Выбор системы электронного документооборота для решения задач инновационной деятельности предприятия

В условиях современной стремительно растущей экономике, как России, так и все мира, выживание различных предприятий основывается на принятии тактических и стратегических задач. Зачастую такие задачи базируются на документах, которые предоставляются руководящим лицам предприятий. Своевременность согласования и получения таких документов составляет основу управления предприятием, помогает принимать вовремя правильные стратегические решения. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ. [1].

Организация работы с документами влияет на качество реализации бизнес процессов компании. Зачастую успех деятельности предприятия зависит от того насколько качественно настроены процессы работы с документами. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [2]. Оно значит особую работу с документами: управление процессами создания, движения документа от одного участника к другому, создание версий документа и управление ими, контроль распространения документов среди сотрудников. Правильно настроенная модель документооборота предприятия улучшает внутреннюю деятельность предриятия, в частности снижается время на поиск требуемого документа. При этом с ростом компаний увеличиваются объемы документов, усложняются схемы согласования документов, увеличивается время ожидания руководителя (актуально, когда руководитель часто бывает в командировках) для подписания документа.

Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость использования отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Руководители компаний, наводя порядок, во внутренних процессах работы с документами находят свои организационные решения различных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Зачастую такие решения приводят к еще большему усложнению процессов согласования документов. Помимо этого часто документы для общей работы размещают в общей папке на сервере компании, что приводит к проблемам отслеживания изменений по документу. Для пересылка документов используют электронную почту, которая несет функцию контроля исполнения по документу. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств для хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути. [4]

В целом с этими задачами справляется целый класс информационных систем которые относятся к ECM (Enterprise Content Management) системами. Зачастую выбор такой системы занимает длительное время и приводит к дополнительным затратам различных ресурсов предприятия. В данной статье описана предполагаемая модель оценки систем электронного документооборота, для последующего выбора. Для начала рассмотрим основные требования, влияющие на решение о выборе системы:

• Система хранения. Если в компании в день обрабатывается порядка более 50-100 документов (что соответствует среднему значению по объему документооборота), необходимо чтобы система, поддерживала иерархическое структуру хранения. При этом обеспечивает быстрый доступ к требуемому документу.

• Возможность создание организационной структуры предприятия с распределением соответствующих прав. Актуально для холдингов и корпораций с большим количеством внутренних компаний, между которыми происходит взаимодействие.

• Возможность создания распределенной базы данных территориально распределенных организаций.

• Наличие возможности массового ввода документов. Актуально при наличии большого бумажного архива, который необходимо перевести в электронный вид

• Возможность создавать свои собственные маршруты согласования документов, не прибегая к помощи разработчиков.

• Возможность интеграции с другими информационными системами и поддержки текущего оборудования предприятия.

• Поддержка всех форматов документов, актуально для компаний которые используют документы определенных форматов (чертежи, проектную документацию, расчеты смет)

• Различные типы поиска информации, включая системы поиска документов по содержимому.

• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования электронной цифровой подписи.

• Возможность веб-доступа.

Как говорилось выше, важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и формируемой ею в течение года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие. [4]

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Выбор системы электронного документооборота сложный процесс, требующий детальной проработки возможностей системы перед поставленными задачами автоматизации процессов. Предусматривается учет установленных показателей эффективности системы электронного документооборота.

Исходя, из вышеизложенных требований, можно выделить более конкретные желаемые функции СЭД, которые можно включить в модель выбора системы СЭД.

Для реализации данной модели предполагается использовать следующий процесс:

Каждому параметру присваивается удельный вес от 0 до 1 согласно частоте и важности использования данного параметра, каждая СЭД оценивается по 5ти бальной системе в зависимости от реализации требуемого параметра. В конце подсчитывается итоговая оценка с учетов веса и принимается решение пользу системы набравшей большую оценку.

В качестве примера приведем расчет выбора системы электронного документооборота из 3х наиболее популярных систем. В таблице 1, представлены оценки систем электронного документооборота среди трех выбираемых по их функциональности.

Таблица 1

Оценка системы электронного документооборота

В предполагаемую модель можно добавлять абсолютно любые параметры, которые необходимы в процессе деятельности предприятия. Для реализации такой модели на предприятии необходимо установить все системы и оценить каждую, тем более большинство компаний, осуществляющих внедрение таких систем, могут предоставить тесовую версию системы. Плюсом является, что такие системы предоставляются бесплатно, по функционалу ничем не ограничены.

Использование такой модели может помочь выбрать систему электронного документооборота, благодаря которой можно улучшить многие показатели по бизнес процессам компании. К таким показателям можно отнести:

• Контроль исполнительской дисциплины

• Единый стандарт работы с документацией, позволяющий стандартизовать процессы документооборота предприятия

• Разграниченный доступ к документации предприятия

• Контроль местонахождения документа

• Быстрый поиск требуемого документа или комплекта связанных документов

Выбор остается за руководящими и принимающими решения лицами на предприятии.

Литература:

1. Саттон М.Дж. Корпоративный документооборот. – М.: Азбука, 2002. – 448 с.
2. www.docflow.ru
3. www.directum.ru
4. www.Naudoc.ru