В статье рассматриваются особенности системы информационно-документационного управления организацией. Приводятся качественные преимущества и эффективность её применения.
Ключевые слова: документационное обеспечение, социально-экономическое развитие, проектная деятельность, информационные ресурсы.
Вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией в настоящее время становятся наиболее востребованными. Это связано с ростом социально-экономического развития субъектов любого уровня: от федерального до локального. Незадолго до настоящего времени управление проектами получило признание, став лучшим методом планирования и контроля реализации инвестиционных проектов.
На сегодняшний день в науке нет единого мнения по поводу системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Для более детального изучения обозначенной темы следует дать определения основных понятий и терминов, применяемых в ходе данной работы.
«Современное документоведение — это научная дисциплина, изучающая в историческом развитии принципы формирования, закономерности образования и функционирования документов, способы их создания, законы становления и развития систем документации и систем документирования» [5].
«Информационно-документационное обеспечение — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [4].
«Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [4].
Высокие темпы внедрения информационных технологий способствуют росту количества вычислительной техники, которая используется в производственно-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей.
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемой к изменениям рыночной конъюнктуры.
Как отмечает в своем научном труде Михаил Закарян, «новая идея диалектико-системного конструирования документа в книге «Введение в общую теорию систем документации” раскрывает, что важнейшей задачей в современном документоведении является теория и обоснование её документационных аспектов управления в современном обществе» [5].
Кроме того автор делает вывод, что деятельность документов в организации включает в себя свои обычные функции: приём, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов [5]. Данный алгоритм действий в документоведении подразумевается как делопроизводство.
В своей выпускной квалификационной работе (магистерской диссертации) «Система информационно–документационного обеспечения управления организацией и проведением матчей спортивными клубами (на примере АНО «ГК «КУБАНЬ»)», система информационно-документационного обеспечения управления организацией рассматривается как ограниченный временем процесса проект с заданным началом и концом. Кроме того, он может быть ограничен датой, финансированием или достижением результатов. Данный проект выполняется для достижения четких целей и задач, которые ведут к выгодным изменениям или установления добавленной стоимости [6].
Прежде всего, должна учитываться зависимость оптимальности и эффективности управленческой деятельности от объемов информации, которые необходимы для принятия решений. Качественные характеристики данной информации являются ключевыми. При этом одним из важнейших факторов, обеспечивающих динамику процессов принятия управленческого решения, является оценка указанной информации.
С другой стороны, следует подчеркнуть, что информация оценивается на различных стадиях и этапах принятия управленческих решений с учетом факторов, которые снижают совокупность ее качественных характеристик. Оценка информации осуществляется различными способами на различных этапах. Ключевую роль в данном процессе играет степень информированности о том или ином явлении. При этом на процессы оценки информации во многом влияют профессиональная подготовка управленца и меры воздействия, принимаемые им. Немаловажными факторами являются мнения топ–менеджмента компании и личностные отношения среди управленческих субъектов различного уровня.
«Оценка информации должна производиться с конкретными управленческими целями и задачами, необходимыми для их достижения» [2, с. 91]. Мы разделяем приведённую выше точку зрения Ксении Бурлаки в её научном труде «Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления (на примере отдела вневедомственной охраны — филиала ФГКУ «УВО ВНГ РОССИИ по Краснодарскому краю»)». Автор характеризует документационное обеспечение на примере организации, в которой документооборот находится только на начальном этапе развития.
«Использование вычисли тельной техники в органах внутренних дел н е только значительно снижает трудоёмкость обработки учетных материалов, но и ускоряет документооборот и т. п., что заметно приводит к повышению качеств управленческой деятельности, а, в конечном счёте — к активизации борьбы с преступностью» [1]. С этим мнением автора нельзя не согласиться, так как применение аналитических методик при приеме на работу способствует решению данной проблемы: с помощью них можно определить важные характеристики, которые присущи лучшим сотрудниками и командам. В последнее время тестирование приобретает всё большую популярность среди ведущих организаций развитых стран.
С другой стороны, следует подчеркнуть, что данный метод повышает объективность оценки кандидатов на определенную должность и осуществляет реализацию принципа равных возможностей. Используемые тесты представляют собой набор заданий, которые предназначены для определения уровня интеллекта, личностных качеств, профессиональных навыков, отношения человека к различным ситуациям, умения быть лидером и работать с людьми, выявления у претендента склонности к карьерному росту [1].
Логика рассуждения приводит к тому, что сегодня система требует модернизации алгоритмического и программного обеспечения в связи с возможной реорганизацией функций некоторых отделов, а также модернизации программного обеспечения в связи с переходом на новые технические средства.
Следует отметить, что «информация при принятии управленческих решений направлена на достижение стратегических целей бизнеса. Использование информации необходимо для управленческой деятельности структур в отношении конкретных объектов, финансовых, информационных, материальных потоков, рабочих мест и коллективов людей» [3, с. 126].
Стоит отметить, в Указе Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» говорится о плане разработки профессиональных стандартов в стране [7]. Данный документ был утвержден в ноябре 2012 года, его главной задачей являлось объединить профессиональное общество работодателей. А именно изменение затронуло область в управлении документами, разработкой профессиональных стандартов, где закрепили уровень квалификации и обозначили профессиональные стандарты.
В итоге можно прийти к выводу, что документационное обеспечение управления в профессиональной сфере имеет уникальную ценную историю. Дифференциальной особенностью, которой являются как достижения, так и падения. Данные признаки характерны тем, что документационное обеспечение управления всегда было под пристальным вниманием государства, хотя существуют случаи, когда было полное отсутствие контроля.
Как выразился Билл Гейтс в своей работе «Бизнес со скоростью мысли»: «В электронный век необходимо переводить каждого наёмного работника, как только возможно, в категорию работников интеллектуального труда». Нам только и остается, что верить в то, что человечество перестанет наступать на свои «грабли», после которых приходится все восстанавливать практически с нуля и запускать все системы по новой.
Литература:
- Бурлака К. А. «Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления (на примере отдела вневедомственной охраны — филиала ФГКУ «УВО ВНГ РОССИИ по Краснодарскому краю»)» Выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация)/ дата защиты 25.01.2020/ Краснодар 2020. — С. 91
- Ванюшкин А. С. Проблемы применения идеологии проектного офиса в управлении портфелями проектов // Восточно–Европейский журнал передовых технологий. — 2017. — Т. 1. — № 5 (43). — С. 63–66
- Галкин В. В. Экономика и управление физической культурой и спортом: Учебное пособие для вузов.– Ростов н/Д: Феникс, 2006. 448 с.
- ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» Электронный ресурс
- Закарян М. Р. Новая идея диалектико-СИСтемного конструирования документа в книге «Введение в общую теорию систем документации» // Гуманизация образования. 2016. № 5.
- Немкина А. В. «Система информационно–документационного обеспечения управления организацией и проведением матчей спортивными клубами (на примере АНО «ГК «КУБАНЬ») Выпускная квалификационная работа (магистерская диссертация)/ Краснодар 2020. дата защиты 25.01.2020/ Краснодар 2020. — С. 95
- Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» // Собрание законодательства РФ. 2012. № 19. Ст. 2334
