Современное программное обеспечение раскрывает весь потенциал бухгалтеров и финансовых команд. Теперь они могут легко преодолеть многие из медленных, утомительных задач, которые им часто приходится выполнять. Имея под рукой точные, актуальные данные, бухгалтеры могут быть надежными, эффективными деловыми партнерами, в которых нуждаются их компании.
Ключевые слова: автоматизация, бухгалтерский учет, финансовая отчетность, оптимизация, анализ.
В настоящее время многие организации испытывают потребность в автоматизации внутренних бизнес-процессов ради снижения операционных издержек и повышения производительности.
Автоматизация бизнес-процессов в организации может быть невероятно полезной, потенциально позволяя организациям снизить стоимость автоматизированных рабочих функций на 30–40 % при одновременном удвоении их эффективности. Однако отказ от автоматизации может означать, что ресурсы потрачены впустую, и может отбить у организаций охоту заниматься другими проектами автоматизации в течение длительного времени, в конечном итоге отставив их от конкурентов, которые используют автоматизацию и заставляют ее работать.
Неудача проекта автоматизации часто объясняется плохим выбором варианта использования для первоначального испытания или доказательства концепции. Согласно некоторым исследованиям, это, возможно, является причиной более трети неудачных реализаций автоматизации.
Определение правильной возможности автоматизации может быть сложной задачей, но это не должно препятствовать внедрению автоматизации в организации.
Автоматизированный учет предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:
— проведение математических расчетов (расчет налогов и сборов, итогов);
— создание образцов и сводных отчетов;
— хранение информации (справочники, журналы);
— заполнение бланков (счетов-фактур).
Возложение вышеперечисленных задач на оборудование не означает, что роль специалиста была девальвирована. Напротив, нагрузка на него возрастает, он принимает решение о способе отражения операций в системе, осуществляет аналитические и контрольные процедуры, осуществляет первичную регистрацию документов в базе данных.
Автоматизация бухгалтерского учета — это ведение бухгалтерского учета на предприятии с использованием информационных технологий и может быть локальной, когда охватывается конкретная область бухгалтерского учета, и полной или комплексной, когда охватывается автоматизация всех разделов бухгалтерского учета предприятия.
Автоматизация дает менеджеру возможность быстро определить:
— самый крупный должник;
— сколько денег нужно получить;
— бесплатные финансы компании;
— возможность своевременно совершать необходимые платежи;
— текущая динамика продаж;
— тенденции роста просроченной задолженности и т. д.
Этапы переноса автоматизации бухгалтерского учета.
Анализ необходимости автоматизации, выполняемый собственным или привлеченным аудитором.
Оптимизация бухгалтерского учета осуществляется собственным или привлеченным высококвалифицированным бухгалтером для предотвращения попадания существующих ошибок в систему.
Выбор шкал определяет область и последовательность, в которой будет осуществляться автоматизация разделов учета.
Постановка задачи.
Выбор программного и аппаратного обеспечения.
Внедрение системы.
Обучение.
Опытное тестирование и своевременное обновление системы.
Первый этап: сбор и систематизация информации
Изучение внутренних документов:
— учетная политика;
— план счетов;
— должностные инструкции сотрудников, участвующих в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, поставщиков, представителей отдела продаж).
Анализ порядка и механизмов обработки документации:
— расписание рабочего процесса;
— маршруты распространения информации;
— распределение должностных обязанностей.
В июне 2019 года «Почта России» объявила конкурс на создание, внедрение и оказание услуг по сопровождению единой информационной системы планирования и учета рабочего времени сотрудников отделений почтовой связи (WFM-система). Стоимость была работ оценена в 588 млн рублей.
Так на рисунке 1 представлена схема автоматизации рабочих мест на АО «Почта России».
Рис. 1. Схема автоматизации рабочих мест на АО «Почта России»
На рисунке 2 представлена автоматизация рабочих процессов исполнения функций по сбору потребностей со всех структурных подразделений АО «Почта России».
Рис. 2. Автоматизация рабочих процессов исполнения функций по сбору потребностей со всех структурных подразделений АО «Почта России»
Процессы создания и внедрения системы были разделены на четыре этапа. Первый этап (4 месяца) состоял из обследования процессов, формирования проектной документации и написание технического задания.
Второй (5 месяцев) был направлен на реализацию интеграционных процессов и разработку прототипа системы. В рамках третьего этапа (4 месяца) проходило тестирование системы на трех филиалах.
Затем, в ходе четвертого этапа (11 месяцев), прошло тиражирование решения на всю региональную сеть почтового оператора. После этого произошла передача системы на техническое сопровождение.
Рис1 3. Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения программы
Рис. 4. Экономический эффект от внедрения WFM-системы
Многочисленные модули WFM-системы реализовываются на единой технологической платформе. ПО размещаются в ЦОД «Почты России». Связь с системой поддерживают пользователи через браузер.
Данная система дает возможность эффективного планирования графиков работ и автоматизацию учета рабочего времени сотрудников отделений почтовой связи.
Процессы, которые реализуются путем внедренной системы, позволяют повышать производительность труда работников и оперативно принимать решения при управлении использования рабочего времени.
Итоги создания системы — рост утилизации времени персонала на семь процентов от настоящего уровня. В том числе, высокий уровень клиентоориентированности, путем снижения среднего времени ожидания в очереди напять процентов.
Литература:
- Автоматизация бухгалтерского учёта. Обзор эффективных инструментов для автоматизации вашего предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://promdevelop.ru/business/avtomatizatsiya-buhgalterskogo-uchyota/. — Загл. с экрана.
- Преимущества автоматизации бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/avtomatizaciya-buhgalterskogo-ucheta/. — Загл. с экрана.
- Деятельность АО «Почта России» [Электронный ресурс]. — Режим доступа:https://www.pochta.ru/mission-and-strategy. — Загл. с экрана.
