В данной статье представлены существующие типы систем управления информацией, их роль в управлении качеством, а также плюсы и минусы использования MIS. Также рассматриваются компоненты, позволяющие системам эффективно и качественно работать в современных рыночных условиях.
Ключевые слова: MIS, система, система управления информацией, эффективность.
Система управления информацией, обычно называемая MIS, представляет собой словосочетание, состоящее их трех слов: управление, информация и система. Глядя на эти три слова, легко определить MIS как системы, предоставляющие информацию для управления.
Роль и влияние системы управления информацией на бесперебойную работу производства невозможно переоценить. Данная система работает с людьми, организациями, технологиями и виляющими на компанию отношениями между ними, именно поэтому каждая успешная компания, так или иначе, использует MIS.
Для того чтобы понять, что из себя представляют информационные системы управления необходимо рассмотреть различные виды данных систем, доступных в бизнесе.
Системы обработки операций — это системы, которые были разработаны для сбора, обработки и хранения операций, происходящих в повседневной деятельности предприятия. Система также может быть использована для отмены или изменения операций, совершенных в прошлом, если в этом возникает необходимость. Одним из свойств системы обработки операций, которое позволяет эффективно работать, является возможность записывать несколько различных операций, даже если они происходят одновременно. Данная система построена таким образом, что позволяет обрабатывать большие объемы операций, например управление запасами, заработную плату, обработку заказов и т. д.
Системы поддержки решений — это системы, которые помогают принимать наилучшие решения путем составления статистических прогнозов на основе анализируемых данных. Данная система, безусловно, не заменяет анализ ситуации менеджером по качеству, но значительно улучшает качество решения, предлагая прогнозы, которые помогают определить оптимальный курс действий.
Исполнительные информационные системы — это инструмент, используемый для передачи общеорганизационных данных высшим руководителям. Данные системы предоставляют быстрые и простые в использовании отчеты, которые представлены в графиках, которые легко сравнить между собой. Исполнительные информационные системы можно рассматривать как специализированные системы поддержи принятия решений, поскольку они представляют информацию, необходимую для повышения качества принимаемых решений. Данные системы индивидуальны, сделаны на заказ под тот или иной тип производства и настраиваются в соответствии с конкретными потребностями клиентов.
Управление информационными системами используют технологи, чтобы помочь руководителям обеспечить бесперебойное и эффективное функционирование предприятия. Информация, собранная этими системами, структурирована таким образом, чтобы менеджеры по качеству могли легко оценивать текущую деятельность компании по сравнению с предыдущими результатами. Некоторые из распространенных типов систем управления информацией включают в себя система управления технологическими процессами, системы управления людскими ресурсами, системы продаж и маркетинга, системы управления запасами, системы автоматизации делопроизводства, системы планирования общеорганизационных ресурсов, системы бухгалтерского учета и финансов, а также системы управленческой отчетности.
Для эффективного предоставления информации менеджерам, принимающим решения, информационные системы управления должны иметь необходимые компоненты для сбора, обработки, хранения и извлечения информации, когда это необходимо.
Первым компонентом является сочетание программного обеспечения, аппаратных средств, персонала и инфраструктуры. Этот компонент помогает в сборе данных, которые хранятся в MIS. Оборудование включает в себя компьютеры, сканеры, принтеры и сетевые устройства. Программные элементы включают в себя корпоративное программное обеспечение компании, которое позволяет сотрудникам взаимодействовать с системой для сбора информации.
DMS (Database Management System — система управления базами данных. Данный компонент в основном состоит из компьютерных программ, которые помогают в хранении и извлечении данных. Конечно, он также включает в себя физические базы данных, где информация хранится после того, как она была обработана. Существует несколько различных систем управления базами данных, которые могут быть использованы в системах управления информацией, пригодность систем зависит от количества данных, которые необходимо обработать и сохранить в системе. Существуют небольшие системы управления базами данных, которые могут работать на персональных компьютерах, а также есть огромные, которые потребуют больших и более сложных машин.
