Поскольку технологии автоматизации быстро развиваются, а ранние приверженцы демонстрируют свою эффективность, настало время понять и определить приоритеты возможностей роботизированной автоматизации процессов документооборота. И предпринять важные шаги по подготовке к продуманному, прогрессивному развитию.
Ключевые слова: система электронного документооборота, автоматизация, автоматизация процессов.
СЭД, или система электронного документооборота, — это надежное программное обеспечение, предназначенное для централизации соответствующих документов и инженерных чертежей организации, заменяя тем самым устаревшие, разрозненные или ручные системы.
Предприятия полагаются на СЭД, чтобы обеспечить единый, последовательный источник истины, который может упростить сотрудничество, облегчить соблюдение требований, упростить контроль версий документов и в конечном итоге привести к значительной эффективности и рентабельности инвестиций [1].
Предприятия и организации считают, что хорошо спроектированная и правильно реализованная СЭД может помочь их пользователям решать некоторые из наиболее избыточных, рутинных и подверженных ошибкам задач повседневной работы.
Используя надежные функции системы управления документами, сотрудники работают быстрее и эффективнее, особенно когда это дает им возможность [2]:
— исключить распечатки и ручные процессы;
— получать мгновенный доступ к соответствующей информации и документам непосредственно на мобильных устройствах;
— навигация и поддержание взаимосвязи между документами, моделями проектирования и физическими пространствами или активами;
— получать доступ к точной и полной документации — независимо от источника и формата — всего за несколько кликов;
— обеспечивать контроль версий документов и управление контентом, чтобы предотвратить работу пользователей с неправильными или устаревшими версиями;
— иметь возможность своевременно узнать, что пользователи имеют доступ к полной и актуальной документации, связанной с рабочими заказами или другими бизнес-процессами;
— поддерживать качество, точность и полноту данных и метаданных в единой системе
СЭД — это больше, чем цифровой картотечный шкаф. Это органайзер документов, распределитель и интегратор, который упростит процессы и позволит команде использовать данные, а не просто копаться в них.
При выборе системы СЭД для организации необходимо знать, что лучшие системы электронного документооборота включают в себя следующие функции.
Простые в настройке рабочие процессы.
Контроль версий и процессы утверждения помогут оптимизировать информацию о рабочем процессе, такую как тип документа и количество рабочих копий. Это может в конечном счете упростить совместную работу и гарантировать, что все работают на нужной странице в нужное время.
Автоматический контроль версий документов и аудит помогают гарантировать, что все версии и черновики документа точно записываются и управляются членами команды и устройствами. Этот тип управления контентом может помочь соблюдению нормативных требований и гарантировать, что все пользователи имеют доступ к актуальной, точной информации, чтобы максимизировать производительность, оставаться в безопасности и обеспечивать целостность данных.
Упрощенное управления документами.
Хранение документов и совместное использование документов более удобное для пользователя за счет программного обеспечения. Есть возможность делиться документами, организовывать свои электронные файлы, упрощать документооборот, контролировать форматы файлов, упрощать индексацию документов и оптимизировать общий доступ к файлам всего за несколько кликов.
Простое соблюдение требований.
Поддержание постоянного соответствия требованиям регулирующих органов требует легко отслеживаемых аудиторских отчетов, строгих разрешений документов. Правильное программное обеспечение для управления документами может помочь установить разрешения и контролировать доступ к документам, чтобы облегчить постоянное соблюдение требований. Он также может подключать документы к графикам хранения записей, что позволяет команде легко превращать активные документы в совместимые записи.
Возможности параллельной работы.
С ручным вводом данных или разрозненными системами управления документами только человек имеет доступ к обновленному документуи никто больше не может работать над одним и тем же проектом, пока этот документ не будет совместно использован или скопирован. Это приводит к неэффективности, ведет к низкой производительности, плохому исполнению, неэффективному ведению записей — и даже травмам. Правильная СЭД позволит избежать таких проблем с возможностями нескольких сайтов и широко доступной схематической информацией, чтобы помочь пользователям понять встроенную среду, планировать и выполнять заказы на работу, а также выполнять одновременное проектирование.
