В статье рассматривается процесс информатизации архивного дела в России, который можно условно разделить на пять основных этапов. Отмечаются основные тенденции развития отрасти на каждой из стадий и основные проблемы, не позволяющие реализовать цели информатизации в полной мере.
Ключевые слова: архивное дело, автоматизация, информатизация, автоматизированная информационно-поисковая система, научно-справочный аппарат, концепция.
Информатизация — это достаточно сложный процесс, включающий в себя множество разнообразных мер, направленных на формирование оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей субъектов общественных отношений и реализацию их прав на использование информационных ресурсов. Осуществление таких мер прежде всего необходимо для нормального функционирования органов власти и учреждений, оперативного выполнения стоящих перед ними функций в современных условиях формирования информационного общества. Следует отметить, что процессы информатизации в наши дни проникают в деятельность органов публичной власти. Не являются исключением и архивные учреждения. В данной работе речь пойдет о развитии отрасли архивного дела с точки зрения происходящих в ней процессов информатизации и основных проблемах этого вида деятельности.
Определение понятия архивного дела в Российской Федерации дано в п. 1 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Такая деятельность чрезвычайно важна для общества, поскольку она обеспечивает сбережение ценнейшей информации о прошлом нашей страны. Обеспечение сохранности документов о множестве исторических событий, об общественно-политической деятельности людей позволяет использовать их при написании научных работ, литературных произведений, в процессе подготовки к съемкам документальных фильмов, при восстановлении родословных. Изучая архивные материалы, люди познают подлинную историю и культуру своего народа. Также, значимость «архива» заключается в том, что именно благодаря архивным сведениям люди могут подтвердить определенные юридические факты, дающие им право на преференции со стороны государства. Чаще всего в архивные учреждения обращаются люди, которые желают добиться льгот на получение пенсии за трудовой стаж. Эти льготы подтверждаются документами по личному составу, приказами о приеме и увольнении работников, лицевыми счетами, которые хранятся в архивах. Также, распространены обращения, связанные с подтверждением права сирот на получение жилья или на пенсию по потере кормильца. Процесс исторического познания, самоидентификация современного общества и его отдельных субъектов, возможность повышения социальной защищенности людей — все это зависит от уровня развития архивного дела в России.
История архивов в нашей стране начинается с далеких времен. Еще до принятия христианства различные документы хранились в княжеской Казне, а также у посадников. Позднее, с установлением единой религии своеобразные архивы стали возникать также в церквях и монастырях. Позднее, в централизованном российском государстве огромная масса документов сосредоточилась в приказах: Посольском, Разрядном, Поместном и других. Однако официально понятие «архив» было введено только в 1720 году в результате принятия петровского Генерального регламента. Именно этот акт положил начало развитию законодательства в области архивного дела. Им было осуществлено отделение архивов от канцелярий, они приобрели статус самостоятельных структурных частей учреждений и осуществляли хранение документов, которые не были нужны для повседневной оперативной деятельности. В 44 главе регламента указано, что книги, документы и дела должны были быть переданы уполномоченному должностному лицу — архивариусу в том случае, если они 3 года находились в канцелярии или конторе. Предполагалось создание двух архивов: в коллегии иностранных дел и в ревизион-коллегии. Кроме того, были приняты инструкции по ведению архивов (1720), а также несколько указов о режимах хранения документов (1726, 1736, 1781), которые предполагали содержание документации в сухом, охраняемом, противопожарном месте под присмотром архивариуса. Документы должны были располагаться в шкафах по тематике, происхождению и хронологии, с указанием номера дела, года, названия, места хранения. В XIX веке происходит дальнейшее преобразование архивной деятельности:
– повышается качество кадрового состава архивов, однако уже в то время из-за большой загруженности начинает сильно ощущаться нехватка квалифицированных сотрудников;
– формируется разветвленная система архивов, формируемых во многих органах государственной власти, а также у частных лиц. В то же время 7 июля 1852 года был учрежден Московский Архив Министерства Юстиции, который объединил в себе наиболее крупные архивные учреждения России того времени;
– помимо обычных описей прежних образцов, которые обеспечивали учет дел, создаются и иные виды архивных справочников — обзоры и путеводители, упрощающие знакомство с архивными документами.
Важно отметить, что на протяжении XVIII — XIX веков происходило лишь зарождение самостоятельной отрасли архивного дела.
