Управление предприятием газовой отрасли ООО «Газпром добыча Ноябрьск» (далее — Общество) — это очень сложный процесс, который направлен на обеспечение его устойчивого финансового и социально-экономического развития. При этом обязательным условием эффективного управления является оперативность и достоверность информации, как на бумажном носителе, так и на электронном. Поэтому для успешного развития современному предприятию необходимо внедрение инновационных технологий в сфере хранения документов.
В деятельности Общества образуются различные документы, которые составляют документальный фонд организации. И только часть документального фонда составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации 3. Согласно закону об архивном деле, организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность своих документов в течение сроков, установленных перечнями 1.
Принимая во внимание значимость архивных документов, сотрудники архива Общества, руководствуясь действующими нормативными актами в области архивного дела, обеспечивают сохранность документов, определяют сроки их хранения, проводят отбор и уничтожение документов, исполняют социально-правовые запросы. За все годы собран большой объем архивных документов на бумажных носителях, в архиве хранятся документы постоянного срока хранения за 42 года. И несмотря на хорошее оснащение архива Общества компьютерной техникой, традиционный архив сохранял приоритет.
Все же некоторые трудности при работе с бумажным архивом существуют. Прежде всего они связаны с огромными массивами архивных документов и техническим оснащением архивов на предприятиях. Поэтому из-за необходимости постоянного расширения площадей и снижения качества сохраненной информации, вызванного разрушением бумаги, долговременное хранение бумажных документов очень затруднительно. Документы на бумажном носителе могут выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться и вследствие этого информация может частично или полностью утеряна. К тому же, довольно сложно вести учет бумажного архива с помощью карточек и журналов. Все это требует значительных средств для поддержания архива в надлежащем состоянии. Таким образом, современным и результативным решением этих проблем является создание электронного архива. К тому же, развитие современных технологий свидетельствует о возрастающем значении электронных архивных систем.
В последнее десятилетие в Обществе активно внедряется информатизация и в целях оперативного учета и поиска документов создаются различные операционные системы. В 2008 году внедрена операционная система Microsoft Navision Axapta 2009, которая используется для: финансового, торгового и логистического учета; управления физическими складами; учета проектов и дискретного производства; сводного планирования; управления персоналом; для расчета зарплаты персонала; управления бизнес-процессами. В этой программе есть модуль «электронного хранилища документов», к которому имеют допуск лишь несколько специалистов предприятия, имеющие права администратора. То есть, они могут вносить отсканированные документы, перемещать их из папки в папку, удалять, формировать отчеты. Все документы сканируются в цветном режиме, чтобы было видно, что образ создан с оригинала. Отсканированные документы в электронном архиве хранятся в папках, которые имеют определенную структуру. За период 2008–2012 гг. эта операционная система несколько раз дорабатывалась, так как невозможно сразу продумать все функции необходимые для работы с документами. Доработка системы производилась в основном по улучшению работы с бухгалтерскими документами. Следует отметить, что данная программа не могла удовлетворить потребности предприятия для хранения документов постоянного срока хранения.
Все сказанное позволяет сделать вывод, что многие актуальные вопросы управления электронными документами в архиве Общества еще только предстоит решить. Поэтому создание и ведение электронного архива рассматривается как одно из основных направлений, как работы с документами, находящимися на хранении в архиве, так и как функции создания удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Электронный архив позволит экономить временные трудозатраты на поиск, обработку документа и сохранить документы на бумажном носителе, так как от снятия копий с документов, текст выгорает, бумага разрушается. Таким образом, перед Обществом появилась новая задача — организация хранения больших массивов кадровых документов постоянного срока хранения в электронном виде. Работники архива давно обратили внимание именно на эту документацию и отметили ее практическую значимость.
Как правило, электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо уже созданных электронных документов самой организации. Следует отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией, и не только поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Это технологии и производственные процессы, которые обеспечивают весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через организацию хранения и обеспечение сохранности.