Упрощенный ввод данных.
Если нужные данные отсутствуют или их трудно найти, может быть трудно выполнить рабочие заказы или завершить рабочие процессы. Правильная СЭД может потребовать заполнения определенных полей и организации соответствующих документов, чтобы убедиться, что нужная информация находится в нужном месте в нужное время.
Инструменты совместной работы.
Надежная система управления документами обеспечит возможности и инструменты, необходимые команде для эффективного изменения документов и оптимизации процесса обновления или принятия решений. Это включает в себя инструменты разметки, такие как аннотации, редактирование, выделение, штампы и текстовые поля.
Интуитивная организация системы.
Как и любой картотечный шкаф или библиотека, СЭД должна быть эффективно иерархически структурирована, организована и индексирована, чтобы быть полезной. В системе управления документами цифровые документы должны быть доступны в центральном хранилище и могут быть организованы по любым выбранным параметрам, включая дату создания, отдел и многое другое.
Простое обнаружение и поиск документов.
Найти нужную информацию в нужное время проще, чем когда-либо, благодаря иерархической структуре, метаданным, функциям поиска и архивирования. Эти инструменты помогут вам отслеживать ключевые вехи, такие как даты создания, изменения, обзоры и статусы утверждения, а также легко искать и находить нужные файлы в папках и репозиториях.
Рассмотрим преимущества электронного документооборота:
Чтобы повысить эффективность процессов и повысить производительность, СЭД может обеспечить представление о том, как используются документы и насколько хорошо работают документооборотные процессы. Это можно использовать для вознаграждения сотрудников, реструктуризации процесса и повышения рентабельности инвестиций.
Устранение необходимости выделять физическое пространство, пропускную способность сотрудников и операционные бюджеты для обслуживания хранилища файлов и организации [3].
Повышенная безопасность.
Нарушения данных, потеря документов и проблемы с соблюдением требований являются очень реальными болевыми точками, особенно в неорганизованной цифровой облачной среде. Контролируя доступ к информации и предлагая последовательные обновления безопасности, СЭД может помочь организации эффективно решать и обходить такие проблемы.
Повышение эффективности в масштабах всей компании.
Извлечение данных, внедрение рабочих процессов, выставление счетов, заключение контрактов — все эти внутренние процессы могут быть сложными и медленными. Автоматизированное извлечение данных, поисковые возможности и шаблоны рабочих процессов СЭД могут уменьшить такие места, тем самым повышая эффективность и время работы всей компании.
Глобальная обрабатывающая промышленность ежегодно теряет миллиарды долларов из-за незапланированных простоев, и становится все более очевидным, что для того, чтобы выжить в конкурентной, быстро меняющейся глобальной отрасли, организации должны постоянно искать пути повышения своей операционной эффективности.
Сразу же после внедрения СЭД можно заменить существующие бумажные архивы, резко сократив время и бюджет, затрачиваемые на управление бумажными записями. В долгосрочной перспективе более эффективный поиск и автоматизированное управление документами могут трансформировать эффективность и высвободить средства для других критически важных для бизнеса вертикалей.
Организации, внедряющие систему СЭД, увидят как немедленные, так и долгосрочные улучшения рентабельности инвестиций. После внедрения организации смогут перераспределять бюджет, который использовался на бумажных и ручных процессах. Со временем СЭД будет способствовать автоматизации процессов, использованию данных и максимальной эффективности бизнеса.
Литература:
- Внедрение системы внутреннего контроля [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://blog.iteam.ru/vnedrenie-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-problemy-i-resheniya/. — Загл. с экрана.
- Автоматизация документооборота [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210895-qqq-17-m5-avtomatizatsiya-dokumentooborota. — Загл. с экрана.
- Перспективы внедрения электронного документооборота [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.gd.ru/articles/10857-zachem-nujna-avtomatizatsiya-dokumentooborota. — Загл. с экрана.
