Обработка поступающей и исходящей документации является одним из самых важных условий эффективности организации. Внедрение в организацию системы электронного документооборота, позволяют решить проблемы, возникающие при ведение бумажного документооборота. В статье рассмотрены этапы и эффекты внедрения СЭД.
В настоящее время документация большинства организаций обрабатывается традиционно и её объёмы увеличиваются с каждым годом. Эффективная работа каждой организации зависит на прямую от скорости обработки документации и информации. Поэтому грамотное внедрение электронного документооборота является первоочередной задачей современных организаций.
До 80–90гг. XX века документация организаций была представлена в основном на бумажных носителях. На обработку информации уходило значительное количество времени, контроль за обработкой документации сходился к нулю, вся ответственность возлагалась на добросовестность сотрудника. Руководитель физически не мог контролировать все процессы. В современных условиях сокращение времени работы с информацией возможно в связи со стремительным развитием технологий. Информационные технологии идут в ногу со временем, в данное время на рынке представлены системы электронного документооборота, разработанные под различные требования организаций.
Электронным документом называют набор информации, который сохранён на компьютере. Каждый такой файл имеет свои идентификаторы, по которым можно быстро документ. Существует типичный алгоритм действий с информацией: приём информации, регистрация информации, исполнение информации и архивация информации. Способ организации работы с информацией, где основной объём используется в электронном виде и хранится централизованно называют электронным документооборотом.
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу (программное обеспечение, систему), которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.
Проблемы бумажного документооборота:
– Возможность потери документов;
– Низкий контроль за процессом обработки документов;
– Накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;
– Возможность попадания документации в чужие руки;
– Потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;
– Рост затрат с связи созданием копий документов;
– Потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.
Внедрение СЭД решает все выше перечисленные проблемы.
Дополнительные возможности использования СЭД:
– Более эффективная работа с другими ведомствами;
– Упрощенная процедура работы с документами;
– Повышение производительности труда за счёт сокращения времени работы с документами;
– Повышение скорости доступа к нужной информации;
– Контроль сроков обрабатываемой информации;
– Внесение корректировок в процессе обработки информации;
– Доступ к документации из расстояния;
– Возможность разграничения доступа сотрудников к информации.
Доступ к СЭД возможен по логину и паролю для пользователя, дополнительное обеспечение безопасности и надежности подлинности передаваемой документации предоставляется электронной подписью (ЭП), согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Эффективное внедрение и использование в деятельности организации СЭД возможна следующих условиях:
- Личный состав организации достаточно подготовлен для использования СЭД. (Решается курсами повышения квалификации личного состава);
- Техническое обеспечение организации отвечает требованиям СЭД. (Решается обновлением технического обеспечения);
- Имеется устойчивое, скоростное подключение к сети Интернет.
Основные этапы внедрения СЭД в организацию:
- Анализ деятельности и структуры организации;
- Выделение приоритетных направлений для автоматизированной работы;
- Описание алгоритма потока информации в организации;
- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
- Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе анализа деятельности и структуры организации;
- Установка и настройка программного обеспечения;
- Обучение личного состава организации.
Таким образом, информатизация всех сфер жизнедеятельности общества изменила уклад жизни, расставила приоритеты информации и информационных технологий в управлении социально-экономическими и политическими процессами. Информационные технологии расширяют возможности эффективного управления, на любом уровне управления (федерального, регионального, местного значения). Информационной основой для реализации системы управления муниципальным образованием является муниципальная информационная система, которая обеспечивает полной, достоверной, актуальной информацией все уровни муниципального управления.
Муниципальная информационная система (МИС) представляет собой целостную технологическую, программно-информационную среду создания, хранения, анализа и распространения информации в интересах муниципальных органов власти, предприятий и граждан. МИС является средством информационной поддержки муниципального управления, и ее необходимо рассматривать как объединение всех принятых в организации технологий обработки информации.
Направления использования современных информационных технологий в деятельности органов муниципального управления:
1) Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации. Работа муниципальных органов власти должна обеспечиваться своевременной информационной поддержкой.
2) Информационное взаимодействие муниципального управления (рис.1).
Рис. 1. Реализация информационного взаимодействия при принятии управленческих решений
3) Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений.
Целью информатизации является создание условий для принятия эффективных решений по управлению городом как целостной социально-экономической системой.
В настоящий момент одним из актуальных направлений информатизации выступает электронное правительство, то есть организация государственного и муниципального управления на основе электронных средств хранения, обработки, передачи и распространения информации, информирования граждан о работе государственных и муниципальных органов и предоставления услуг всех ветвей власти всем категориям граждан.
Прямой эффект от внедрения СЭД: экономия средств на печатных носителях, повышение скорости обработки информации, экономия рабочего времени и т. д.
Косвенный эффект внедрения СЭД: прозрачность управления, контроль за исполнением, архивация документации в электронном виде и т. д.
Внедрение СЭД в деятельность организации повышает качество труда сотрудников, следовательно, повышается качество работы всей организации, поэтому СЭД находят всё более широкое применение. Для коммерческой отрасли это фактор выживания и развития, для государственных и муниципальных структур возможность более эффективно решать государственные и муниципальные задачи.
Литература:
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» www.consultant.ru
- Кислякова А. С. Роль системы электронного документооборота для современного предприятия www.edrj.ru
- Единая система электронного документооборота РС(Я) — ЕСЭД РС(Я) www.support.sakha.gov.ru
- Зинина Л. И., Глухова Т. В. Введение в информационный: Учеб. пособие/Л. И. Зинина, Т. В. Глухова. — Саранск: Мордовский государственный Университет, 2009. — 126с.
