Статья посвящена раскрытию понятия управления временем, его значимости для современного кадровика. Рассматриваются методы контроля и организации временного ресурса.
Ключевые слова: управление, время руководителя, эффективность.
Для достижения успеха необходимо постоянно повышать эффективность — свою и своих подчиненных. Добиться этого можно с помощью управления временем — тайм-менеджмента. Его философия заключается не в том, чтобы работать как можно больше, а в том,
чтобы успешно справляться со всеми профессиональными и личными задачами, все успевать и таким образом делать свою жизнь гармоничной. Крайняя необходимость в многозадачности, балансировка домашней и основной деятельности делает тайм-менеджмент одним из важнейших элементов современности.
Классиками теории тайм-менеджмента считаются Ф. В. Тейлор, К. Макхэм, М. Х. Мескон. Сейчас эта проблема исследуется учеными и публицистами из разных стран, и уже предложено много методов управления времени. Среди современных авторов постсоветского пространства Горбачев А., Мерзлякова Е. Л., Растимешин В.Е, Архангельский Г., Гастев А. К. и другие. Наиболее широкое распространение получили работы, исследования и подходы зарубежных специалистов — Л. Зайверта, И. Кноблауха, К. Бишофа (Германия), П.Дойля, Ст. Кови (США), Б. Санто (Венгрия), Джеймс Коули (Австралия) и других. Труды этих авторов служат так называемыми энциклопедиями для менеджеров, где описываются определенные алгоритмы их эффективной работы, раскрывается понятие самоорганизации и специальные стратегии ее достижения.
Цель написания статьи — определить сущность и значение тайм-менеджмента для кадровика, его развитие за рубежом и на территории России.
Поскольку, осваивая данную дисциплину, человек должен изучать не столько какую-то определенную технологию организации времени, сколько принципы выработки индивидуальной технологии, которая наиболее подходит ее склада характера и рода занятий. Статья имеет целью донести информацию о классических и альтернативных методах решения проблемы нехватки времени, а также ключевых идей выработки собственных методов управления временем.
ХХІ век изменил приоритеты, поставив под сомнение истину о времени. Сегодня мы считаем, что время уже не деньги — он значительно дороже. Время, в отличие от денег, нельзя накопить, а тем более — использовать дважды.
Особое значение эффективный тайм-менеджмент имеет для рекрутеров, поскольку они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем других работников, а также их набором. Рекрутер распределяет цели и задачи, которые он ставит перед людьми, по признаку «важность — срочность» для того, чтобы как можно быстрее и эффективнее достигать поставленной цели. Именно он планирует общее время (ресурс, который отводится на достижение конкретной цели) и выбирает задачи, которые лучше делегировать подчиненным.
«Один из приемов организации времени — введение жесткого режима дня», — так считал Иммануил Кант (1724–1804), который жил настолько ритмично, что соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Трудно найти продуктивную творческую личность, у которой не было бы жесткого режима работы.
В своей работе «Тайм-менеджмент в системе внутрифирменного обучения» Валерий Усов подробно анализирует главные аспекты управления временем, на основе которых формирует свое определение. По мнению Усова, тайм-менеджмент — это управление перераспределением объема работы, необходимых ресурсов и изменения ее содержания в заданном времени и пространстве [3, c. 59].
Брайан Трейси считает, что тайм-менеджмент — это искусство управления не только своим временем, но и жизнью в целом. Он сравнивает его с солнцем, а все составляющие жизни человека — семья, отношения с другими людьми, доходы, заработок, здоровье, саморазвитие — это планеты, которые движутся вокруг него [2, c. 5–6].
Опираясь на существующие определения, можно сформулировать следующее. Тайм-менеджмент — это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля растущего количества задач; это также умение ставить задачи и выполнять их. В определенной степени тайм-менеджмент представляет собой стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В Российской Федерации активно развивается тайм-менеджмент. Образуются новые фирмы по проведению тренингов и семинаров, касающихся этой тематики, спрос на услуги которых увеличивается. Сейчас только в одной Москве около 200 компаний предоставляют свои услуги. Они, как правило, ориентированы на рекрутеров разного уровня, но могут быть полезныи и для широкого круга специалистов.
