Во все времена и во всех сферах функционирования человека правильно спланированное время обеспечивало достижение более высоких результатов. В условиях рыночных отношений значение эффективного использования времени существенно возрастает. Это обусловлено тем, что при жесткой конкуренции все большее значение приобретает результативность труда, все заметнее сказываются на итогах деятельности как потери, понесенные вследствие упущений, так и выигрыш, полученный от реализации резервов предприятия и роста производительности труда.
Таким образом, в последнее время все большее количество организаций понимают потребность в централизованном использовании технологий тайм-менеджмента [1]. Эта потребность обусловлена такими факторами как:
– растущие темпы изменений во внешней среде требуют от сотрудников большей самостоятельности, принятия решений, планирования собственного времени;
– возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний;
– компания все время развивается и растут требования к сотрудникам, которые должны находить время на новые проекты, на анализ новых рынков и направлений сфер деятельности, быть открытыми к новым знаниям.
Высокая организация труда и умение грамотно расходовать время являются непременным условием эффективной деятельности. Однако, часть руководителей не применяют технологии тайм-менеджмента на предприятиях, некоторые из них даже не слышали о существовании данной технологии. Они пытаются найти различные способы повышения эффективности организации, что, например, в некоторых случаях может привести к ухудшению качества предоставляемых услуг и товаров. Немногие руководители задумываются о возможности более эффективно использовать имеющиеся у них ресурсы, в частности, такой важный, как время. Подобные тревожные сигналы делают рассмотрение проблемы использования рабочего времени и проблемы совершенствования управления им чрезвычайно своевременным и актуальным.
Современная экономика требует увеличения масштабов производства, новых форм организации труда, новых подходов, нетривиальных решений. В этой связи рациональное управление как личным, так и рабочим временем становится ключевым звеном, важнейшим фактором успеха и развития как личности современного сотрудника, так и организации в целом. Нормирование и регламентация рабочего времени на сегодняшний день сохраняется как базовый фактор внутриорганизационного управления трудовым процессом. Анализ использования рабочего времени позволяет дать оценку существующему уровню управления и организации труда, выявить причины потерь рабочего времени и устранить их, повысить эффективность использования рабочего времени, тем самым улучшить технико-экономические показатели предприятия.
Внедрение технологии тайм-менеджмента приведет к наиболее полному и эффективному использованию рабочего времени, к минимизации непродуктивного его использования, создаст условия повышения качества исполнительского труда, сокращая сроки выполнения, но увеличивая общий объем работы.
В настоящее время нет единого, общепринятого определения сущности тайм-менеджмента. Так, С. Потапов определяет тайм-менеджмент, как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом [4]. Согласно Г. Архангельскому «тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями» [2, с. 23]. Д. Литвак рассматривает тайм-менеджмент как концепцию, согласно которой слово time (время) — это аббревиатура, обозначающая собственно время (time), информацию (information), деньги (money) и энергию (energy). По его утверждению, управление этими четырьмя вещами и осуществляется при управлении временем. Таким образом, применяемые техники направлены не на то, чтобы успеть больше, а на то, чтобы достичь большего [3]. Нами предлагается понимание тайм-менеджмента (организации времени, управления временем) как технологии упорядочения времени, направленной на повышение эффективности его использования.
Внутреннюю структуру тайм-менеджмента можно представить, как взаимосвязь составных частей:
– постановка цели (анализ имеющегося состояния и описание конечного результата);
– планирование конкретного промежутка времени (дня, недели, месяца);
– строгий учет и контроль времени;
– оптимизация временных ресурсов;
– организация мотивации.
Перенос представленной структуры в практическую плоскость ее использования даст заметную экономию рабочего времени, окажет значительное влияние на трудовую дисциплину и, в конечном итоге, положительно повлияет на эффективность труда. Практическое внедрение принципов данной технологии в организацию производственных процессов сделает их более эффективными и высоко результативными.
В статье Дмитрия Шапошникова «Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем» [5] выделены принципы и правила построения эффективной системы применения тайм-менеджмента на практике. Автор статьи полностью разделяет мнение Д. Шапошникова и согласен с предложенным подходом к управлению временем. В основу рационального распределения времени положен основной принцип, на котором акцентируют внимание все сторонники достижения эффективности трудовых процессов за счет внедрения технологии тайм-менеджмента — принцип планирования работы.
Рис. 3. Правила построения эффективной системы тайм-менеджмента
Людям свойственно откладывать что-то на потом, на лучшие времена, когда у нас будет достаточно опыта или средств, но, к большому сожалению, такие времена не наступают. Важно начинать действовать в ту же минуту, когда у вас появляется идея или возможность что-то делать. Особое значение имеет фактор времени в работе, где необходимо отличать важные дела от неважных, ставить их на первое место, и сразу же браться за их выполнение. Однако во время работы мы часто отвлекаемся на второстепенные дела (звонки, разговоры, просмотр передач, звучащую музыку и проч.), все это отнимает время. Важно научиться отдаваться работе полностью, сосредоточиться на ней, не обращая внимания на внешние раздражители. Этому и учит тайм-менеджмент.
Литература:
- Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией. М., 2005.
- Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. М., 2014.
- Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать / Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. — 2015. URL:http://www.gd.ru/articles/4011-upravlenie-rabochim-vremenem
- Потапов С. Как управлять временем (Тайм-менеджмент). М., 2006.
- Д. Шапошников. Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем, реальные примеры из жизни (мой опыт). URL: http://infobiznesblog.ru/
