В статье освещается организация системы документооборота государственной организации в современных условиях. Это — в первую очередь, электронный формат документооборота, который предусматривает значительное повышение эффективности управления прохождением документов и контроля их исполнения.
Постоянное увеличение объема информации, получаемой и генерируемой организацией обусловливает потребность организовать свой механизм документооборота и управления данными таким образом, чтобы сэкономить время, усилия и средства, что привело к переходу на электронные документы и систему электронного документооборота, которые способствуют более эффективной организации управления посредством осуществления специальных операций для автоматической обработки данных, таких как индексирование, архивирование, сводка, поиск и извлечение. Поэтому вполне закономерным является научный интерес к системам электронной документации, учитывая возрастающее в геометрической прогрессии число организаций, которые имплементировали и используют такие системы.
Ключевые слова: СЭД, организация, документооборот, контроль, входящая документация, исходящая документация, управление.
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет организациям тратить меньше и больше зарабатывать. Определение эффективности рассматривается как результат достигнутой деятельности, относящийся к стоимости ее достижения [5]. Повысить эффективность организации можно как минимум двумя способами: за счет снижения затрат и / или увеличения результата. Хорошие системы электронного документооборота могут реализовать оба варианта. Чтобы оценить потенциальный экономический эффект от внедрения (СЭД), необходимо знать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение рутинных непродуктивных операций с документами. По оценкам западных консалтинговых компаний, на долю таких сделок может приходиться до 20–30 % от общего рабочего времени [13]. Таким образом, задача внедрения СЭД очень важна для структурирования и систематизации существующей информации, а также для успешной организации бизнеса.
Чтобы выбрать наиболее релевантную, максимально соответствующую требованиям имплементирующей организации СЭД, необходимо на начальном этапе (планирование) выделить спецификацию требований, бизнес-требования и функциональные требования к выбранной СЭД и изучить ее архитектуру.
Система электронного документооборота и делопроизводства ФКУ «Центравтомагистраль» (СЭДД) является составляющей СЭДД ФДА «Росавтодор». Соответственно, все процессы документооборота унифицированы. Это создает возможность беспрепятственного обмена документами, мониторинга их прохождения и оперативного поиска в единой информационной системе структуры «Росавтодора». СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» работает в составе единой информационно-телекоммуникационной сети «Росавтодора» на одном операторе связи под кураторством Минкомсвязи в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.11.2014 № 1240 «О некоторых вопросах по обеспечению использования сети передачи данных органов власти» и приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24.02.2015 № 55 «Об утверждении порядка использования сети передачи данных органов власти». В настоящее время в Росавтодоре эксплуатируется около 50 информационно-коммуникационных систем, созданных в разное время ориентировочно с 2002 года, обеспечивающих и автоматизирующих деятельность Федерального дорожного агентства.
Результаты исследования
На рис. 1 представлен процесс информационно-документального взаимодействия ФКУ «Центравтомагистраль» и ФДА «Росавтодор».
Рис. 1. Информационно-документальное взаимодействие ФКУ «Центравтомагистраль» и ФДА «Росавтодор»
В процессе информационного взаимодействия осуществляется двустороннее взаимодействие ФКУ «Центравтомагистраль» и ФДА «Росавтодор», а также ФКУ «Центравтомагистраль» и поставщиков (подрядчиков). Электронный документооборот между ФКУ «Центравтомагистраль» и ФДА «Росавтодор» осуществляется по четырем направлениям:
– основной поток в электронном документообороте проходит через СМВ, это — широкий спектр документов по основным операционным вопросам;
– информационные сообщения по дорожной обстановке проходят через АСУДД;
– бизнес-процессы функционирования СЭДД второго уровня (организационные и управленческие процессы, связанные с организацией документооборота и его мониторингом, а также хранением документов в системе ЕАИС) проходят через КИСУАСУ;
– по прочим каналам проходит оперативный обмен сообщениями, связанными с осуществлением конкретных узконаправленных вопросов (например, обеспечение безопасности информации).