Стремясь идти в ногу со временем и адекватно выполнять работы по сбору, учету и хранению кадровой документации, а также по исполнению запросов граждан и организаций, в Обществе принято решение об установке программного обеспечения ЭЛАР «САПЕРИОН». Данная программа предназначена для организации работы с документами, автоматизации их сбора и обработки, создания и управления единым электронным архивом предприятия. К основным функциям и свойствам данной системы относятся: централизованная обработка и ввод документов; единые принципы хранения документов; интеграция документов и данных; синхронизация хранения бумажных и электронных документов; электронный архив; защищенная совместная работа с документами.
В октябре 2012 года специалистами «ЭЛАР» были установлены лицензии на сервер и на рабочие места работников архива, а также программное обеспечение на все компьютеры архива. После установки системы электронного архива специалисты провели тестирование системы, устранили выявленные ошибки, а затем провели обучение пользователей (работников архива) и IT-специалистов Общества.
В настоящее время в электронном архиве кадровой документации хранятся дела по личному составу и постоянного срока хранения. Комплектование электронного архива проходит в несколько этапов: сканирование документов; импортирование электронных образов документов в программу; заполнение карточки учета и поиска на каждый документ.
Наиболее трудоемкой и ответственной частью является перевод в электронные образы архивных документов, поскольку документы могут быть разного формата и качества. Сканирование документов проводится двумя основными методами: на поточном сканере Fujitsu в режиме ручной подачи — дела, которые поступают на хранение за последние годы и которые еще не переплетены и на книжном (планетарном) сканере — дела, которые переплетены и не подлежат разброшюровке. Бесконтактный способ сканирования и безопасное освещение без инфракрасного и ультрафиолетового излучения на книжном сканере исключают риск повреждения документов, обеспечивая деликатное обращение с любыми оригинальными, и поврежденными оригиналами и т. п. Следует отметить, что сканирование документов осуществляется с сохранением файлов в формате PDF/А, который установлен Правилами 3 и закреплен в стандарте по управлению документацией 4.
Оцифровка архивных документов Общества за период 1977–1998 гг. заняла около пяти месяцев. А вот этап индексации оказался наиболее продолжительным и растянутым, так как необходимо проверять качество отсканированных документов, описание оцифрованных образов проводилось на уровне каждого документа вручную. Что касается дел последних лет, то большинство этих документов уже существуют в электронном виде — в системах электронного документооборота, в корпоративных файловых хранилищах, в компьютерах работников Общества.
Итак, из полученных электронных образов и создается электронный архив — единое структурированное хранилище, работы которого соответствуют работам традиционного архива. Основная задача данного архива — обеспечение централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. Следует отметить, что система электронного архива кадровой документации в Обществе полностью соответствует требованиям законодательства по защите персональных данных, согласно которым предприятия, работающие с персональными данными, обязаны гарантировать их надежную сохранность 2. Это достигается несколькими способами и эти меры создают необходимые условия для надежного, защищенного хранения персональных данных сотрудников Общества.
В заключении отметим, что электронный архив позволяет оптимизировать архивную деятельность Общества и минимизировать риски по утрате ценной информации. В сравнении с традиционным, электронный архив способствует значительному сокращению временных затрат на поиск необходимых документов для исполнения социальных запросов, снижает необходимость обращения к бумажным документам за счет доступа к их электронным образам, при этом значительно сокращает площади архивохранилищ. Кроме того, электронный архив не заменяет, а дополняет традиционный.
Литература:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2004. — № 43. — Ст. 4169.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2006. — № 31. — Ст. 3451.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). — Текст: электронный // КонсультантПлюс: справочно-правовая система: [сайт]. — URL: http://www. consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 185738/ (дата обращения: 20.12.2020).
- Стандарт ISO 19005–1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». — Текст: электронный // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации: [сайт]. — URL: http://docs.cntd.ru/document/431889867/ (дата обращения: 20.12.2020).
