В статье автор раскрывает процесс создания автоматизированных шаблонов отчетной документации, необходимой для учета деятельности преподавателей в вузе.
Ключевые слова: отчетная документация, автоматизированный шаблон, преподаватели.
В настоящий момент начался процесс интенсивного внедрения информационных технологий в документальную работу сотрудников. Многие учреждения внедряют в работу средства для автоматизации и повышения эффективности выполнения повседневных задач. Однако зачастую все равно приходится заполнять огромное количество отчётов и документов.
Информатизация общества входит во многие сферы очень плотно, но не всегда выбирается правильная форма интеграции информационных технологий под задачи пользователей. Поэтому появилась проблема в неэффективной организации заполнения отчётных документов по необходимым параметрам.
Какие же задачи проблемы решить при разработке компьютерных форм отчетной документации? Во-первых, если нет возможности использовать единую форму, то требуется использовать взаимосвязь двух и более документов между собой, для возможности автоматического учета данных. Во-вторых, пользователям необходим доступный и понятный интерфейс заполнения и возможность печати отчетных документов по формам, принятым в организации. Третья задача — необходимо перенести данные пользователей, которые уже были введены с использованием других программных продуктов заполнения документации, в новые формы документов.
На момент разработки форм отчётной документацией уже существовало готовое решение, которое, к сожалению, не полностью соответствовало требованиям администрации университета и преподавателей. Найденные ошибки в подсчете данных и недочёты заполнения не устранялись, а часть заполненной преподаватели информации вовсе терялась, что сводило на нет задачу автоматизации заполнения отчетной документации. Поэтому решено разработать новый продукт, который бы отвечал всем условиям и требованиям заказчика, а также мог бы дополняться и модифицироваться в процессе использования.
В новой разработке постарались учесть ошибки и недостатки старого продукта. Для разработки форм отчетной документации было предложено использовать продукт Microsoft OneNote (Записная книжка). Выбор данного продукта определялся тем, что большинство пользователей уже работали с ним и имеют представление о работе в OneNote. Университет взаимодействует с компанией Microsoft и у всех сотрудников есть возможность использовать их продукты бесплатно по университетской лицензии. OneNote обладает возможностью создавать электронные журналы кафедр и отделов, а также организовывать в них вкладки так, чтобы сотрудники видели только общую информацию и свои данные, но при этом модератор (заведующий кафедры) мог отслеживать документы всех сотрудников кафедры и вносить свои правки и замечания. Таким образом была реализована задача разграничения доступа, когда заведующий кафедрой имеет возможность видеть информацию всех преподавателя кафедры, а сам преподаватель только себя.
Начальным этапом служила разработка макетов Индивидуального плана и Месячной ведомости, параллельно этому шла разборка базы данных старого продукта, для извлечения данных, заполненных сотрудниками ранее.
Разработка макетов заняла не много времени, так как уже существовали бумажные формы документов, которые необходимо было перенести в электронный вид в программе Microsoft Excel, добавить новые поля для заполнения и автоматический подсчёт часов. Приложение Microsoft Excel было выбрано потому, что большинство пользователей уже имеют навык работы с ним и оно обладает вполне понятным интерфейсом для заполнения.
Параллельно созданию шаблонов шёл разбор базы данных, для дальнейшего удобного переноса информации. Заполнение месячной ведомости и индивидуального плана изначально проходило в личном кабинете на сайте «Облако КГУ» (далее — Облако), и все записи добавлялись в базу данных. Многие столкнулись с проблемами заполнения и пришлось обучать преподавателей. Но в процессе выявлялись недостатки работы в страницах с отчётными документами, многие из которых так и не были исправлены в предыдущем продукте. Началась работа с запроса базы данных, где хранились все данные, заполненные преподавателями за первый семестр 2017–18 года. Когда копия базы была получена, то сразу начался поиск нужной информации, так база была общая на все документы и данные пользователей «Облако КГУ». Пришлось обратиться за помощью к разработчикам, и они помогли разобраться, где находится нужные данные. Изначально брался код у каждого преподавателя, расшифровывался до понятного формата, и далее заполнялся в шаблоны, которые били подготовлены заранее. Шаблоны месячной ведомости и индивидуального плана были сделаны по уже имеющимся документам, но добавлены правки, для удобства работы и нормальной печати. Если раньше печатался шаблон и заполнялся от руки, то сейчас это организовано в электронном виде, где присутствуют связи между документами и автоматический подсчёт часов, что облегчает заполнение и снижает количество затраченного на это времени.