Электронный документооборот между ФКУ «Центравтомагистраль» и ФДА «Росавтодор» осуществляется посредством информационной системы тендерных государственных закупок, а затем, после заключения контракта, непосредственно.
Следует отметить, что прямых документационных коммуникаций «Росавтодора» ФКУ «Центравтомагистраль» не осуществляется, работа субподрядчиков координируется через подрядчика («Центравтомагистраль»).
Для осуществления процессов электронного документооборота с «Росавтодором» в ФКУ «Центравтомагистраль» применяется единая информационная межведомственная система документообмена (в рамках СМВ). Для осуществления процессов электронного документооборота с поставщиками и подрядчиками применяются такие каналы, как электронная почта и почтовые отправления (в случае обмена оригиналами документов), а также в ряде случаев — непосредственный обмен документами.
На рис. 2 показана принципиальная схема осуществления документооборота внутри ФКУ «Центравтомагистраль» при взаимодействии с внешними организациями.
Рис. 2. Информационно-документальное взаимодействие ФКУ «Центравтомагистраль», сторонних организаций и ФДА «Росавтодор»
В системе документооборота ФКУ «Центравтомагистраль» можно выделить три контура:
– внешний (поставщики, подрядчики, прочие внешние организации и лица);
– межведомственный (взаимодействие в «Росавтодором» и его структурами);
– внутренний (документооборот внутри организации).
Во внешнем контуре для обмена документами используются открытые информационные системы, которые указаны выше. На входе в СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» находятся электронные документы, полученные через официальные каналы: ведомственные электронные почтовые ящики. Таким же образом происходит и отправка исходящих документов.
В ведомственном контуре электронного документооборота используются VPN-каналы связи, которые обеспечиваются ЕАИС «Росавтодора». На входе и на выходе электронные документы межведомственного характера идут по отдельным от внешних каналам, с использованием прикладных систем. К категории прикладных относятся такие системы как:
– «Управление госзаказом»;
– «Ремонты»;
– «Строитель»;
– «Система документооборота»;
– «Управление госимуществом»
– прочие.
К блоку обеспечивающих, в том числе относятся;
– система телефонии;
– видеоконференцсвязь;
– кондиционирования технологических помещений.
Информация из систем от ФКУ поступает по защищенным каналам связи в «Росавтодор». В «Росавтодоре» информация консолидируется, обрабатывается и передается в системы других организаций, таких как Минтранс, Минкомсвязь, Казначейство и другие
Внутренний документооборот обеспечивается программно-информационной средой СЭДД организации. При этом, вход «физических» документов, поступающих в организацию, обеспечивается таким средством оцифровки, как сканирование (рис. 3).
Рис. 3. Функционирование СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» на этапе входа
Далее входящие документы, как показано на рис. 3, проходят обязательный ступенчатый этап рассмотрения. Затем документ доходит постепенно до непосредственного исполнителя, которому поручается обеспечить выполнение тех или иных задач, связанных с документом. При этом, на каждом этапе прохождения документа осуществляется визирование: электронная виза представляет собой распоряжение нижестоящим исполнителям. Затем непосредственный исполнитель обязан предоставить отчет о выполнении непосредственному руководителю, поручившему данную задачу (задачей руководителя является контроль исполнения). Далее отчет об исполнении документа передается обратно по тем же ступеням управленческой вертикали, по которым и осуществлялось распорядительное визирование.
Данный процесс представлен на рис. 4. Весь путь документа осуществляется в СЭДД ЕАИС ФКУ «Центравтомагистраль». Это позволяет фиксировать не только путь документа до исполнителя и обратно, но и весь процесс контроля исполнения распоряжений по входящему документу.
