В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации. Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.
Ключевые слова: система управления персоналом, кадровая служба, кадровое делопроизводство, документооборот.
Актуальность выбранной темы: на современном этапе развития экономических отношений на уровне отдельного хозяйствующего субъекта вопросам правильной организации и документирования трудовых отношений уделяется все больше внимания.
Постоянно развивается и совершенствуется трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для предприятий всех форм собственности. Хорошие специалисты кадровой службы становятся, чрезвычайно востребованы на рынке труда Российской Федерации. Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют с одной стороны — юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а другой стороны — избежать возможных рисков в процессе разрешения трудовых споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др.
Некоторые из этих документов могут понадобиться и в ходе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением хозяйственной и предпринимательской деятельности.
Однако ситуация с документированием трудовых отношений на предприятии далека от совершенства и имеет большое количество недочётов. Многие российские предприятия не придают большого значения и не уделяют должного внимания значению кадровой документации. Те руководители предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать без штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной организации кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает понимание места и роли кадровой документации.
Теперь сравним процесс документооборота (его организацию) в России и как этот же процесс происходит за рубежом. В отличие от российских реалий, за рубежом организация кадрового делопроизводства построена иным образом. Большинство документов ведётся в электронном виде. Стоит и очень важно отметить, что зарубежный (США, Европа) опыт применения информационных технологий в кадровом документообороте (КД) и документационном обеспечении наиболее наработан, по сравнению с Россией. Еще в далеком 2001 году был принят стандарт по управлению документами ISO: 15489–1–2001. В России этот стандарт был утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28- ст под названием «ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
В 2001году в Европе же была разработана и введена в эксплуатацию спецификация под названием «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота» (MoReq), которая сейчас усовершенствована и действует в новой версии MoReq2. Наличие этой спецификации подтверждает тот факт, что управление документами за рубежом не представляется возможным без применения информационных технологий. Нет разделения на бумажное и электронное кадровое делопроизводство, как принято в нашей стране. За рубежом документооборот представляет собой единую систему, которая основана на использовании современных информационных технологий.
Ещё одно важное отличие, которое стоит отметить и уделить этому внимание заключается в том, что в соответствии со стандартом ISO: 15489–1–2001, процесс работы с документацией начинается не с момента регистрации документа (что для Российской системы делопроизводства является ключевым моментом), а с его экспертизы и определения сроков хранения. Регистрация, конечно же, ведется, но не является первостепенным действием.
В отличие от организации зарубежного кадрового делопроизводства в России достаточно большое внимание уделяется такой функции как контроль исполнения документов. В России она имеет очень большое значение, в то время как за рубежом этому действию не уделяется особого внимания.
Теперь посмотрим на сравнительную характеристику российских и зарубежных методов ведения документооборота, которые способствуют выявлению отличий между ними, представлено в таблице 1. [2] [3]
Таблица 1
Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота
|
Признак |
Российские методы организации кадрового документооборота |
Зарубежные методы организации кадрового документооборота |
|
Характер |
Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель-исполнитель) |
Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя рук. |
|
Контроль |
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т. д. |
Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля |
|
Регистрация |
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии. |
Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается |
|
Бумажный носитель |
Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учётных системах. |
Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией. |
Как видно из таблицы 1.1, российские и западные методы организации документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы компании, работающие в России, все больше склоняются к западным методам, т. к. они менее трудо- и временезатратны, что также сказывается на экономических показателях деятельности. В России причиной неполного перехода к электронному документообороту в большинстве случаев является высокая степень консерватизма сотрудников и недоверие к СЭД: сотрудники привыкли вести документооборот в бумажном виде и не желают переобучаться, либо не верят, что система обеспечивает безопасную обработку документированной информации организации. В результате в российских компаниях зачастую документооборот абсолютно не автоматизирован, либо частично автоматизирован, и все сотрудники вынуждены выполнять одни и те же делопроизводственные операции дважды: в СЭД и бумажном виде.
Основываясь на вышеперечисленных особенностях отечественной концепции, можно сделать вывод, что российская практика электронного делопроизводства на сегодняшний день имеет существенные недостатки: отсутствие комплексности автоматизации делопроизводства и вертикальный характер документооборота приводят к снижению производительности труда в связи с увеличением объема выполняемых сотрудниками задач. У российской практики организации документооборота также есть и свое специфическое преимущество — обеспечение на разных уровнях управления максимального контроля выполнения процессов, протекающих в организации, за счет централизованной регистрации документов посредством использования специальных журналов и карточек. [2]
В РФ был запущен эксперимент по переходу на электронный документооборот, целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.
Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.
Эксперимент показал некоторые проблемы внедрения электронного кадрового документооборота, вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.
Рассмотрим в качестве примера организацию процесса кадрового документооборота (делопроизводства) на одном из оборонно-промышленных предприятий Нижнего Новгорода. В ходе анализа кадрового делопроизводства были выделены следующие проблемы:
– Регистрация документов ведётся в журнальной форме, что осложняет поиск документов;
– Очень большое количество документов, возникают проблемы с хранением такого количества информации;
– Очень большая часть времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведётся без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства;
– Затрачивается время на согласование, утверждение документов и их рассылку (например, в приказе должна расписаться начальник отдела по персоналу, а чтобы эту подпись получить, нужно отдельно выбрать время и прийти в отдел по персоналу, который находится в отдельном здании);
– Из-за огромного количества копий часто выходит из строя офисная техника и тратится большое количество бумаги;
– Не формируется образ современного работодателя.
