В представленной статье представлена организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в высших учебных заведениях, проблемы проведения экспертизы ценности документов в высших учебных заведениях и предложения по их решению.
Ключевые слова: архивное дело, архив, документ, хранение документов, экспертиза ценности документов, срок хранения документов, постоянное хранение документов, временное хранение документов, архивный фонд, перечень документов по срокам хранения.
Актуальность работы объясняется тем, что в результате накопления «массы» документов в организациях возникают проблемы с определением ценности документов не только для данной организации, но и для общества, сколько по времени хранить документы в архиве и от каких документов можно избавиться без ущерба для организации.
Цель работы состоит в изучении процесса проведения экспертизы ценности документов в высших учебных заведениях для выявления его особенностей и разработки путей совершенствования. Для этого потребуется: рассмотреть нормативноправовое обеспечение, связанное с экспертизой ценности документов, проанализировать принципы и критерии экспертизы ценности документов; выявить особенности и проблемы проведения экспертизы ценности в высших учебных заведениях; предложить направления совершенствования работы по экспертизе ценности документов в архивах высших учебных заведениях.
Объект исследования является архив ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова». Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Хакасский государственный университет им. Н. Ф. Катанова» (далее ХГУ им. Н. Ф. Катанова) является некоммерческой организацией, созданной для достижения образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей, в целях удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ [1]. Архив относится к планово-экономическому отделу. Основная цель архива — обеспечение сохранности, учёт, отбор, упорядочение и использование документов, хранящихся в архиве, подготовка и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение. Также архив работает с запросами организаций и граждан по вопросам установления трудового стажа, выдачи архивных справок и копий документов, выдачи подлинных личных документов граждан и по копированию документов архива организации.
Экспертиза ценности документов проводится в два этапа: в структурном подразделении организации и в ведомственном архиве.
Первый этап. На этапе делопроизводства создается большое количество документов, которые имеют постоянный, длительный (более 10 лет) и временный срок хранения. Исполненные документы помещаются в дела, в соответствии со «Сводной номенклатурой дел ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова», согласованной протоколом ЭПК Управления архивами Республики Хакасия от 15.11.2009 № 14, которая формируется в архиве университета на основе «Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения», утвержденной Министром общего и профессионального образования Российской Федерации В. И. Филипповым от 11.05.1999, и двух перечней:
1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182.
Работу по формированию дел в подразделении осуществляет ответственный за делопроизводство, которого назначает начальник планово-экономического отдела. На кафедрах формированием дел занимается лаборант. Заведующий кафедрой организовывает и постоянно контролирует ведение документации на кафедре. Существуют правила формирования дел, которые прописаны как в литературных источниках, так и в локальных документах. В структурных подразделениях ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова» придерживаются данных правил.
Во-первых, в дела помещаются исполненные документы, без копий, черновиков и документов, подлежащих возврату.
Вовторых, в дела помещаются документы одинакового срока хранения (документы длительного срока хранения отдельно от документов с постоянным сроком хранения).
В-третьих, в дела помещаются документы, охватывающие один вопрос (например, распорядительные документы, протоколы, лицевые счета работников).
В-четвертых, документы в делах расположены в хронологической последовательности (в начале дела — документы от января, в конце — документы от декабря одного года), за исключением личных дел. В них документы располагаются по мере поступления документов.
В-пятых, сформированное дело не должно превышать 250 страниц. При превышении количества страниц в одном деле, они разделяются на два тома, примерно равных друг другу.
Процедура экспертизы ценности документов в подразделениях должна проводиться при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел, при проверке правильности отнесения документов к делам и при подготовке дел к последующему хранению.
При функционировании любой организации рано или поздно возникают проблемы, связанные с нехваткой рабочих кадров, с недостатком у них опыта работы, с постоянным пересмотром организационной структуры предприятий и с рядом других вопросов. Не всегда решение данных проблем вписывается в финансовые возможности организации, а также в компетенцию работников, непосредственно связанных с возникшей проблемой. В процессе анализа организации и проведения экспертизы ценности документов в архиве ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова», было выделено ряд проблемы связанных с процессом проведения экспертизы ценности документов.
Вопервых, в штате архива нет достаточного количества документоведов, которые бы могли оказывать методическую помощь всем структурным подразделениям университета в работе с документами при формировании и оформлении дел. У единственного техника архива, в должностной инструкции указывается, что в рамках должностных обязанностей он «инструктирует работников структурных подразделений университета о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив». Однако один работник не может охватить все структурные подразделения организации. Также и в структурных подразделениях нет людей, владеющих архивным делом в достаточной мере для правильного оформления дел и составления описей. Во-вторых, как такового нет первого этапа проведения экспертизы ценности (в структурных подразделениях). Далеко не все структурные подразделения формируют дела и сдают их в архив ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова» в утвержденном виде. Некоторые подразделения сдают документы в том виде, в котором они хранились в структурных подразделениях (в папках, файлах, со скрепками), это касается дел долговременного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу, хотя такое оформление допустимо только для дел временного хранения по «Инструкции документационного обеспечения управления в ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова».
Таким образом, в результате того, что не все структурные подразделения проводят экспертизу ценности документов, эта функция остается за заведующим архива, что является отклонением от правил, предписанных в нормативных документах. Было предложено дополнить должностные инструкции ответственных за делопроизводство в подразделениях обязанностями по формированию документов в дела, проведению экспертизы ценности документов, по составлению описей дел и по подготовке дел к передаче в архив. Таким образом, одно из предложений по совершенствованию экспертизы ценности документов в ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова» заключается в том, чтобы добавить пять дополнительных должностных обязанностей, которые закрепят за работниками, назначенными ответственными за делопроизводство в подразделении, обязательство проводить экспертизу ценности документов.
В-третьих, при создании документов работники подразделений не придерживаются правил оформления документов, прописанных в стандартах. Накапливается большое количество документов, оформленных не компактно (используется крупный кегль шрифта, большой межстрочный интервал), из-за этого документ помещается на 5 листах, вместо 2–3. Также создается большое количество копий и дублетных документов. В конечном итоге объем документов, попадающих в архив, увеличивается в 2–3 раза.
Поскольку в ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова» разработана «Инструкция по документационному обеспечению управления», в которой детально представлены бланки, формы и образцы заполнения документов, но всё равно допускаются ошибки при создании документов, было предложено ввести ежеквартальные семинары-практики для работников подразделений для проработки создания и оформления документов.
Подводя итог, следует отметить, что все проблемы связаны между собой, поэтому нужно разрабатывать комплексное решение всех проблем. Нет организации, в которой бы все процессы проходили, как закреплено в теории, поэтому некоторые различия допустимы.
Литература:
- Устав ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова»: утв. приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 21.10.2015. № 1196. — Абакан: ФГБОУ ВО «ХГУ им. Н. Ф. Катанова» — 2015. — 53 с.
- Кожанова Е. Н. Как провести экспертизу ценности документов и составить описи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2018. № 3. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://e.sekretaria.ru/article.aspx? aid=620644.
