекты — мероприятия в определенной степени неповторимые, уникальные. Вместе с тем степень уникальности может сильно различаться от одного проекта к другому. Уникальность может быть связана как с конечными целями проекта, так и с технологиями создания продукта, с внешними и внутренними условиями реализации проекта.
Чем больше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление проектом.
Дополнительными признаками проекта могут быть следующие:
– Проект предполагает последовательную разработку, уточнение целей и планов;
– Проект предполагает координированное выполнение взаимосвязанных действий
Свойство последовательной разработки проектов является следствием их уникальности. Чем выше уникальность проекта, тем выше уровень неопределенности в начале проекта. Последовательная разработка проекта означает, что результаты и содержание работ проекта уточняются по мере его реализации. [2]
Подавляющее большинство проектов предполагает привлечение различных исполнителей для выполнения отдельных работ проекта. Именно необходимость организации и координации работы исполнителей для выполнения уникальных работ определяет особые требования к задачам планирования и управления проектами. Теоретически можно представить себе проект, который полностью выполняется одним человеком от начала (постановка целей) до конца (достижение конечного результата). Но это возможно только для очень простых действий.
Реализация проектов, как правило, включает в себя множество взаимосвязанных мероприятий. В одних случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они носят более тонкий характер (например, участие компании в международной выставке может повлиять на сроки изготовления опытных образцов новой продукции). Некоторые промежуточные задачи не могут быть реализованы, пока не завершены другие задачи, некоторые работы могут выполняться параллельно и т. д. Если синхронизация различных задач нарушена, весь проект может быть скомпрометирован. Если немного подумать об этой характеристике проекта, то становится очевидным, что проект–это система, нечто, состоящее из взаимосвязанных частей, а система динамична и, следовательно, требует особых подходов к управлению.
Чем больше проект и чем больше число участников, тем труднее им управлять.
Во многих организациях отдельной особенностью распределения мероприятий в проекте является определенный уровень сложности поставленных задач. Например, проектом называют только мероприятия, требующие привлечения и координации не менее пяти исполнителей с определенным временем на расходы. Более простые действия называются «текущими задачами» и управляются, как и любая другая рутинная деятельность в организации.
Литература:
- А. В. Полковников, М. Ф. Дубовик Управление проектами. Полный курс MBA — M.:ЗАО «Олим-Бизнес»,2013–552с.
- Попов, Ю. И. Управление проектами: Учебное пособие / Ю. И. Попов, О. В. Яковенко. — М.: НИЦ ИНФРА–М, 2013. — 208 с.