Процесс организации кадрового документооборота на оборонно-промышленном предприятии полностью совпадает с российскими методами организации кадрового документооборота.
Для устранения вышеперечисленных недочётов предлагается внести предложения (мероприятия) по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота.
При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов. Внедрение автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.
Прогресс (развитие) не стоит на месте, не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным.
Перечислим 3 основных «кита» на которых стоит автоматизация кадров:
Выделяется 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:
- Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
- Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упростить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
- Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т. д.
Пример автоматизации: внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным. Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины . [4]
Также для примера возьмём компанию Ростелеком, в которой активно занимаются внедрением электронного документооборота.
ПАО «Ростелеком» (www.company.rt.ru) — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений, который присутствует во всех сегментах рынка и охватывает миллионы домохозяйств, государственных и частных организаций.
Компания занимает лидирующие позиции на рынке услуг высокоскоростного доступа в интернет и платного телевидения. Количество абонентов услуг ШПД превышает 13,5 млн, платного ТВ «Ростелекома» — 10,8 млн пользователей, из них свыше 6,1 млн — IPTV. Дочерняя компания «Ростелекома» оператор Tele2 Россия является крупным игроком на рынке мобильной связи, обслуживающим совместно с «Ростелекомом» более 46 млн абонентов и лидирующим по индексу NPS (Net Promoter Score) — готовности пользователей рекомендовать услуги компании.
Компания — признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, кибербезопасности, дата-центров и облачных вычислений, биометрии, здравоохранения, образования, жилищно-коммунальных услуг. Компания одной из первых начала активно внедрять электронный кадровый документооборот и уже добилась следующих положительных результатов:
– Для каждого типа документа в системе реализован маршрут его обработки, который состоит из обязательных и необязательных этапов и зависит от типа документа и особенностей настройки. В зависимости от потребностей администратор или пользователь могут самостоятельно настроить количество и последовательность этапов согласования;
– Для удобства работы и в целях контроля соблюдения процесса согласования документа, описанного в регламентирующих документах, в системе реализована возможность создания шаблонов с преднастроенным списком сотрудников, ответственных за согласование и подписание.
В ходе согласования и подписания документа цветовая индикация принятых решений оперативно подскажет сотруднику о статусе согласования. В ходе согласования и подписания документа участники этапа могут запросить согласование до визы у подчиненных и на основании их комментариев к документу принять решение по документу;
– В системе реализована автоматическая и ручная регистрация. Способ регистрации документа зависит от типа документа или параметра, указанного пользователем на этапе создания документа;
– В системе реализована возможность настройки сроков исполнения задач в рамках типа и вида документа. Система автоматически напомнит пользователю об истечении срока исполнения задачи по документу или необходимости принятия решения;
– В системе реализована возможность получения уведомлений о событиях, происходящих с документом: согласовании, отказе в согласовании, подписании, создании поручений и т. д. Пользователю в личную папку в системе и на электронную почту направляются уведомления обо всех событиях, связанных с прохождением документа по маршруту, что позволяет оперативно реагировать на изменения;
– В системе реализован полный цикл работы с поручениями: создание, исполнение и контроль, контрольные и неконтрольные виды поручений. Возможности системы позволяют оперативно отслеживать исполнение поручений. Гибкий механизм контроля исполнения поручений позволяет контролеру оперативно принимать решение по контрольным поручениям, в случае необходимости изменяя информацию об истечении срока исполнения.
Вывод: внедрение единой СЭД помогло объединить информационное пространство территориально-распределенных филиалов ОАО „Ростелеком“. Это позволило систематизировать и регламентировать процессы документооборота в компании, а также упорядочить работу подразделений с документами. [6]
Уже сейчас ежедневно в единой системе создается более 30 тысяч документов. Всего за 2012 год в ЕСЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений [5]
Решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.
Литература:
- Документационное обеспечение управления персоналом [Текст]: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 520 с. — (Бакалавр. Прикладной курс). — ISBN 978–5–9916–4000–8. (Дата обращения:17.04.2021)
- Сравнительная характеристика российской и зарубежной концепций организации электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: https://na-journal.ru/4–2018-gumanitarnye-nauki/1289-sravnitelnayaharakteristika-rossijskoj-i-zarubezhnoj-koncepcij-organizacii-ehlektronnogo-dokumentooborota (Дата обращения:17.04.2021)
- Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.brandmanage.ru/flcs-109–1.html (Дата обращения:17.04.2021)
- Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.klerk.ru/blogs/lexintel/493751/ (Дата обращения:18.04.2021)
- Ртк. СЭД / ПАО «Ростелеком» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ecm.digitalleague.ru/projects/rtk_vnedrenie_esed/ — статья в интернете(Дата обращения:18.04.2021)
6. Переход на электронный кадровый документооборот [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://zakon.ru/blog/2020/03/10/perehod -статья в интернете (Дата обращения:18.04.2021)