На рубеже XIX — XX веков назрел серьезный кризис отрасли. Об этом, в частности, писал в своем труде «Архивное дело в России» Д. Я. Самоквасов. Он указывал, что в архивном деле «господствуют варварские порядки, грозящие в недалеком будущем повсеместным расхищением и уничтожением таких источников научных знаний, на которых только и может созидаться правдивая история русского права и русского народа» [14, с.26]. К основным проблемам ученый относил: чрезмерную децентрализацию архивных учреждений, неполноту комплектования дел, отсутствие единой системы классификации документов, нехватка высших учебных заведений, занимающихся подготовкой качественных специалистов.
Несмотря на серьезные проблемы, в этот период архивы постепенного переходят на новую ступень своего развития. Это связано с общей для всего общества тенденцией к ускорению научно-технического прогресса, что привело к появлению новых способов обработки информации, а за ними и новых объектов хранения: кино- и фотодокументов, машинописной и научно-технической документации. На мой взгляд, именно с конца XIX века начинается первый этап информатизации архивного дела.
Большинство исследователей в области архивного дела придерживаются подобной точки зрения. Так, Л. П. Афанасьева, изучая изменения информационных архивных технологий на основе эволюции технического, программного обеспечения информационных систем архивов, а также носителей информации выделяет четыре основных этапа:
- с конца XIX в. до 1950-х гг.;
- период 1950–1970-х гг.;
- период второй половины 1970-х — первой половины 1980-х гг.;
- со второй половины 1980-х до наших дней.
В то же время, отдельные процессы механизации стали применяться еще в XVII веке. Это были простейшие механизмы, которые позволяли в массиве носителей информации осуществлять поиск нужных документов, специальные приспособления для перемещения необходимых для ознакомления документов из хранилища в читальный зал и иные упрощающие работу архивистов технические средства. Однако внедрение таких механизмов сложно назвать мерами по информатизации архивного дела.
О периоде с конца XIX по середину XX века уже можно говорить как об этапе формирования обеспеченности архивных учреждений именно информационными технологиями. В широкое пользование работников архивов входят пишущие машинки, позволяющие обрабатывать архивные документы в большем объеме, нежели вручную; использование телеграфов и телефонов, совершенствование средств доставки почты упрощает взаимодействие между архивами, позволяя получать отдельные сведения дистанционно и оперативно. В то же время в этот период из-за значительного увеличения объема обрабатываемых документов (за счет появления новых видов объектов хранения) возникает проблема еще большей загруженности архивов, которая не могла быть решена при помощи существующих средств информатизации.
Следующим этапом информатизации архивного дела в России, на мой взгляд, является период 1950-х — середины 1970-х годов. Его начало связано с постановкой важного вопроса: о создании первых хранилищ машиночитаемых данных, однако пока что лишь на уровне архивов ведомств и государственных организаций. В это время велась усиленная работа экспертов и исследователей по разработке теоретических основ создания и функционирования информационных систем, классификации документной информации в архивах (прежде всего это связано с бурным развитием информатики в нашей стране). В том числе и для достижения этих целей в 1966 году был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) при Главархиве СССР, которым было разработано множество методических рекомендаций по созданию единой системы научно-справочного аппарата (НСА) и его отдельных элементов: описей, каталогов, путеводителей, кратких справочников и т. д. Следует отметить, что в это время многие исследователи в области архивной деятельности отмечали необходимость внедрения технических средств. Так, К. И. Рудельсон писала, что при оснащении научно-справочного аппарата новыми техническими средствами «система НСА должна была стать не только комплексом взаимодополняющих справочников, но и качественно новым справочным средством» [12, с.126]. Это в конечном итоге должно вести к развитию многоаспектности и быстродействия в работе с документами, повышению качества деятельности архивных работников. На практике автоматизация, то есть процесс совершенствования технологий обработки документов на основе использования машин-автоматов, позволяющих снизить использования ручного труда сотрудников архивных учреждений, не оказала значительного влияния на отрасль, так как в целом в рассматриваемый период не осуществлялось внедрение новейших технических средств. Сближение архивоведения и общей информационной теории, происходящее в тот период, определило современное понимание многих категорий архивного дела, а также дальнейшие тенденции совершенствования отрасли с точки зрения информатизации.
