В статье рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота в деятельность института культуры. Предложены меры по внедрению электронного документооборота в работу предприятия взамен традиционному.
Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД.
Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом. В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.
При внедрении СЭД на предприятии ставят следующие цели:
– минимизация или полный отказ от бумажного документооборота;
– разработка единой информационной базы компании;
– снижение риска утери документа;
– структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
– контроль над исполнением документов [2].
В системах электронного документооборота электронный документ проходит все жизненные фазы, начиная от подготовки к созданию документа и до его передачи в архив. При этом упор делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, корректировке, утверждении окончательной версии и ее публикации.
Имеются различные подходы к делению процесса внедрения СЭД на этапы и подэтапы. Чаще всего, в Российских реалиях при переходе на электронный документооборот, применяют подход, предусматривающий разделение на несколько этапов: предпроектный, проектный, постпроектный [1].
Предпроектный этап, является одним из самых важных этапов при внедрении СЭД, так как он включает в себя постановку задачи. Главным компонентом данного этапа является осознание потребности в преобразовании. На данной стадии, руководство компании оценивает важность и своевременность внедрения системы электронного документооборота, а также риски, связанные с ним. Во время данного этапа происходит рассмотрение прежней (бумажной) документной деятельности организации [3].
Такое обследование можно разделить на следующие подэтапы:
– Предпроектное, предварительное обследование.
Рабочее углубленное обследование.
Анализ и результаты обследования.
Цель предварительного обследования — изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта. Предварительное обследование выполняется высококвалифицированными специалистами. В процессе данного обследования рабочая группа экспертов устанавливает необходимый перечень аспектов предприятия для внедрения СЭД:
– Характеристика постановки делопроизводства;
– Рассмотрение документооборота компании;
– Организационная структура управления предприятием.
Цель внедрения СЭД –повысить эффективность деятельности организация за счет рационализации делопроизводства.
Задачи реализации проекта:
– повысить качество управления процессов с документами;
– снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления;
– объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные;
– обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам;
– постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.
По итогам экспертного обследования разработаны рекомендации, предложено провести ряд мероприятий по оптимизации существующей системы документационного обеспечения управления ВУЗа культуры.
Мероприятия по устранению выявленных недостатков необходимо было осуществить до момента начала внедрения. В частности планировалось: — утвердить шаблоны документов для работы в СЭД;
– определить перечень документов, поступающих на бумажном носителе и исключающих необходимость полного сканирования;
– определить перечень документов, подлежащих контролю исполнения в СЭД, определить зоны ответственности за предоставление отчетных данных в СЭД;
– определить зоны ответственности за контроль и соблюдение сроков движения документов;
– определить перечень документов для возможного хранения только в электронном виде.
Литература:
- Путькина Л. В., Якименко В. Н. Об опыте внедрения системы электронного документооборота на примере «Усинскгеонефть») [Электронный ресурс] // науч.эл.б-ки «ELIBRARY». Электрон.дан. — [М.], 2000–2018. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24984551 (дата обращения: 09.10.2019).
- Серова Г. А. Информационные системы в области юридической деятельности [Электронный ресурс] // Делопроизводство. — 2018. — № 1. — С. — 28–33. Электрон.версия печат. публ. — URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?38 (дата обращения: 09.10.2019).
- Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Бизнес-информатика. — Электрон.дан. — [Б.м., б.г.] — URL: https://it.rfei.ru/course/~7Zc9 (дата обращения: 09.10.2019).
