Система управления проектами как самостоятельная сфера менеджмента в настоящее время активно набирает популярность в российском бизнесе-сообществе и достаточно востребована. В то же время необходимо отметить, что уровень развития проектного управления большинства российских организаций в указанной области достаточно низкий. Практические успешные примеры реализации проектов вызывают интерес.
Ключевые слова: система управления проекта, проектное управление, проектный офис, методология проектного управления, эффективность проекта
В настоящее время достаточно активно проявляется интерес к оценки проектной деятельности и эффективности управления проектами. Следовательно, совокупная оценка результатов бизнеса необходима не только в общем, но и по определенным программам и проектам. Таким образом, вопросы обеспечения оптимального проекта, определения долей проектов и их весов в затратах, рентабельности и сроках отвлечения средств на исполнение (в том числе и затраты на кадры) формируют особый подход к оценке эффективности проектного управления.
Эффективность внедрения систем управления проектами на любом экономическом объекте проявляется в возможности возврата средств, вложенных в него, то есть инвестиций. Поэтому вопросы обеспечения эффективности проекта является приоритетными при его планировании и реализации.
Исследования в области управления организации показали, что те организации, которые осуществляют комплексное стратегическое планирование и управление, работают более успешно и получают прибыль значительно выше средней по отрасли
В целях эффективности управления проектами в практике проектного управления достаточно часто в литературе освящается вопросы создание и использование Офиса управления проектами (ОУП).
Безусловной основной целью создания проектного офиса является приобретение выгод от применения методов, процессов и механизмов управления проектами. Для раскрытия указанной цели необходимо представить набор положительных выгод, которые можно получить от создания ОУП. Среди указанных положительных сторон проектного офиса можно выделить некоторые из них:
- Эффективность формирование и последующее управление различных ресурсов и соответственно снижение издержек.
- Координация и распределение ресурсов между реализуемыми проектами, что обеспечивает избежание конфликтов интересов между проектами.
- Оптимизация ресурсов и минимизация их количества, и как следствие снижение проектных затрат.
- Обеспечение сохранение методологии. Унификация и прозрачность методологии управления обеспечивает оптимальное планирование и прогнозирование деятельности экономического субъекта в части реализации проектов.
- Обеспечение соответствия результатов реализации стратегии. Сбалансированный портфель проектов, сформированный в соответствии со стратегией экономического субъекта, обеспечивает точное следование поставленным целям.
- Профессиональное развитие кадров экономического проекта, реализуемого проект за счет их обучения и развитие проектной культуры. Обучение персонала в проектном управлении обеспечивает рост производительности в целом. Существование одного координирующего центра в вопросах обучения при проектном управлении и использование однотипной методологии упрощают и оптимизируют указанный выше процесс.
- Концентрация информации по реализуемым проектам в едином месте обеспечивает снижение издержки на управление проектом, повышает качество оценки полученной информации, позволяет определять причины возникновения возможных перерасходов и отклонений.
Таким образом, наличие проектного офиса при проектном управлении обеспечивает эффективность реализации проекта и обеспечивает полностью достижения запланированных целей.
Проекты никогда не бывают одинаковым и всегда включает какие-то уникальные элементы, требующих решения новых проблем и появления совершенно новых технологий. С другой стороны, даже базовые проекты, для выполнения которых используются хорошо известные и отработанные методы и приемы, требуют в той или иной степени подгона под заказчика, что также делает их уникальным
В целях повышения эффективности системы управления проектами в экономическом субъекте важно учитывать рекомендации экспертов проектного управления:
- Идентификация и выявление признаков и симптомов неэффективного управления проектами;
- Определение выявленных симптомов с возможными причинами неэффективного управления проектами за счет:
− знакомство с научно-методической литературой по проектному управлению;
− осуществление аудита реализуемых проектов;
− осуществление анализа завершенных проектов;
- Определение потенциала для оптимизации системы управления проектами и проведение ранжирование выявленных возможностей;
- Формирования программы оптимизации, направленной на минимизацию и коррекцию потенциальных причин неэффективного проектного управления.
- Реализация программы оптимизации, оценка результатов и выявление дополнительных областей улучшения.
К числу критериев низкого качества исполнения проектов эксперты относят:
− несоблюдение сроков. В данном случае речь идет о возможной задержки в ходе реализации плана работ, перерасход финансовых, материальных и трудовых средств и выставление штрафов и неустоек по контрактам. Также в данном направлении можно отметить наличие возможного исполнительского уровня со стороны персонала, что приведет также к высокой текучести кадров, занятых в проекте, избыточный уровень психологических нагрузок, низкая мотивация и неблагоприятный психологический климат;
− низкий уровень финансовой дисциплины. В данном случае отмечается превышение фактических затрат над запланированным бюджетом;
− невысокое качество управления. По данному критерию отмечается несбалансированная, и как правило излишняя вовлеченность менеджеров высшего звена в ход и детали исполнения проекта;
− невысокое качество управления ресурсами. Достаточно много и часто переключения с одного вида работ на другие, осуществление дублирование функций, неполное использование специалистов других подразделений — участников проекта.
Таким образом, осуществление идентификации и устранение потенциальных причин указанных типичных ошибок в ходе исполнении проектов, по мнению большинства, предполагают осуществление усилий участников проектного управления.
Использование в экономическом субъекте системы управления проектами позволяет максимально точно и обоснованно формулировать цели и производить планирование стратегию, максимально точно обеспечивать минимизацию различных проектных рисков, в оптимальном объёме при минимальных сроках применять наличные ресурсов и планово устранять возможные конфликтные ситуации, обеспечивать контроль за исполнением программы проекта, оценивать возможные фактические показатели и производить оперативную коррекцию в ход работ проекта, аккумулировать, анализировать и применять в будущем опыт эффективно реализованных проектов.
В современных условиях жесткой конкуренции, активного изменения социально-экономической ситуации, бурного развития технологий, формирования цифровой технологии побуждают экономические субъекты использовать новые методы управления при реализации проектов. Использование механизмов и инструментов проектного управления существенно обеспечивает эффективность, как единичных, так и комплексных проектов любого экономического субъекта.
Литература:
- Колобова И. Н., Бойкова М. В. К вопросу о применении проектного управления //Новая наука: Опыт, традиции, инновации. 2017. — Т. 1. — № 4.- С. 53–56.
- Павлов А. Н. Управление проектами на основе стандарта PMI PMBOR. Изложение методологии и опыт применения / А. Н. Павлов. — М.: Бином. Лаборатория знаний, 2017. — 208 c.
- Полковников А. В. Управление проектами. Полный курс MBA / А. В. Полковников М. Ф. Дубовик. — М: Олимп-Бизнес. — 2015. — 264 с.
- PMBoK: A Guide to The Project Management Body of Knowledge -PMI, 5-edition. 2013.
- Разу М. Л. Управление проектом. Основы проектного управления /под ред. М. Л. Разу. — М.: Олимп-Бизнес. — 2017. — 425 с.
- Управление проектами: учебник и практикум для среднего профессионального образования / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под общей редакцией Е. М. Роговой. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 383 с.