Уже с середины 1970-х в архивах начинают использоваться микроплёнки, диски и иные современные для того времени носители информации, происходит усовершенствование программно-технического обеспечения архивов, начинают использоваться электронно-вычислительные машины и специальные пакеты прикладных программ. В конце 70-х годов начались работы по автоматизации средств поиска архивной информации. В это время появляются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) в области архивного дела. Так, результатом реализации постановления Государственного комитета Совета Министров по науке и технике (ГКНТ) № 430 и задания 03.10 Программы работ на 1976–1980 г.г. по решению научно-технической проблемы 0.80.18 стало создание на основе Центрального фондового каталога государственного архивного фонда СССР государственной автоматизированной системы научно-технической информации. Кроме того, были разработаны две тематические АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 — июнь 1918 г». и «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов». Информатизация в период с середины 70-х по конец 80-х годов XX века осуществлялась по принципу создания межархивных информационных систем, что было связано с экономией материальных средств и отсутствием специалистов «на местах» для ведения ведомственных баз данных в отдельных учреждениях. В целом, этот этап можно назвать переходным от теоретических разработок, теорий и научных концепций информатизации архивного дела к практическим результатам, выразившимся во внедрении ЭВМ, иных технических новшеств, а также создании первых автоматизированных систем.
Четвертый этап информатизации (конец 1980-х — 2000-е) стал настоящим прорывом отрасли. Широкое внедрение и распространение персональных компьютеров, их программного обеспечения затронуло сначала центральные архивные учреждения, такие как Центр хранения историко-документальных коллекций и ВНИИДАД, постепенно малыми темпами компьютеры стали появляться и в местных архивах. Процесс распространения информационных технологий способствовал, прежде всего, оптимизации различных видов архивных работ, например, по учету архивных документов, проведению экспертизы ценности документов, созданию научно-справочного аппарата и др. Конечно, информатизация не могла происходить сама по себе, без какой-либо упорядоченности, в отсутствие конкретных целей и задач, которые необходимо реализовать. Специалистами главных архивных учреждений страны в 1995 году была подготовлена Концепция информатизации архивного дела в России. При ее разработке были проанализированы отечественные и зарубежные теории и разработки информатизации, практический опыт работы с компьютерными технологиями в архивах и иных учреждениях. В концепции поставлена главная цель информатизации архивного дела — развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защита его информационных ресурсов. Важно отметить, что для расширения доступа к архивной информации, как одной из основных задач, было необходимо создавать информационно-поисковые системы, доступ к которым был бы возможным через информационно-телекоммуникационные сети. Для воплощения в жизнь целей и задач Концепции 20 декабря 1996 года Приказом Росархива № 64 была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997–2000). В ней были определены общеотраслевые направления работ (научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, а также организационные и практические работы), их содержание, сроки реализации и исполнители. В период реализации Программы и в последующие годы в практику архивных учреждений были введены типовые и межархивные базы данных («Центральный фондовый каталог», «Зарубежная архивная Россика», «Паспорт архива» и т. д.). Кроме того, совершенствовался разработанный в 1995 году программный комплекс «Архивный фонд», в 2001 году начал функционировать Интернет–портал «Архивы России», была подготовлена правовая и методическая база использования электронных ресурсов. Также, положительным моментом реализации программы можно считать окончательное формирование к 2008 году на базе программы «Арихивный фонд» интегрированной информационной системы архива, которая обеспечивала выполнение функций учета документов, их сохранности и ведения научно-справочного аппарата. В рамках этой системы информация в электронном виде вносилась в базы данных по четырем уровням описания: фонда, описи, дела, документа. Нововведением также было появление полнотекстовых баз данных, в которых были представлены оцифрованные копии документов.
Однако проблем избежать не удалось. Прежде всего неудовлетворительно состояние материально-технической базы в муниципальных архивах и государственных архивах субъектов РФ, в которых содержатся огромные объемы документов. В начале 2000-х сотрудники испытывали большие трудности, поскольку у них просто не было компьютеров или же они были устаревшими, что препятствовало работе или делало ее малоэффективной. Даже в федеральных архивах по состоянию на 2005 год на 10 специалистов приходилось лишь 3,3 компьютера. Что же можно было говорить об местных архивах? В качестве второй проблемы можно выделить недостаточное бюджетное финансирование отрасли, которое продолжает оставаться таковым и сейчас. Эта проблема напрямую обуславливает первую, так как для закупки качественной современной техники (компьютеров, сканеров, принтеров и др.) необходимы большие денежные средства. Также, из-за низких зарплат профессия работника архива не является популярной, что приводит к серьезным кадровым проблемам отрасли, заключающимся в недостатке высококвалифицированных специалистов, способных эффективно работать в современных условиях становления информационного общества. Кроме того, следует сказать об отсутствии единых подходов к пользованию информационными технологиями, например, сотрудники отдельных архивов оцифровывают документы в разных форматах, нет единой систематизации оцифрованных документов, что противоречит одной из основных задач Концепции — обеспечению унификации методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.
