Преимущества и недостатки системы электронного документооборота

Главной функцией государства является принятие управленческих решений. Исходные данные для разработки и принятия решений предоставляются непосредственно в виде документов. Объем технической работы с документами достаточно велик, тем самым отводя на второй план основную деятельность органов власти.

Ставший традиционным бумажный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления является крайне медленным способом работы с документами и несет в себе значительные затраты на курьерские и почтовые службы, деятельность канцелярии на регистрацию входящих документов и отправку исходящей корреспонденции.

В бумажном документообороте отсутствует контроль за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной [1].

В настоящее время перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи повышения качества оказания государственных и муниципальных услуг, снижение затрат на содержание государственного аппарата и повышение эффективности его деятельности благодаря современным цифровым технологиям. Это усиливает необходимость полного перехода от традиционного к электронному документообороту, благодаря которому повысится качество работы государственных и муниципальных органов власти.

Документооборот — это движение документов в организации с момента получения/создания до завершения исполнения/сдачи или отправки. Работа с документами представляет собой прием, регистрацию, рассылку, контроль исполнения, хранение и дальнейшее использование [2].

Работа с документами с помощью цифровых технологий заключается в применении современной системы автоматизации документооборота и делопроизводства — СААД. Это совокупность технологий, ориентированная на совместное и скоординированное использование электронных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации.

Впервые системы электронного документооборота появились в середине 90-х годов. Они представляли собой журналы регистрации бумажных документов и находились в канцелярии организаций государственного сектора. На сегодняшний момент СЭД (система электронного документооборота) включает в себя не только регистрацию корреспонденции, но и электронное согласование, электронные копии бумажных документов, контроль исполнения, появляются электронные регламенты.

Основные задачи электронного документооборота:

1. Регистрация и учет исходящих и входящих документов.
2. Распределение документов по исполнителям с обозначенным сроком исполнения.
3. Контроль над исполнением документов.
4. Поиск документов и архивных документов.
5. Составление итоговых и сводных документов, отчетов.
6. Быстрый обмен документами и информацией.

Электронный документооборот, как и любое новшество, имеет ряд преимуществ и недостатков, связанных с его применением в государственном секторе. Данные представлены в таблице 1.

Таблица 1

При использовании электронного документооборота сотрудники организации могут просматривать, создавать, редактировать и отправлять только определенный перечень документов, к которому ему предоставлен допуск в соответствии с занимаемой должностью [3].

Но, как и в любой программе, в СЭД существует вероятность сбоя, проникновения вирусов, ошибка в сохранении документов. Поэтому для бесперебойного функционирования электронного документооборота требуются большие финансовые затраты.

Несмотря на минусы, электронный документооборот является общемировой тенденцией, к внедрению которой стремятся все экономически развитые государства. Поэтому для ускорения перехода на электронный документооборот в Российской Федерации утвержден «План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Данный план непосредственно предусматривает создание информационных систем электронного документооборота органов исполнительной власти, обеспечение должностных лиц электронной подписью.

Происходит постоянное расширение функционала СЭД. Теперь данная система решает не только перечисленные ранее задачи, но и, например, организация проектного управления и совещаний. Использование облачных технологий в системе электронного документооборота позволяет существенно снизить затраты на обслуживание удаленных офисов бюджетных учреждений.

В связи с увеличением спроса на мобильные приложения, в СЭД также стало возможным использование данного сервиса. Это позволяет оперативно получать нужную информацию и быстро принимать решения. Также для коммуникации и создания общего информационного пространства организацию переходят в пространство по типу социальных сетей, с помощью которого можно оперативно общаться и структурировать информацию.

Обмен финансовыми документами постепенно переходит в электронное пространство. Документы начинают иметь юридическую значимость благодаря электронной подписи, тем самым на второй план отходят бумажные документы с подписью и синей печатью. Этот тренд имеет поддержку на законодательном уровне.

Для создания единой среды цифрового обмена была необходима разработка единого национального стандарта, поэтому 26 октября 2010 года был утвержден ГОСТ Р 53898–2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» как основы взаимодействия систем электронного документооборота

После оценки современного состояния нормативно-правовой базы говорить об имеющейся тенденции перехода на полностью электронный документооборот. Однако нормативно-правовая база недостаточно систематизирована и имеет административные барьеры и ограничения в области электронного документооборота. Как минимум, считается целесообразным принять специальный закон «Об электронном документе», а также разработать план по устранению административных ограничений по применению электронных документов и электронного документооборота на всех уровнях власти [4].

Исходя из вышесказанного, можно говорить о целесообразности внедрения электронного документооборота в органы власти, так как такая система значительно снижает финансовые затраты ведомств и экономит рабочее время сотрудников, повышает уровень конфиденциальности, способствует быстрому движению документов внутри организации и их оперативному исполнению [5].

Несомненно, системы электронного документооборота в России имеют перспективы, но следует учитывать, что на его внедрение необходим достаточно долгий срок. Для дальнейшего развития СЭД необходимо решить множество задач различного плана, как технологического, так и законодательного характера.

1. Тюшняков, В. Н. Внедрение технологий электронного документооборота в органы власти и управления / Современные наукоемкие технологии, 2016.
2. Гарифуллина, А. Ф. Роль электронного документооборота в органах муниципальной власти Российской Федерации / А. Ф. Гарифуллина, В. В Тимиргалина // NovaInfo. Социологические науки. — 2016.
3. Мытков А. Н. Электронный документооборот в органах государственного управления: проблемы внедрения, преимущества и перспективы / Технические науки, 2017.
4. Неганова, Е. Н. Актуальные проблемы электронного документооборота в органах власти / Вестник магистратуры, 2014.
5. Колесов, А. Н. СЭД в госсекторе: достижения, проблемы, перспективы: PC Week Документооборот/ECM [Электронный ресурс] URL: https://www.itweek.ru/.