В статье рассматриваются основные правила оформления электронных деловых писем и ведения интернет-переписки. Автор определяет отличия электронной деловой корреспонденции от традиционной, представленной на бумажных носителях, формулирует основные нормы электронной деловой переписки. В конце статьи следует вывод о том, что на сегодняшний день остро стоит проблема чёткого определения и кодификации правил ведения и оформления электронной деловой переписки, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Ключевые слова: деловое общение, коммуникация, электронная почта, электронная переписка, реквизиты, адресат, адресант.
В условиях стремительного темпа современной жизни обществом востребована высокая скорость передачи информации, в том числе и деловой. Поэтому всё большую роль играет компьютеризация социальных коммуникаций, то есть общение посредством интернет-сети. Сегодня широкое распространение получило официальное ведение электронной переписки между деловыми партнерами, учреждениями, а также внутри организаций [1].
Одним из самых распространённых видов коммуникации, позволяющих осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени и оперативно решать возникающие вопросы, является электронная почта. Электронные деловые письма на сегодняшний день почти совсем вытеснили стандартные.
На первый взгляд, электронная деловая корреспонденция практически не отличается от традиционной, представленной в бумажном варианте. Однако отличия всё-таки есть. Например, в электронных письмах отсутствуют некоторые привычные реквизиты (дата, время, отправитель, получатель), поскольку выставляются автоматически. Кроме того, электронная коммуникация способствует снижению формальности общения: оно приобретает полуофициальный характер. Это происходит за счёт снижения количества канцеляризмов, шаблонных фраз, повторов слов, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов [2, с.335]. Допускается некоторая эмоциональная окрашенность делового письма и выражение личного отношения к адресату. Следовательно, на практике постепенно вырабатываются нормы ведения и оформления электронной деловой переписки. К числу основных правил можно отнести следующие:
1. При отправке электронных сообщений необходимо заполнить три поля: «Кому», «Тема» и поле для размещения текста письма (так называемое «тело письма»). В поле «Кому» вводится электронный адрес получателя. В поле «Тема» кратко и информативно определяется тема письма (т. е. о чём оно). Например: «Конференция в г. Москве», «Отчёт о совещании», «Приглашение на презентацию» и т. п. В теле письма размещается сам текст.
2. Начинать письмо нужно с приветствия, используя следующие формулы: «Здравствуйте, Имя!", «Здравствуйте, коллеги!" или «Уважаемый ИО!" и т. п. Популярную сегодня фразу «Доброго времени суток» лучше не употреблять. Это считается дурным тоном и признаком невысокого уровня грамотности адресанта. Допускается отправление письма без обращения, если ФИО адресата по каким-либо причинам неизвестно. В таком случае сразу переходят к сути вопроса. Однако в подобной ситуации филологи советуют всё же поприветствовать того, кому назначено письмо, общепринятым «Здравствуйте!»
3. Заканчивают письмо, используя формулы прощания: «С уважением,…»., «Искренне Ваш(а)…»., «С наилучшими пожеланиями, …» и т. п. Подпись в конце письма позволит понять, кто конкретно является отправителем письма. При этом отправителю желательно указать свою должность и контактный телефон, чтобы получатель имел возможность связаться с отправителем для выяснения возникших вопросов.
4. Деловое письмо должно быть точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание данных, на которые ссылается отправитель (дата, место, время, и т. д.), а также отсутствие лексических и грамматических ошибок, поскольку точность напрямую связана с грамотностью и умением подобрать нужные слова в соответствии с их лексическим значением. Лаконичность заключается в умении передать максимум информации при минимуме используемых языковых средств. Избыточность информации приводит к тому, что суть письма затуманивается, его становится тяжело читать и воспринимать.
5. Текст письма должен быть предельно понятным. Поэтому не рекомендуется использовать профессиональный сленг, сложные аббревиатуры (их необходимо расшифровывать), малопонятные, недавно вошедшие в обиход неологизмы («дедлайн», «тьютор», «лоукостер» и др).
6. Когда письмо содержит несколько вопросов или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Целесообразно использовать деление на абзацы или смысловые части, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию, пункты и подпункты.
7. Вложенные (прикреплённые) файлы нужно называть так, чтобы по их названию было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.
8. В тексте письма не должно быть не только ошибок, но и опечаток. Безграмотная или отправленная впопыхах корреспонденция, содержащая ошибки, опечатки, неуместные повторы одних и тех же слов, может дискредитировать отправителя в глазах адресата.
9. В электронной деловой переписке не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний.
10. Эмодзи (смайлики) в деловой корреспонденции не используются.
11. При ответах на деловые письма рекомендуется оставлять (не удалять) всю предыдущую цепочку сообщений. История переписки поможет обеим сторонам легко вспомнить перечень обсуждаемых вопросов и решения, принятые по ним.
12. На деловые письма рекомендуется отвечать при первой возможности. Оптимальное время — 20–30 минут.
13. Перед отправлением необходимо внимательно перечитать письмо несколько раз и проверить его на наличие фактических (правильно ли указаны все данные), логических, грамматических, орфографических и др. ошибок. При возникших сомнениях рекомендуется обратиться к словарям и справочникам.
На сегодняшний день, к сожалению, не существует четко сформулированных, кодифицированных правил ведения и оформления электронной деловой переписки, поэтому, на наш взгляд, остро стоит проблема определения этих правил, которые были бы доступны и понятны всем участникам делового общения.
Литература:
- Игнатьева Е. Правила деловой переписки по электронной почте // Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» — 2020 — № 07 // URL: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/50428-pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte/ (дата обращения: 01.10.2020)
- Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Культура речи государственного служащего: учебно-практическое пособие / Л. А. Введенская и др. — Ростов н/Д: Феникс, 2011. — 473 с.
