Информационно-документационное обеспечение организации охраны труда учреждений культуры в условиях пандемии — это гарантия безопасности культурной деятельности различных субъектов культурной жизни в муниципальном образовании, личности и персонала самого учреждения культуры.
Ключевые слова: информационно-документационное обеспечение, организация охраны труда, культурно-досуговая деятельность, муниципальные образования, пандемия, дистанционная работа.
Information and documentation support for the organization of labor protection of cultural institutions in the conditions of a pandemic is a guarantee of the safety of cultural activities of various subjects of cultural life in the municipality, the individual and the staff of the cultural institution itself.
Keywords: information and documentation support, organization of labor protection, cultural and leisure activities, municipalities, pandemic, remote work.
Научных исследований по проблемам документационного и информационного обеспечения деятельности специалистов службы делопроизводства достаточно много, а вот исследований по этому же вопросу, но в рамках деятельности специалиста по охране труда, да еще и в учреждениях культуры муниципального образования, недостаточно.
Мы решили восполнить данный пробел и рассмотреть в рамках настоящей статьи основные проблемы документационного и информационного обеспечения деятельности специалиста по охране труда в условиях пандемии и перехода, вынужденного на дистанционный (удаленный) формат работы.
В ряде проблем считаем необходимым, обратить внимание на вопросы организации деятельности учреждений культуры на начальном этапе пандемии в 2020 г. Многие организации рассматривали тогда вопрос о необходимости перевода сотрудников на удаленный режим работы на основании очевидной необходимости.
В условиях городских поселений в связи с этим возник ряд проблем связанный не столько с человеческим фактором, сколько более с техническим. Дело в том, что многие учреждения культуры имея небольшой бюджет не имеют серьезной возможности развития и внедрения современных технологий в информационно организационное пространство учреждения. Не все сотрудники имеют персональный компьютер на своем рабочем столе, подключение к единой базе данных, локальной сети.
Удаленный режим работы означает дистанционную работу на дому с той разницей, что дистанционная работа может осуществляться в различных условиях, с различно удаленной от основного места работы территории, т. е. вне основного места работы. Но у части сотрудников техническая возможность выхода в Интернет удаленно, например, со своего места проживания (дома) отсутствовала. Большая часть муниципальных поселений не оборудована Интернетом в частных домах, или сигнал есть, но очень слабый. Таким образом, часть сотрудников попадает в условия ограничения доступа к информационным ресурсам учреждения.
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-Фз «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» вступивший в силу с 1 января 2021 года внес изменения в Трудовой кодекс РФ. Изменения были направлены на урегулирование двух вопросов. Во-первых, что такое дистанционная работа, во-вторых, что такое временный перевод сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.
В условиях пандемии учреждения культуры оказались в достаточно сложной ситуации, часть работников технически не имели возможности выхода в дистанционный формат работы, часть не имела технических навыков работы на удаленке.
Для специалиста по охране труда эта ситуация была вдвойне сложной. Экономические и правовые изменения в стране привели к насущной необходимости усовершенствования информационно-документационного обеспечения деятельности как учреждения в целом, так и специалиста по охране труда в частности.
Нерешенные проблемы по унификации, стандартизации документов по организации и обеспечению охраны труда в условиях осуществления деловых процессов на основе СЭД приобрели в условиях пандемии еще большую актуальность.
Охрана труда — это деятельность с определенной спецификой, ее информационное и документационное обеспечение требует постоянного усовершенствования, а от специалиста, выполняющего функции по охране труда, требуется не только знания действующего трудового законодательства, но и навыки по документационному обеспечению деловых процессов, необходимы хорошие знания состава и требований к оформлению локальных актов, внесению изменений в действующие локальны акты по вопросам охраны труда сотрудников учреждения.
В условиях сложившегося форс-мажора с введением дистанционного формата работы для части специалистов учреждения, в основном это административно-управленческий аппарат: главный бухгалтер, работники бухгалтерии, заведующий хозяйством, специалисты создающие условия для оказания услуг: делопроизводитель, специалист по кадровому делопроизводству, юрисконсульт, специалист по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, специалист по охране труда, специалист по пожарной профилактике был введен режим временной дистанционной работы. Режим работы «на удаленке» вводился путем издания приказа руководства учреждения.