Следующим неотъемлемым компонентом MIS является интеллектуальная система, которая связана с обработкой собранных данных и представлением их в удобном для понимания виде. Все от обработки и отображения данных в данном компоненте предназначено для предоставления четкой и ясной картины руководителям, принимающим решения. Иногда этот компонент называют бизнес — интеллектом, который используя расчеты способен дать быстрые решения будущих шаблонных проблем.
Четвертый компонент — это исследовательская система. Данный компонент связан с выявлением основных управленческих проблем в организации и выработкой альтернативных решений, которые подходят для той или иной ситуации. Это позволяет анализировать все возможные варианты устранения проблемы, принимая наилучшие решения.
Основная роль информационных систем управления заключается в предоставлении отчетов о хозяйственной деятельности с целью поддержки принятия решений. Это делается для обеспечения эффективного управления качеством, а также чтобы организация могла эффективнее использовать свой потенциал для получения конкурентного преимущества.
Рассмотрим плюсы от применения MIS на предприятии:
− Все заинтересованные стороны в компании имеют доступ к одной единой базе, которая содержит все данные, необходимые в повседневной деятельности. Например, если MIS используется для управления проектами, то подрядчик, клиент и консультант смогут достичь высокого уровня прозрачности, следовательно будет легко укреплять доверие. Операции также будут более гладкими, поскольку информация всегда будет легкодоступна, а методы сбора данных стандартизированы.
− Сотрудники и другие заинтересованные стороны в организации смогут тратить больше времени на выполнение производственных задач. Это происходит потому, что большая часть их времени сохраняется благодаря более эффективной информационной системе. В противном случае это время было бы потрачено на настройку или обработку традиционных систем записи информации, таких как формы и файлы. В результате компания имеет возможность сократить затраты на рабочую силу, в то же время производя больше продукции в фиксированный промежуток времени.
− Еще одним преимуществом систем управления информацией является то, что они увеличивают мощность средств обработки данных, которые помогают значительно повысить качество продукции. Большинство система имеют встроенные средства обработки данных, которые помогают делать выводы на основе исходных данных, собранных из разных источников. Это помогает эффективнее планировать управление материальными ресурсами и распределение рабочей силы.
− MIS помогает устранить дублирование операций. При эффективном хранении информации можно идентифицировать ненужные части системы. Это означает, что любые операции, которые были дублированы, устраняются, следовательно, компания может эффективнее использовать имеющиеся ресурсы.
Несмотря на многочисленные преимущества, существует ряд проблем, с которыми компания, вероятно, столкнется при применении MIS. Данными проблемами являются: дороговизна оборудования, необходимость обучения персонала, подбор неправильных функций системы для конкретной компании, потеря работы для ряда сотрудников.
Система управления информацией имеет как плюсы, так и минусы. Проанализировав принцип работы системы, взвесив все за и против, можно сделать вывод что MIS, при грамотном подходе руководства к внедрению, является важным фактором конкурентного преимущества предприятия на рынке.
Литература:
- С. Джордж, А. Ваймерскирх. Всеобщее управление качеством. — М.: Виктория плюс, 2015–256с.
- Елена Горбашко. Менеджмент качества. —: Юрайт, 2016. — 464 с.
- Круглов М. Г. Менеджмент систем качества [Текст] / М. Г. Круглов, С. К. Сергеев, В. А. Такташов. — М.: Изд-во стандартов, 2015. — 470 с.
- Производственный менеджмент. Управление предприятием / С. А. Пелих, А. И. Гоев, М. И. Плотницкий и др.; под ред. проф. С. А. Пелиха. — Мн., 2014. — 555 с.
- Е. А. Горбашко. Управление качеством: Учебник для бакалавров. — Люберцы: Юрайт, 2016.—450с.
- А. П. Агарков. Управление качеством: Учебник для бакалавров. — М.: ИТК Дашков и К, 2015. — 208 с.
