Пандемия коронавируса затронула экономику и общественную жизнь во всем мире. Угроза распространения COVID-19 и объявленный карантин за считанные дни перевернули ситуацию в бизнесе и, соответственно, на рынке труда. Была прекращена деятельность крупных и малых предприятий, сокращена продолжительность рабочего времени и сокращен персонал.
Эффективная организация процессов документирования и документооборота на предприятии в настоящее время является неотложной потребностью. Отечественные субъекты хозяйствования, оставшиеся в бизнесе, невзирая на трудности экономического и политического характера последних десятилетий, признали необходимость отладки на предприятии должного уровня планирования, учета и контроля всех имеющихся ресурсов в то же время с пониманием того, что деятельность предприятия должна быть прозрачна [1].
Очевидно, что переход на электронный документооборот выгоден, однако нужно подойти к этому с умом: разработать свою инструкцию по организации электронного документооборота на предприятии с учетом требований действующего законодательства, научить ответственных лиц работать в системе электронного обращения или привлечь для этого сторонние организации [2, с. 61].
Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать на предприятии, поскольку будет осуществляться учет с помощью услуг аутсорсингового предприятия и т. п.
Несмотря на удобство и современность, в сфере малого бизнеса мало кто ведет электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает несколько контрактов в год, ему проще отправить печатные документы по почте. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Большим предприятиям электронные документы помогают снизить затраты, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг оказывает непосредственное влияние на скорость сделок.
Расходы на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают издержки.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату за товары или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. В процессе внедрения электронного документооборота необходимо правильно выбрать информационную систему, она должна иметь много положительных отзывов, хорошую историю.
Необходимо отметить, что введение карантинных мероприятий в России негативно отразилось на работе консалтинговых компаний страны по сравнению с другими сферами предоставления услуг. Больше всего на работу консалтинговых компаний повлияло снижение деловой активности в стране. Также в результате глобальной пандемии значительно возросла роль и значение телекоммуникационной сферы. Из-за карантина и перехода многих на отдаленную работу, россияне стали гораздо больше пользоваться Интернетом. Естественно, это существенно увеличило нагрузку на сети телекоммуникационных операторов.
В настоящее время благоприятные условия для организаций, которые уже имеют базу электронного документооборота и тяжело тем организациям, которым еще предстоит оцифровать свои файлы, чтобы переоценить потребности компании и получить экономически эффективные решения для передачи данных.
Выделим наиболее важные причины развития и усовершенствования электронного документооборота.
- Мгновенная и одновременная доступность в любое время и в любом месте.
Большинство компаний любой сферы могут без ущерба для себя перейти на удаленную работу. Когда организации имеют оцифрованные данные в системе управления, это способствует значительному облегчению работы для работников и быстрому результату для клиента. Качественно разработанная система электронного документооборота позволяет сканировать, индексировать, классифицировать, а затем быстро осуществлять поиск пользователями, больших объемов структурированных и неструктурированных данных.
С помощью нескольких нажатий клавиш можно не только вызвать сотни конкретных документов, но и несколько человек могут просматривать те же документы одновременно на любом подключенном устройства. Не имеет значения, сотрудничают ли эти сотрудники в одном часовом поясе, не говоря уже об офисных помещениях. Кроме того, это возможность сотрудничать со своей командой и просматривать ресурсы в реальном времени, что дает им большое преимущество.
- Эффективность вне графиков.
Безбумажная, то есть электронная система управления данными значительно повышает эффективность и фактор организации. Потерять документ, содержащий важную для компании информацию, в кучах разной бумаги или где-то ошибочно оставить его в другом кабинете –станет невозможно.
Более того, длительные, непродуктивные (и дорогие) физические поиски конкретной бумажной документации остаются в прошлом. Документ остается на своем месте и в быстром доступе, когда он оцифрован в электронной системе документооборота компании.
- Доходность онлайн-сервисов.
Так как компании во всем мире перевели сотрудников на удаленную работу, поэтому им нужны инструменты для эффективной работы. Поэтому, немало из них предлагают онлайн-решения, спрос на которые имеет тенденцию к росту. В условиях локдауна люди много времени проводят дома, имеют больше свободного времени, поэтому они начали интересоваться подобным услугами. Это сервисы для населения, которые помогают заказывать доставку продуктов и готовой продукции, еды, покупать онлайн, распространять коммуникационные продукты, стриминговые сервисы и платформы для обучения. Для бизнеса важнейшим будет программное обеспечение, которое позволит быть более эффективными и организовывать свою работу вне офиса, чтобы смягчить потери от замедления роста и всегда останутся востребованными среди клиентов.
- Повышенная безопасность. Цифровая документация безопаснее бумаги. Это также устраняет очевидный риск опасности, связанный с потерей или подлогом бумажных документов. Также, информацию невозможно прочитать или изменить, за исключением тех, кто получил явное разрешение. Но, из-за быстрого перехода на удаленную работу многие компании обеспокоились защитой данных, поэтому растет спрос на компании и специалистов в области кибербезопасности [1].
- Экономия. Электронный документооборот означает меньше затрат на общую канцелярию. Хранение бумажных файлов также требует определенных затрат. Безбумажное ведение документооборота означает значительную экономию как времени, так и финансов [6].
Таким образом, в условиях пандемии COVID-19 современной реальностью, при которой сотрудники предприятий, их контрагенты, партнеры и поставщики были вынуждены обмениваться документами онлайн, то есть использовать электронный документооборот. Главным преимуществом электронного документооборота является высокая скорость согласования и подписания документов. Также применение электронного документооборота способствует дополнительной экономии средств на курьерах и службах доставки.
Скорее всего тенденция проникновения электронного документооборота в разнообразные сегменты жизни будет далее усиливаться независимо от окончания пандемии и тех новых реалий, которые будут определять постковидное будущее.
Литература:
- Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство — М.: ПРИОР, 2018. — 176 с.
- Милостивая Ю. С. Проблемы развития электронного документооборота в России / Милостивая Ю. С., Гаглоева И. Э. // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки. — 2019. — № 9(45). — С. 59–65.
- Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) [Электронный ресурс] https://ecm-journal.ru/.
- Пять главных проблем внедрения СЭД. [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/pyat_glavnyh_problem_vnedreniya_sed.
- Система электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/docs/Sistema-ehlektronnogo-dokumentooborota-SEhD.aspx.
- Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД — примеры, описание, виды [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-chto-eto-takoe-i-kakie-byvayut-sovremennye-sed-primery-opisani/.
