Данная статья посвящена актуальной теме — организации системы внутреннего контроля ключевых направлений деятельности хозяйствующего субъекта. Ни для кого ни секрет, что своевременно и правильно организованный внутренний контроль способствует эффективному функционированию предприятия и позволяет рационально использовать имеющиеся ресурсы (материальные, кадровые, финансовые), обеспечивать сохранность имеющихся активов хозяйствующего субъекта независимо от формы собственности и осуществляемого вида деятельности.
Ключевые слова: хозяйствующий субъект, акционерное общество, внутренний контроль, бизнес-процесс.
В данной статье нет стремления показать, как должна быть выстроена система внутреннего контроля, так как практически каждый хозяйствующий субъект создает свою систему контроля в зависимости от целей, задач и возможностей предприятия, от воздействия внутренних и внешних факторов. В обозначенной теме попытаемся показать, преимущественно каким ключевым бизнес-процессам необходимо уделять особое внимание при организации внутреннего контроля. Для примера возьмем крупное акционерное общество, выполняющие задачи в интересах государства.
Так, действующее законодательство в статье 87.1. Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предписывает организовать в публичном обществе управление рисками и внутренний контроль.
Следуя букве закона и здравому смыслу, в своей организационной структуре общество создает Службу внутреннего контроля, которая возглавляется его руководителем, функционально подчиненным генеральному директору. Руководство общества перед Службой ставит основные задачи, направленные на достижение определенных результатов. Это может быть повсеместный контроль финансового состояния, в том числе, соблюдение режима экономии и обеспечение сохранности и обоснованности расходования денежных средств и материальных ценностей; проведение мероприятий по охране имущества и возмещению причиненного материального ущерба; предоставление достоверной и значимой информации руководству общества по управлению бизнес-процессами, возникающим рискам и другое.
Итак, в каких же основных бизнес-процессах общества должен присутствовать внутренний контроль.
Во-первых, система внутреннего контроля должна присутствовать в закупочных процедурах. Данный бизнес-процесс для общества является достаточно сложным, так как зависимость от поставщиков, зачастую иностранных, создает предпосылки к отклонениям от нормального протекания хозяйственной деятельности в случаях с несвоевременными поставками или перебоями в них. В настоящее время, в связи с проводимой государственной политикой импортозамещения, общество, как и многие российские производители технически сложной продукции, переходит на использование отечественных комплектующих, что позволяет в масштабах государства сохранять в какой-то мере денежный капитал внутри страны и использовать продукцию российского производства. Но вместе с тем, с процессом перехода на отечественные товары (например: в области производства электронных комплектующих) сохраняется потребность в импортных компонентах, которые в настоящее время могут быть по разным причинам не доступны для общества. Огромную роль на свободную продажу импортных товаров сыграла, конечно же, санкционная политика ЕС и США по отношению к России. Структурным подразделениям общества, в данном случае, приходится приложить немало усилий, чтобы найти нужные варианты требуемой продукции. В данном направлении деятельности общества, важным аспектом является именно взаимодействие Службы внутреннего контроля с подразделениями по организации закупок и обеспечения качества, т. к. в последнее время, как на отечественном, так и зарубежном рынках появилось большое количество предприятий, реализующих контрафактную или некачественную продукцию. Ключевым аспектом в отборе поставщиков является формирование определенных критериев, которым они должны соответствовать.
Что это за критерии, и кто должен отвечать за их внедрение в закупочной деятельности?
Является очевидным, что за применение подобных критериев отвечает Служба внутреннего контроля, которая совместно со службой закупок и другими заинтересованными подразделениями разрабатывает набор параметров, которым должны отвечать потенциальные поставщики. Важным обстоятельством является то, что здесь могут быть сложности в наборе таких критериев, так как многие общества осуществляют свою закупочную деятельность в рамках Федеральных законов:
– Федеральный закон от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — ФЗ-44);
– Федеральный закон от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее-ФЗ-223).
Указанные законы определяют порядок осуществления закупок, в том числе и набор критериев, которым должны соответствовать потенциальные поставщики. Зачастую, этих критериев недостаточно, потому что законодатель подошел к данному процессу не ограничивать конкуренцию. Поэтому на локальном уровне, внутренними службами с целью минимизации рисков для общества, разрабатываются дополнительные стандарты, которым должны соответствовать поставщики.
Важно отметить, что в данном бизнес-процессе, непосредственно сам контролер — специалист службы закупок, должен осуществлять мониторинг поставляемой продукции, искать возможные альтернативные варианты для того, чтобы не допускать нарушения исполнения договорных обязательств с заказчиком.
Во-вторых, служба внутреннего контроля акционерного общества должна принимать участие в проверке планируемых к привлечению контрагентов. Данное мероприятие играет важную роль в экономической деятельности хозяйствующего субъекта, так как своевременное реагирование на неблагонадежного контрагента, позволяет впоследствии минимизировать экономические риски для хозяйствующего субъекта. Указанный процесс сопровождается набором стандартов, по которым специалист внутреннего контроля проверяет благонадежность привлекаемого лица. Как показывает практика, зачастую организации, соответствующие критериям благонадежности (регистрация более 2 лет, наличие складских, производственных и кадровых возможностей, наличие опыта выполнения работ и оказания услуг, участие в исполнении государственных контрактов), налоговыми и иными органами относятся к «сомнительным» организациям. В связи с этим, с целью заинтересованности в данном контрагенте, ввиду его индивидуальных особенностей (например, официальный дистрибьютор, производитель уникальной аппаратуры или оборудования, электронных комплектующих и т. д.) контролеру Службы требуется больше времени и сил потратить на то, чтобы провести более углубленную проверку контрагента и подтвердить его благонадежность и возможность сотрудничества. Но, тем не менее, сохраняется высокий риск того, что налоговые и иные надзорные органы при проведении проверки общества, могут указать на взаимодействие общества с «сомнительными» организациями.