Условно тайм-менеджмент (ТМ) можно разделить на индивидуальный и корпоративный. Индивидуальный ТМ представляет собой набор техники для самоорганизации. Корпоративный ТМ представлен консалтинговыми услугами — когда заказчику предоставляются и вместе с ним уточняются разработки по созданию целостного регламента организации. Результат этой работы прямо зависит как от опыта кадровиков, так и от субъективного мнения руководства.
Отечественные рекрутеры чаще прибегают к внедрению корпоративного тайм-менеджмента, чтобы поднять результативность работы менеджеров компании. Западные бизнес-тренеры часто отмечают неприятие, с которым русские относятся к необходимости составлять рабочие графики и следовать четкому расписанию. Причины такого неприятия заключаются в различиях в менталитете и культуре различных народов с точки зрения их отношения к времени. Много популярных западных технологий управления временем разрабатывались в 70-е гг. XX ст. в Западной Европе и США и ориентированы на жесткое планирование, говорит Глеб Архангельский, гендиректор консалтинговой компании «Организация времени». Однако в отечественных условиях попытки их использования часто наталкиваются на сопротивление [9].
Рекрутеры ведущих российских компаний также отмечают, что классические методы тайм-менеджмента не срабатывают еще и потому, что во многих организациях стратегические планы либо полностью отсутствуют, либо не всегда четко прописаны и доведены до сотрудников. Ведь, когда определены все приоритеты, действительно не представляет особого труда оценить сроки выполнения задач. В противном случае планирования времени просто бесполезно.
Действительно, как утверждает Архангельский, чаще всего отечественным бизнесменам, не хватает времени на важные несрочные задачи — те, что связаны со стратегией бизнеса, перспективными клиентами, развитием системы управления, мотивацией персонала. Все съедают текущие задачи — то, что горит [20].
Одна из рекомендаций, как можно преодолеть существующие барьеры — «гибкое время». В большинстве российских компаний, жесткое планирование превращается в абсолютно бесполезный процесс — планы в дневниках переписываются, а напоминание в органайзере или электронном календаре так и остаются напоминаниями, считает Архангельский. Гораздо эффективнее гибкое планирование времени.
Постоянная обеспокоенность нехваткой времени иногда приводит к тому, что кадровики просто не замечают свободных временных ресурсов. Например, у кадровика назначена встреча с кандидатом, однако тот опаздывает на 20 минут. Часто такие непредвиденные временные промежутки используются неэффективно. Совет — сделать «матрицу свободного времени», которая дает возможность определять, к какой из 20 незавершенных небольших дел следует обратиться в первую очередь.
Несмотря на относительную простоту различных методик управления временем, их эффективность для всей компании во многом зависит от рекрутера. Один и тот же проведен тренинг в одной организации так и не приведет ни к каким результатам, поскольку руководство компании не проконтролирует внедрение и использование методик. В то время как в другой — путем формализации основных методологий и процессов — время из абстрактной категории станет инструментом бизнеса, а также индикатором эффективности сотрудников компании.
Широкую мировую практику получили, в частности, такие технологии эффективного использование времени, как система Франклина, принцип Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ. Используя этот опыт и основные правила построения системы управления временем, менеджер в состоянии выработать собственную технологию, которая позволит эффективно использовать свои возможности и возможности команды, с которой он работает.
Человек, который тщательно планирует свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую у него хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезет, то справиться и с малозначительными задачами.
Очень важно, чтобы рекрутер мог управлять не только процессами, но и временем. Это позволит эффективно использовать свои возможности и возможности команды, с которой ты работаешь, при этом рационально выделять на все время. Следует понимать, что эффективность в управлении времени заключается не в том, чтобы все сделать как можно быстрее, а в грамотном распределении своих сил и возможностей. Другими словами, для начала нужно все тщательно продумать и спланировать, потому что тот, кто не способен к планированию, не может спланировать и организовать успешную команду работников.
Литература:
- Как преуспеть в жизни и добиться того, чего действительно хочешь; Харвест, 2015. — 448 c.
- Аллен Дэвид Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса; Манн, Иванов и Фербер, 2010. — 243 c.
- Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы; Книга по Требованию, 2011. — 432 c.
- Архангельский Глеб Тайм-драйв. Как успевать жить и работать; Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 199 c.
- Берчард Брендон Энергия жизни. 10 секретов активизации внутренних сил; Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 304 c.
- Бьюзен Тони 10 способов открыть в себе духовного лидера; Попурри, 2015. — 248 c.