После реализации макетов был разработан скрипт для автоматизации и упрощения переноса данных между документами и исключения пользовательских ошибок при переносе и заполнении данных. Скрип берет информацию из расшифрованной базы и приводит к виду, необходимому для быстрого и удобного переноса информации в подготовленные шаблоны.
Следующий этап подразумевал под собой перенос данных. Было предложено использовать приложение Microsoft OneNote. Этот продукт соответствовал поставленным требованиям, в нем легко реализовать взаимодействие преподавателей с их кафедрами и отчётными документами, разграничение уровней доступа к документам, загрузку файлов индивидуальных планов и месячных ведомостей в разделы преподавателей.
Таким образом, задача этапа — создать записные книжки OneNote по всем кафедрам, добавить в них преподавателей, загрузить в каждую кафедру шаблоны файлов месячной ведомости и индивидуального плана, а также добавить письменную инструкцию по работе с шаблонами и самим OneNote, перенести имеющиеся отчётные документы всех преподавателей. Как уже было сказано выше были созданы электронные журналы OneNote c названием кафедр, в которые, для удобства, помещены разделы с инициалами преподавателей, а уже у преподавателей лежат их файлы с отчётными документами. Это было сделано для исключения путаницы, так как все файлы отчетной документации имеют одинаковые название, которое нельзя изменять из-за связей внутри шаблонов. В процессе выполнения этой работы сформировалась специальная группа пользователей, которая работала со скриптом, выполняла проверку и выявляла ошибки при переносе данных. Таким образом были заполнены все имеющиеся данные преподавателей. Конечно, при заполнении документов таким способом, появились некоторые проблемы, одной из которых стал автоматический подсчёт часов, после чего было решено внести небольшие изменения в шаблоны на будущие периоды.
Четвёртый этап состоял в разработке инструкций по взаимодействию с новым продуктом и рассылке их сотрудникам университета. На этом этапе создавались инструкции по взаимодействию с новым продуктом как в печатном виде, так и в видео формате. Было снято 3 подробных видео с голосовым сопровождением, по работе с OneNote и отчётными документациями. Письменная инструкция по работе с формами отчетной документации загружена на страницы каждой кафедры, а видео выложены на YouTube и разосланы ссылки на них всем кафедрам и отделам университета.
Заключительный этап состоит из обучения преподавателей и сотрудников взаимодействию с новым продуктом. После просмотра обучающих видео, у некоторых пользователей остались вопросы по работе с документацией. Поэтому были приглашены по 3–4 человека от каждой кафедры и в режиме off-line проведено обучение, где каждый смог получить разъяснение на поставленный им вопрос. А также устранялись выявленные ошибки и недочёты в уже загруженных документах.
Таким образом за время работы над проектом была проделана объёмная и трудоемкая работа по разработке и организации заполнения отчётной документаций по условиям, удовлетворяющим администрацию и пользователей. Был проанализирован существующий продукт, выявлены его слабые стороны и учтены при разработке нового. Разработаны компьютерные формы отчетных документов, единых по всему университету. Реализована взаимосвязь двух и более документов между собой. Представлен доступный и понятный пользователю интерфейс заполнения отчетной документации. Реализован автоматический подсчёт часов. А также возможность печати документаций со всеми правилами организации. Перенесены данные, которые уже были введены через старый продукт.
Благодаря проделанной работе сформирована команда разработчиков, которая смогла найти пути решения возникших проблем, как на начальной стадии, так и в экстренных ситуациях.