Рис. 4. Путь входящего документа в системе СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль»
Далее обратимся к организации внутреннего электронного документооборота в ФКУ «Центравтомагистраль». Внутренние документы подразделяются на следующие категории:
– проектные (в том числе, сметно-расчетные);
– инициативные (сотрудник-исполнитель инициирует рассмотрение определенной проблемы, например, по вопросу качества выполняемых подрядчиками работ);
– распорядительные (приказы и распоряжения руководства организации);
– нормативные (регламенты, нормы);
– финансовые (бухгалтерские регистры);
– уведомления и прочие сообщения;
– прочие (нерегламентированные документы).
Все виды этих документов имеют свои особенности прохождения в СЭДД организации. Например, для распорядительных документов характерен путь, сходный с путем входящих документов, за исключением этапа входящей регистрации (рис. 5). Вместо него осуществляется регистрация внутреннего документа.
Рис. 5. Путь распорядительного документа в системе СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль»
Что касается инициативных документов, то здесь путь документа обратен первому случаю (рис. 6). На данной схеме рассматривается случай без наличия исходящих документов. Частым примером такого инициативного документооборота является путь прохождения заявки на финансирование. В этом случае заявка формируется в одной из структурных единиц, а направляется, как правило, в финансовый отдел на согласование (визирование). Далее документ проходит в бухгалтерию, где и осуществляется управление транзакцией финансирования (например, тех или иных работ подрядчику). В этом случае бухгалтерия будет исполнителем.
Итак, в случае инициативных внутренних документов инициатором является одна из структурных единиц низового уровня (как правило, сотрудник, ответственный за свой участок работ), а исполнителем — другая единица низового уровня (сотрудник или структурная единица).
Но инициативный документооборот, как было отмечено выше, также имеет место при формировании исходящих документов.
Рис. 6. Путь инициативного документа в системе СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль»
Проектные и нормативные документы имеют сходный принцип документодвижения. Как правило, они создаются в ответ на распорядительные. Например, необходимо выполнить сметный расчет по распоряжению «Росавтодора». Эта заявка является входящим документом, который регистрируется и проходит весь путь входящего документа. Но параллельно, как ответ на доведенную к исполнению задачу, разрабатывается проектный документ. Он проходит отдельный путь (рис. 7). На схеме показан путь от входящего документа, который определяет задачу исполнителя.
Рис. 7. Путь проектно-расчетного документа в системе СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль»
Следует отметить, что практически все операционные документы проходят ступенчатый процесс согласования, который оформляется визированием документа (электронная виза). Виза может быть как согласовательной, так и рекомендательной. В первом случае документ утверждается в том виде, в котором он поступает. Во втором случае документ отправляется на доработку с обязательными конкретными рекомендациями. При этом, определенного требования к формированию рекомендательных виз не существует.
Таким документы, как распорядительные, нормативные и уведомительные, не подвергаются визированию, но рассылаются в одностороннем порядке исполнителям (в случае, если инициируются руководством) или конкретному руководителю (если инициируются на исполнительском уровне).
Система управления исходящим документооборотом в СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» состоит из двух направлений:
– инициативное (путь прохождения документа — от нижестоящего уровня до вышестоящего, согласование и выход из СЭДД);
– независимое (непосредственное формирование документов исполнителями, согласование с руководителями и выход документа из СЭДД).
Независимое направление реализуется при решении специальных вопросов, связанных с обеспечением деятельности ФКУ «Центравтомагистраль» и коммуникациями с поставщиками (подрядчиками). Это могут быть, например, бухгалтерские накладные, претензии, составленные юридическим отделом, и пр.
Инициативное направление связано более с непосредственным выполнением функций организации. Оно характеризуется тем, что составление документа инициируется на низовом (чаще всего, исполнительском) уровне и связано с тем или иным функциональным направлением. Например, если до исполнителя доводится задача по реагированию на распоряжение соответствующих структур «Росавтодора» (например, задача разработки сметы дорожного обслуживания участка дороги), то осуществляется не только оборот входящего документа (распоряжения), но и параллельно формируется исходящий документ (в данном примере, смета).