Поскольку цель Концепции информатизации архивного дела в полной мере не была достигнута, оставалось много нерешенных проблем, Федеральное архивное агентство 2 декабря 2011 года утвердило Программу информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 годы. С ее принятием можно связать начало последнего на данный момент этапа информатизации отрасли. В ходе ее подготовки были проанализированы существующий уровень и проблемы внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивов и на основе этих данных в купе с тенденциями развития общества предложены обновленные цели и задачи. На этот раз было выделено несколько целей: повышение качества информационного обслуживания населения; получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных технологий; внедрение систем электронного документооборота (в том числе и межведомственного); автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Основной из них, вероятно, является именно последняя, так как без ее выполнения будет невозможно добиться реализации остальных целей. Названные цели активно реализуются: повышается качество предоставления государственных и муниципальных услуг в первую очередь за счет использования работниками архивов средств информатизации, а также появления возможности обращаться с запросами дистанционно, через интернет-портал государственных услуг и сайты государственных архивов; в открытом доступе размещаются выставки документов, находящихся на хранении; внедряется система электронного документооборота; техническое обеспечение архивных учреждений также значительно улучшилось за последние годы, но идеальным его пока назвать сложно (новейшая техника поступает только в федеральные архивы, «на местах» же используются в основном устаревшие модели техники).
Успехи в информатизации архивного дела отмечались на всех этапах развития отрасли, но вместе с тем всегда существовали проблемы. Программа информатизации отрасли рассчитана до 2020 года, и пока далеко не все из поставленных в ней целей достигнуты полностью, несмотря на явный прогресс архивного дела. Об окончательных ее результатах можно будет говорить лишь через год, и, вероятно, на основе полученных от исполнителей Программы данных будут составлены дальнейшие планы развития отрасли, в которых ключевую роль будет играть именно информатизация, которая призвана обеспечивать формирование оптимальных условий доступа людей к информации и использования ими информационных ресурсов.
Литература:
1. Юмашева Ю. Ю. Историография научных исследований в области информатизации архивного дела в Российской Федерации (начало 1990-х — 2016 гг.), с. 37.
2. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М. Научная книга. 2002. С.89–90.
3. Варухина Т. А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использование архивных документов национального архива республики Карелия. 1995–2005 гг.: автореф. дис. … канд. ист. наук: 05.25.02 / Т. А. Варухина; РГГУ. — Москва, 2006.
4. Афанасьева Л. П. Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии. // Вестник РГГУ. Научный журнал. 2013. № 4 (105). С.121–122.
5. Киселев И. Н., Волкова И. В. Современное состояние и перспективы развития НСА к документам государственных архивов. // Отечественные архивы. 2000. № 5. С.12–24.
6. Новожилова А. С. История развития архивного дела в россии // Научное сообщество студентов XXI столетия. Общественные науки: сб. ст. по мат. XXVIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 1(27).
7. Самоквасов Д. Я. Архивное дело России / Управляющий Арх. Д. Я. Самоквасов. Кн. 1–2; Моск. архив М-ва юст. — Москва: т-во тип. А. И. Мамонтова, 1902. — 1т.
8. Колченко О. А., Брюханова Е. А. Основные направления информатизации архивного дела в контексте развития электронного общества // Вестник Томского государственного университета. 2019. № 443. С.114–118.
9. Герич А. А. Информационно-коммуникативные технологии в архивном деле: возможности и перспективы // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2018. № 3. С.160–162.
10. Стрюкова Е. П. Пути и проблемы автоматизации архивного дела в России // Архивы России и Польши: история, проблемы и перспективы развития. — Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2013. — С.226–235.
11. Рудельсон К. И. Некоторые методологические вопросы НСА архивов // Сборник докладов методического семинара ВНИИДАД «Методологические вопросы документоведения, архивоведения и археографии». М. 1978. Вып.2. С.111–131.
12. Киселев М. Ю. Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии Наук: история создания, современное состояние и перспективы развития: автореф. дис. … канд. ист. наук: 05.25.02 / М. Ю. Киселев; Рос. акад. наук. — Москва, 2009.
13. Федеральный закон от 22..10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Российская газета», N 237, 27.10.2004.
14. Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. 1996. № 1. С. 60–82.
15. Программа информатизации архивного дела России (1997–2000) // Вестник архивиста. 1996. № 6. С.55–65.
16. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.: Приказ Росархива от 02.12.2011 г. № 104 // Официальный веб-сайт Росархива [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения: 16.11.2019).