Контроль за соблюдением действующего законодательства в сфере закупочной деятельности, федерального антимонопольного законодательства и т. п., в том числе и за внутренними нормативно-правовыми актами, также входит в сферу деятельности Службы внутреннего контроля.
Как отмечалось, акционерное общество работает, в частности, по ряду федеральных законов — ФЗ-44, ФЗ-223 и др., которые предписывают, как нужно осуществлять закупочную деятельность. В указанных нормативных актах закрепляется порядок осуществления такой деятельности, проведение конкурсных процедур, публикаций конкурсной документации на электронных торговых площадках. При работе с указанными законами непосредственно сам контролер, участник процесса (например, специалист проведения конкурсных процедур) осуществляет контроль за сроками подачи заявок на участие в конкурсе, подведение итогов по результатам состоявшегося или не состоявшегося конкурса, соблюдает сроки и порядок заключения договоров с участниками конкурсов и т. д. Важным на данном этапе является соблюдение антимонопольного законодательства, направленного на не допущение ограничения конкуренции. Правильно выстроенная система внутреннего контроля позволяет минимизировать возможные неблагоприятные последствия при каких-либо отклонениях от заданных целей.
Наконец, Служба внутреннего контроля обязательно должна присутствовать при осуществлении непосредственно самой производственно-хозяйственной деятельности. Но важно отметить, что внутренний контроль должен быть не слишком жестким, он не должен «зажимать» производственный цикл предприятия. В данном направлении является важным создание в локальной информационной системе предприятия программы компетенций производственных цехов и направлений, где сводятся достигаемые показатели в сравнении с изначально заданными. Здесь могут отражаться какие — либо нестандартные происшествия или отклонения от заданных стандартов. Впоследствии сам контролер (например, начальник или специалист производственного цеха, отдела) анализирует, по необходимости вместе со Службой внутреннего контроля, чем именно вызвано отклонение от заданного стандарта, насколько сильно пострадал от этого производственный процесс, насколько сдвинулись сроки выпуска продукции. Результаты проверки докладываются генеральному директору и вносятся предложения для исправления ситуации.
Пятым блоком, где присутствует служба внутреннего контроля, является направление по проверке кандидатов на работу. Помимо общепринятых стандартов при приеме на работу (направление резюме, заполнение соответствующей анкеты, собеседование и т. д.) участие службы внутреннего контроля дополняется теми мероприятиями, которые не проводит служба подбора персонала. Это может быть предоставление каких-то дополнительных сведений в отношении образования, мест работы и т. п. Помимо этого может быть проведено дополнительное собеседование с кандидатом. Важным обстоятельством при приеме кандидатов является соблюдение антикоррупционного законодательства, о котором будет сказано ниже. Но в части касающейся кадрового подразделения, на его специалиста, являющегося непосредственным контролером это процесса, возлагается обязанность уведомления предыдущего работодателя о приеме на работу гражданина, ранее замещавшего должность государственной или муниципальной службы. Если своевременно не уведомить предыдущего работодателя, то на должностное лицо или акционерное общество может быть наложен штраф.
В связи с принятием Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» в России активно проводится государственная политика по соблюдению антикоррупционных норм.
Акционерное общество во исполнение требований федерального законодательства разрабатывает и утверждает локальные документы, направленные на профилактику коррупционных проявлений. Это могут быть следующие документы:
– план по противодействию и профилактике коррупционных нарушений;
– положение о порядке уведомления о возникновении конфликта интересов;
– предоставление в надзорные органы сведений о доходах лиц, включенных в перечни, утвержденные государственными органами;
– положение о порядке уведомления о получении подарка в связи с участием в официальных мероприятиях и тд.
Также, для кадрового подразделения является важным соблюдение требований по повышению квалификации работников общества по разным направлениям деятельности, т. к. не соблюдение этих стандартов, влечет за собой административную ответственность.
И наконец, Служба внутреннего контроля наряду с финансовыми подразделениями, бухгалтерией, внутренним аудитом выполняет функции контроля за своевременным проведением финансовых операций (например, отправление платежей за выполненные работы, поставленную продукцию и т. д.), участие в проведении инвентаризации. Специалисты внутреннего контроля могут осуществлять проверку обоснованности и назначения платежей.
Процессы, в которых может принимать участие служба внутреннего контроля могут быть разнообразны, как говорилось выше, все зависит от масштабов организации, целей и задач, которые возлагаются на внутренний контроль.
В заключении важно отметить, что эффективность правильно организованного внутреннего контроля будет зависеть от его достаточности и в тоже время ненавязчивости присутствия в том или ином бизнес-процессе.
