В данной статье рассмотрено применение в предприятиях электронного документооборота (СЭД). Выделяются и описываются особые применения по внедрению электронного документооборота с помощью системы БОСС-Кадровик.
Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, система электронного документооборота, СЭД, электронная система, кадровая служба.
Бумажный документооборот уже на протяжении нескольких лет активно заменяется электронным, организациями занимающимся различными видами деятельности. Все это связанно с тем, что электронные документы в настоящее время приобретают все большую популярность за счет сокращения времени работы с ними, возможностью удаленно заниматься кадровой службой и, как следствие, сокращение бумажной волокиты [4, с. 275]. Электронный документ — это документированная информация, представленная на электронном носителе, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Система электронного документооборота — это компьютерное программное обеспечение, система которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками [3, с.79–80].
Применение предприятиями электронного документооборота в кадровой службе — процесс трудоёмкий, связи с этим есть ряд условий, решающий преуспеванию в данном деле.
Во-первых, большая вовлеченность в использовании электронного документооборота со стороны руководящего состава предприятия. Оперативное решение организационных вопросов, связанных с внедрением систем электронного документооборота в кадровой службе, также влияние коллектива, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленных целей.
Во-вторых, необходимо соблюдение этапов установки, которое позволит выдержать необходимые сроки и уложится в бюджет предприятия.
В-третьих, грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разногласий с исполнителями в процессе внедрения системы.
В-четвертых, заинтересованность ключевых пользователей — одно из основных условий успешного применения электронного документооборота. Рабочей группе по внедрению необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе. [1, с. 84].
Из этого всего следует сделать вывод, что соблюдение вышеперечисленных условий электронного документооборота гарантирует более качественное внедрение систем электронного документооборота. Это происходит за счет настройки систем, которая будет учитывать требования, предъявляемые заказчиком предприятия.
Есть на многих предприятиях проблемы, которые мешают работе в кадровой службе, определены основные направления совершенствования службы кадров:
– большой объем документов и отсутствие достаточного количества времени на их обработку;
– увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений;
– рост количества фактов утраты или потери документов.
Все документы и задачи в кадровой службе обрабатываются с помощью компьютерной техники, что намного упрощает работу, делает ее более оперативной и качественной. Именно поэтому многие предприятия за последние 5–10 лет стали внедрять электронную систему документооборота (СЭД) для упрощения работы и улучшения качества [2, c. 3].
В рамках совершенствования документирования в кадровой службе движения персонала предлагаем внедрение на предприятии новых HR-технологий системы управления персоналом БОСС-Кадровик, которая является российским полнофункциональным программным средством автоматизации управления персоналом и полностью соответствует требованиям российского трудового и налогового законодательства, требованиям персонифицированного учета работников для ПФР, учета военнообязанных, обязательного медицинского страхования, а также правилам и требованиям РСБУ [8, с. 159]. Функциональные возможности БОСС-Кадровик можно увидеть на рисунке 1
Рис. 1. Функциональные возможности БОСС-Кадровик
Система БОСС-Кадровик позволит всем сотрудникам предприятий оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в программе, из которой заявка будет «прилетать» непосредственно специалисту, который занимается оформлением приказов. Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща этому процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут затеряться.
Социальная эффективность от внедрения данного мероприятия включает в себя несколько пунктов:
– у сотрудников появляется возможность коллективно обрабатывать документы, что исключено при бумажном делопроизводстве;
– процесс поиска необходимых документов заметно ускоряется; безопасность обрабатываемой информации существенно возрастает по сравнению с бумажными носителями, т. к. работать в программе может только зарегистрированный пользователь с определенным уровнем доступа;
– способ хранения документов становится более удобным и безопасным, что обеспечивается за счет хранения документов в электронном виде в защищенной программе [6, с. 14].
Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система службы кадров становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики [5, с. 518].
Вывод: успешное внедрение системы электронного документооборота позволит сотруднику кадровой службы, в связи с уменьшением бумажной работы, выполнять свою работы более оперативно и вследствие этого меньше уставать, и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых обязанностей.
Также одним из важнейших преимуществ применения СЭД в предприятии является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается культура пользования новыми компьютерными технологиями.
Литература:
- Анисимов В. Н. Кадровая служба и управление персоналом организации. Центр кадрологии и эффективного персонал-менеджмента. — М.: Экономика, 2003. — 84 с.
- Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. — 2017. № 1 — С. 2–11.
- Кузнецов С. Л. Новые Правила делопроизводства 2018 года и работа с электронными документами // Делопроизводство. — 2018. — № 3. — С. 78–94.
- Борисов М. Л. и др. Автоматизация делопроизводства в крупной компании с территориально распределенной структурой // Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2016. — № 1. — С. 275– 282.
- Борисов М. Л. и др. Опыт внедрения системы электронного документооборота Directum в сфере управления ЖКХ // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. — 2015. — № 10. — С. 518–536.
- Линев А. А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению эффективностью // Делопроизводство. — 2014. — № 1. — С. 14–19.
- Липатов П. И. Инструкция по документационному обеспечению организации [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://pandia.ru/text/77/475/14136.php
- Месхия А. Т., Поворина Е. В. Компьютеризация работы кадровой служы // Новая наука: опыт, традиции, инновации. — 2016. — № 5. — С. 159–170.