В учреждениях, где была до пандемии внедрена система электронного документооборота, при переводе сотрудников на удаленный режим необходимо было лишь предоставить доступ к ней.
Естественно, что для работы в СЭД у сотрудников должны были быть знания и навыки, позволяющие эффективно участвовать в деловых процессах удаленно, и должен был быть доступ к сети интернет. Часть сотрудников использовала и применяет сегодня на удаленке собственную технику и оборудование. Специалисту по охране труда в этом случае необходимо было организовать информирование сотрудников о технике безопасности труда. А руководству решить вопрос о компенсации амортизации и накладных расходов (например электроэнергии, телефонии, доступа к интернет).
Обязательным условием дистанционной работы (удаленки) является использование информационно-коммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей общего пользования для выполнения трудовых функций работниками. Специалисту по охране труда необходимо было провести информирование, инструктаж, зафиксировать результаты, а как это сделать, если он сам находится на удаленке и, например, не имеет доступа к сети Интернет, либо не имеет техники для работы в СЭД учреждения. Для сельских муниципальных поселений это до сих пор актуальная проблема — отсутствие технической возможности части сотрудников работать в системе СЭД учреждения удаленно.
При работе в дистанционном формате возникает также необходимость безопасности и сохранности передачи данных. Периодичность создания резервных копий баз данных при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных.
Так как теперь архивировать нужно и новые массивы информации, например видеоконференции (встречи сотрудников с руководством), электронные согласования, переписку. Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, так как дистанционно также передаются персональные данные и различная информация, требующая защиты от несанкционированного использования.
При обмене электронными документами каждая из сторон должна направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны. При ситуации, когда дистанционный сотрудник не выходит на связь более двух дней с даты поступления запроса от работодателя сотрудника, согласно поправок в действующее законодательство такого сотрудника можно будет уволить. Удаленный режим работы открывает много преимуществ, среди которых большая степень самоуправления и свободы при организации труда, возможность совмещения трудовой и личной жизни, рост мотивации и сокращение текучести кадров. Но с точки зрения организации охраны труда сотрудников в условиях их удаленного формата работы больше вопросов, чем ответов. Нужно переписывать, совершенствовать инструкции по охране труда, продумывать технологии инструктажа.
Противодействие пандемии COVID-19 стало своеобразным толчком к масштабному переходу на удаленный режим работы, с другой стороны еще более показало актуальность увеличения бюджета учреждений культуры в малых населенных пунктах на применение информационно-телекоммуникационных технологий, системы электронного документооборота в деятельности учреждения и его сотрудников. Хотя отдельные виды работ невозможно выполнять в условиях дома, пандемия в большей мере ускорила переход на дистанционную работу.
Литература:
- Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». — Текст: электронный // Официальные сетевые ресурсы Президента России: [сайт]. — URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/46184 (дата обращения: 25.12.2021).
- Орлов В. Б., Бураншина Е. И. Удаленная работа как новая реалия трудовых отношений: анализ факторов предрасположенности к удаленной работе // Вестник ЮГУ. 2014. № 4 (35). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/udalennaya-rabota-kak-novaya-realiya-trudovyh-otnosheniy-analiz-faktorov-predraspolozhennosti-k-udalennoy-rabote (дата обращения: 25.12.2021).
- Удаленный режим работы в условиях пандемии COVID-19: руководство для работодателей. — Текст: электронный // ГАРАНТ.РУ: [сайт]. — URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74483214/#review (дата обращения: 25.12.2021).
- Удаленная работа сейчас и в 2021 году: что говорит Трудовой кодекс. — Текст: электронный // URL: https://habr.com/ru/company/habr_career/blog/520320 (дата обращения: 25.12.2021). Текст: электронный //: [сайт]. — URL: https://rg.ru/2020/12/11/udalenka-dok.html???history=44&pfid=1&sample=12&ref=0 (дата обращения: 25.12.2021).
- Неустроева, Т. В. Удалённый режим работы как альтернативный способ организации труда в условиях пандемии / Т. В. Неустроева. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 52 (342). — С. 340–341. — URL: https://moluch.ru/archive/342/77162/ (дата обращения: 10.01.2022).
