В рамках данной исследовательской работы рассматриваются аспекты взаимодействия службы документационного обеспечения управления и архива организации по экспертной оценке документов как на стадии текущего делопроизводства, так и на стадии их передачи на архивное хранение. Уделяется особое внимание процедуре формирования экспертной комиссии и участию указанных структурных подразделений в организации ее деятельности.
Ключевые слова: ДОУ, архивное дело, экспертиза ценности документов, архивное хранение, архив.
В настоящее время каждая организация должна сохранять документы, представляющие определенную ценность, что закреплено в законодательных и нормативных актах. Так как направлять в архив абсолютно все документы нецелесообразно, по отношению к ним проводят экспертизу ценности [1].
Ценность документа — информационный потенциал документа, определяющий его историческое, научное, культурное, социальное и, помимо прочего, управленческое значение.
Экспертная комиссия создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации или учреждения.
Служба документационного обеспечения управления и архив организации принимают непосредственное участие в деятельности экспертной комиссии начиная с ее создания [2, с. 5]. При формировании комиссии наиболее частой практикой является назначение секретарем экспертной комиссии представителя архива организации, а ее председателем — заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства. Следует отметить, что присутствие представителей архива и службы документационного обеспечения управления в составе комиссии является одним из условий, необходимых для ее эффективной работы, что подтверждается Примерным положением об экспертной комиссии, утвержденным Федеральным архивным агентством [3].
Занимая ключевые позиции в работе экспертной комиссии, представители архива и службы документационного обеспечения управления имеют значительный вес в решении вопросов согласования описей дел документации различных сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, их утрате, а также номенклатуры дел организации [4].
Следует также отметить, что мнению архива уделяется особое значение при установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями типовых архивных документов. Служба документационного обеспечения управления и архив в рамках деятельности экспертной комиссии также могут вносить на рассмотрение проекты локальных нормативных актов и методических документов организации, направленных на совершенствование делопроизводства и архивного дела на предприятии [3].
Помимо прочего, именно архив осуществляет связь между экспертной комиссией и соответствующей экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также с государственным или муниципальным архивом, представители которого могут присутствовать в случае их приглашения.
Взаимодействие службы документационного обеспечения управления и архива организации осуществляется не только в рамках экспертной комиссии, но и на стадии текущего делопроизводства.
Именно архив организует деятельность по сдаче дел на архивное хранение структурными подразделениями организации, среди которых и сама служба документационного обеспечения управления. В процессе подготовки документов структурных подразделений к передаче в архив, дела с различными сроками хранения проходят архивно-техническую обработку и уточнение их заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу документационного обеспечения управления для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации [2, с. 6].
Принимая непосредственное участие в экспертизе ценности документов, проводимой в рамках заседания экспертной комиссии, служба документационного обеспечения управления и архив также взаимодействуют и во время составления актов о выделении к уничтожению документов. Акты об уничтожении документов составляются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы документационного обеспечения управления или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения — те разделы сводной номенклатуры дел, которые были направлены в подразделение службой документационного обеспечения управления после согласования экспертной комиссией и утверждения руководителем. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в двух экземплярах, при этом один из них передается в службу документационного обеспечения управления.
Литература:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017 г.). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «ГАРАНТ.РУ»: [сайт]. — URL: https://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 11.05.2020).
- Скреля, К. Ю. Экспертиза ценности как подход к изучению документа / К. Ю. Скреля, Е. В. Латышева. — Текст: непосредственный // Научный вестник Крыма. — 2017. — № 6 (11). — С. 4–9.
- Примерное положение об экспертной комиссии организации (утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 43). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «ГАРАНТ.РУ»: [сайт]. — URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71867832/ (дата обращения: 12.05.2020).
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). — Текст: электронный // Информационно-правовой портал «КонсультантПлюс»: [сайт]. — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ (дата обращения: 12.05.2020).
