В данной статье рассмотрены автоматизированные информационные системы для организации процесса управления учебным процессом в вузе.
Ключевые слова: документ, документооборот, автоматизированная информационная система, учебный процесс, высшее учебное заведение.
Компьютеризация – благо нашего времени, достигшее всех сторон жизни человека, и в первую очередь работы. Компьютер давно заменяет людей при выполнении самых рутинных работ, и постепенно проникает во все более интеллектуальные и творческие разделы человеческой деятельности.
Проблема работы с документами знакома практически каждому, вне зависимости от сферы деятельности и должности. Постоянные исправления и дополнения документа, который приходится печатать много раз, а потом собирать подписи всех ответственных лиц и передавать в обработку. В зависимости от типа хранения все документы можно разбить на два вида: бумажные и электронные [3]. С точки зрения удобства в электронном виде с документами работать гораздо проще. Их быстрее создавать, редактировать, хранить.
Любая организация, решившись на внедрение автоматизированной информационной системы для работы с документами, сталкивается с такой проблемой как, какую же систему выбрать. На сегодняшний день существует огромное количество систем, позволяющих организовать процесс управления работы с документами и выбрать достаточно сложно. Все они имеют разные цены, некоторые владеют излишним набором функций, как того требует организация, либо же наоборот недостаточным.
Многие автоматизированные информационные системы рассчитаны на организацию работы бизнес-предприятий, а электронный документооборот вуза же от них отличается.
Электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы [2].
Поскольку основные направления деятельности вуза это педагогическая и научная, основной штат это научные сотрудники и преподаватели. В современном мире, в эпоху небывалой скорости развития, к ним предъявляться весьма высокие требования, и чтобы всегда поддерживать свои знания в актуальном состоянии, а также расширять их, и изучать новые отрасли, что особенно актуально для вузов с ИКТ специальностями, требуется много времени на изучение и самосовершенствование. Кроме того, преподаватели должны проводить аудиторные занятия, готовиться к ним, составлять учебно-методические комплексы, изучать новые предметы и писать статьи. Неудивительно, что у них совершенно не хватает времени на оформление документации.
Внедрение автоматизированных информационных систем позволить упростить работу с документами и решить следующие задачи:
– установление права доступа к той или иной информации сотрудниками вуза, в соответствии с занимаемой должностью;
– сокращение времени работы на создание документов, что увеличит производительность труда сотрудников;
– упрощение работы с электронными документами;
– хранение документов в единой базе данных, что значительно упрощает поиск необходимой информации;
– организация работы приемной комиссии: регистрация абитуриентов и дальнейший документооборот;
– ведение личных дел и контроль успеваемости студентов;
– расчет количества штатных единиц и распределение учебной нагрузки между преподавателями и т. д.
Рассмотрев, различные программные продукты, предназначенные для управления учебным процессом, были выбраны, отвечающие следующим критериям:
- Комплексное решение. Заявленная функциональность данного решения гарантирует автоматизацию всего комплекса задач по управлению учебным процессом.
- «Коробочное» решение. Купив данный программный продукт сотрудники ИТ-службы вуза смогут его внедрить в дальнейшем сопровождать.
На сегодняшний день на отечественном рынке представлено достаточно большое количество автоматизированных информационных систем, позволяющих организовать процесс управления учебным процессом. Рассмотрим некоторые из них.
Комплекс программ лаборатории ММИС
Лаборатория ММИС является ведущим разработчиком программного обеспечения для автоматизации управления учебным процессом высших и средних специальных учебных заведениях [4]. Она реализует такие программы как:
– планы;
– электронные ведомости;
– деканат;
– система тестирования;
– АВТОрасписание;
– GosInsp;
– планы СПО;
– приемная комиссия;
– диплом мастер;
– свидетельства;
– АС «Нагрузка ВУЗа»;
– интернет-расширение;
– ПО «РПД»;
– ведомости-онлайн.
Данные программы позволяют автоматизировать процессы, возникающие на всех этапах организации образовательной деятельности:
– разработка, проверка и утверждение учебных планов всех уровней образования;
– учет и планирование контингента студентов;
– формирование и распределение учебной нагрузки и списка учебных групп, расчет штатов;
– автоматическое составление расписания на основе распределенной учебной нагрузки и индивидуальных пожеланий преподавателей;
– регистрация абитуриентов и документооборот приемной комиссии с выгрузкой данных в ФИС ГИА.
– управление движением контингента студентов;
– проведение компьютерного и бумажного тестирования;
– учет и анализ успеваемости студентов, оформление и печать документов об образовании и т. д.
На сайте лаборатории ММИС представлен отдельный прайс-лист на программные продукты, предназначенные для высших учебных заведений. Можно ознакомиться со стоимостью каждого из них. Пользователь выбирает состав программных продуктов самостоятельно, но все без исключения модули функционируют с общей консолидированной базой данных. Любая подсистема способна функционировать как в комплексе с другими, автоматически перебрасываясь информацией, так и самостоятельно.
1С-Битрикс: внутренний портал учебного заведения
«1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения — типовое отраслевое решение для любых образовательных учреждений, позволяющее одновременно создать внутренний портал для сотрудников и портал для онлайн-поддержки учащихся [2].
Данный продукт построен на основе «1С-Битрикс24: Корпоративный портал» и обладает всеми его возможностями. С помощью него удобно реализовать документооборот в вузе. В нем можно создать рабочие группы, закрытые чаты с возможностью видеосвязи; предусмотрено хранилища документов, которые доступны разным группам лиц. Также есть возможность планирования своего времени. Существует отдельный раздел с задачами и поручениями со сроками его выполнения.
Сотрудникам и преподавателям учебного заведения доступен портал для учащихся и корпоративный портал, в то время как для учащихся только первый.
В данной информационной системе учащиеся смогут: просматривать структура вуза, информацию о каждом структурном подразделении, найти своих преподавателей и пообщаться с ними, получать задания, создать свое личное хранилище документов и т. д. Преподавателям же доступны следующие функции: просмотр своих учебных групп и расписания; создание дистанционного курса по свой дисциплине, онлайн-тестирования студентов; организация онлайн конференций и т. д.
Таким образом, мы можем сделать следующий вывод по данной работе. Автоматизированные информационные системы значительно упрощают работу с документами в организации управления учебным процессом. Прежде чем внедрять какую-либо системы необходимо учитывать их функциональные возможности, стоимость, удобство использования.
Литература:
- Внутренний портал учебного заведения на базе 1С-Битрикс24 [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.1c-bitrix.ru/solutions/edu/portal/
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Москва: Госстандарт России, 2014.
- Программные продукты для вузов лаборатории ММИС [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.mmis.ru/
- Софронова Н. В., Ларионова Т. А. Инновационные технологии управления в системе высшего профессионального образования. — Чебоксары: ЧГПУ, 2008. — 193 с.