Принципиальная схема организации исходящего документооборота представлена на рис. 8. Исходящая документация не всегда согласовывается на верхних уровнях управления. Если данные документы ограничены операционными взаимосвязями, то согласование и визирование происходит на нижних и средних уровнях управления. Это позволяет избежать перегрузки руководителей первого и второго уровней управления организацией.
Все документы регистрируются в три журнала: входящие, внутренние и исходящие. Нумерация раздельная.
Рис. 8. Путь исходящих документов в системе СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль»
СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» способна генерировать отчеты следующего порядка:
– отчет по прохождению отдельных документов;
– отчет по исполнителям;
– отчет по инициаторам;
– отчет по цепочке контроля;
– отчет по направлениям документооборота;
– отчет по функциональным направлениям.
Таким образом, отчет позволяют осуществлять контроль и мониторинг документооборота и одновременно значительно упрощают поиск документов в системе.
Электронный архив является базой данных, из которой и формируются отчеты и поисковые выдачи. Архив хранится на отдельном сервере, с периодическим созданием резервных копий. Резервное копирование позволяет избежать потери информации, которая в этом случае была бы невосполнимой, поскольку контрольные отметки по документообороту фиксируются только в СЭДД.
Заключение
Основная проблема СЭДД ФКУ «Центравтомагистраль» заключается в том, что, если исполнителю нужно отменить письмо в случае изменения обстоятельств, существенно влияющих на проблематику, связанную с документом, или же если исполнитель заметил какую-либо ошибку, на которую может не указать ни один из визирующих, исполнитель не сможет отредактировать документ или отменить его, если документ пойдет на подписание. В этом случае необходимо разрабатывать и согласовывать новый документ, отменяющий предыдущий. Это накладывает дополнительные задачи как на самого исполнителя, так и на связанных с движением данного документа лиц.
Если документ находится еще на стадии согласования, исполнителю придется связываться с тем сотрудником, у которого данное письмо находится на визировании, с просьбой в отказе от согласовательной и выдаче рекомендательной визы.
В том случае, если документ прошел всех визирующих и был подписан, он приходит обратно исполнителю на согласование. Но исполнитель не может отменить письмо, у него есть возможность только согласовать его.
Таким образом, первая проблема связана непосредственно с процессом документодвижения, который является недостаточно гибким.
Литература:
- Бородин М. В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота // Актуальные проблемы российского права. 2016. № 2 (63). С. 102–109.
- Ефремова Л. И., Колекина А. О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник ВУиТ. 2019. № 1. С. 23–31.
- Жильников А. Ю., Михайлова О. С. Электронный документооборот // Территория науки. 2017. № 2. С. 116–120.
- Запольских О. М. Электронный документооборот — повышение эффективности управления организацией // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2018. № 11. С. 174–179.
- Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. № 1. URL: С. 196–206.
- Игонина, Л. Л. Инвестиции: Учеб. пособие / Л. Л. Игонина; Под ред. В. А. Слепова. — М.: Юристъ, 2017.
- Лобанова А.М, Предпосылки и проблемы формирования унифицированной системы электронной управленческой документации (усэуд) // Научный вестник Крыма. 2016. № 4 (4). С. 13–18.
- Мазур С. Ф. Отдельные вопросы развития документационного обеспечения управления // Труды Академии управления МВД России. 2018. № 3 (47). С. 64–67.
- Максимова Г. В., Тихонова И. В. Развитие документооборота в условиях информационной экономики // Известия БГУ. 2019. № 2. С. 235–261.
- Мащенко И. С., Чернышева Н. В. Российский рынок СЭД: проблемы и перспективы развития // Электронный вестник Ростовского социально-экономического института. 2015. № 3–4. С. 808–818.
- Медведева О. В., Парамонова М. Г. Цифровизация управления и системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. № 13. С. 75–80
- Парамонова М. Г. Системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2018. № 12. С. 194–198.
- Чесноков С. В. Внедрение электронного документооборота в российских организациях // Бухгалтер и закон. 2015. № 1 (173). С. 40–44.
