Основные системы документации, которые применяются в делопроизводственной деятельности военной организации это распорядительные и информационно-справочные документы.
Система распорядительной документации воинской части включает в себя такие виды документов как приказы, приказание и наставления. Оформление приказа регламентируется разделом 2 «Основные виды служебных документов, создаваемых в ВС» инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации [Инструкция по делопроизводству…].
В соответствии с инструкцией, приказ — это основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия начальником училища [Инструкция по делопроизводству…]. Начальник училища, в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой и тыловой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено [Устав внутренней службы…ст. 95].
Приказ состоит из следующих реквизитов: наименование вида документа, наименование должности, номер документа, дата документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф согласования и отметка об исполнителе. В отделе материально-технического обеспечения приказы оформляются следующим образом. Наименование вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, центрируется, относительно текста документа, через 1 межстрочный интервал. Вид документа располагается в верхней части бланка. Ниже располагается реквизит «регистрационный номер документа», который состоит из порядкового номера из журнала регистрации приказов начальника ТВВИКУ. Данный реквизит располагается после наименования вида документа [Инструкция по делопроизводству…].
Реквизиты «дата документа» и «место составления документа» печатаются на одной строке. Датой документа считается дата его подписания. Оформляется словесно-цифровым способом справа, относительно текста документа. В кавычках указывается число месяца, месяц печатается словесно, год — четырьмя цифрами и сокращением слова «год». Слева, относительно текста, указывается место составления документа «г. Тюмень».
Заголовок к тексту печатается строчными буквами, начиная с прописной; полужирным подчеркнутым текстом; центрируется, относительно текстового поля. Ниже располагается текст приказа. Текст печатается на 2 интервала ниже предыдущего реквизита; выравнивается по ширине; состоит из вводной части и распорядительной. Текст приказа излагается от первого лица единственного числа. Если имеется одно или несколько приложений, то в тексте приказа дается ссылка на него. На 3 интервала ниже располагается подпись. она печатается полужирным шрифтом; центрируется относительно текста документа и включает: наименование должности, воинское звание, подпись лица, подписывающего служебный документ, расшифровку подписи, состоящей из инициала имени, фамилии. Расшифровка подписи располагается ниже на 1 межстрочный интервал от наименования должности и воинского звания [Инструкция по делопроизводству…].
На некоторых приказах оформляется реквизит «гриф согласования» на отдельном листе согласования. Он состоит из таблицы, что не соответствует инструкции, в которую входит порядковый номер, наименование должности, звание, подпись, инициал имени и фамилия. В самом низу листа согласования указывается реквизит «отметка об исполнителе». Реквизит состоит из сокращения слова исполнил «исп», далее, прописывается звание, инициал имени, фамилия исполнителя и внутренний номер телефона.
Приказы подписываются командиром воинской части, в его отсутствие — лицом, на которое временно возложено исполнение обязанностей. Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе. Приказы регистрируются в журналах регистрации. Нумерация приказов производится в пределах календарного года [Инструкция по делопроизводству…].
В состав информационно-справочной документации входят: протокол, рапорт, донесение, акт и служебное письмо. Особое место в системе информационно-справочной документации воинской части занимают служебные письма. Они являются деловой перепиской со сторонними организациями и занимают значительное место в документальном массиве части.
Письмо печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты. Адресат выполнен в правом верхнем углу центрированным способом. Реквизит включает наименование должности, вместе с наименованием организации, инициалы и фамилия адресата в дательном падеже, прописными буквами. Далее следует текст письма. Следующий реквизит — «подпись». Подпись выполнена в 2 строки. Верхняя строка содержит наименование должности. Во второй строке указано воинское звание, личная подпись и расшифровка подписи. В соответствии с инструкцией, подпись должна быть выполнена центрировано и жирным шрифтом. Ниже оформляется реквизит «дата документа» состоит из дня даты в кавычках, месяцы даты-словом и года из 4 цифр. Под датой оформляется регистрационный номер исходящего документа [Инструкция по делопроизводству…].
Телеграмма — служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи [Инструкция по делопроизводству…]. Исходящая телеграмма в воинской части состоит из следующих реквизитов: наименование вида документа, адресат, текст документа, подпись, дата и отметка об исполнителе [Инструкция по делопроизводству…].
Реквизит «наименование вида документа» печатается прописными буквами центрировано текста документа. Далее следует адресат, состоящий из слов «Куда» и «Кому». Адресат располагается справа, относительно текста. Ниже располагается текст телеграммы. Текст печатается прописными буквами. Согласно инструкции, текст не должен превышать 50 слов.
Под текстом расположен реквизит «подпись», которая состоит из наименования должности, воинского звания и расшифровки подписи. Данный реквизит пропечатан прописными буквами, центрировано, относительно текста документа. Ниже находится номер исходящей телеграммы. Далее расположена горизонтальная черта и реквизит «подпись. Под второй подписью, справа относительно текста расположен реквизит «дата документа» оформленная буквенно-цифровым способом [Инструкция по делопроизводству…].
Акт — служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт, как правило, составляется в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т. д. и подлежит утверждению начальником училища. Акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом командира воинской части. Реквизитами акта являются: гриф утверждения, дата документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст и подпись.
Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу первого листа акта и печатается от границы верхнего поля. Гриф утверждения включает: слово «УТВЕРЖДАЮ» прописными буквами без кавычек, наименование должности, воинское звание, подпись и расшифровку подписи инициал имени, фамилия, дату утверждения [Инструкция по делопроизводству…].
Ниже располагается реквизит «наименование вида документа», который центрируется и напечатан прописными буквами. На 1 интервал ниже располагается заголовок к тексту. Он, так же, центрируется и напечатан строчными буквами.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения в акте формализован, в нем указывается основание для составления, перечисляются лица, составляющие акт. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. В заключительной части акта делаются выводы, даются рекомендации. Реквизит «подпись» оформляется справа от текста и состоит из наименования должности членов комиссии, ниже расположено воинское звание, личная подпись членов комиссии и расшифровки подписи, состоящей из фамилии и инициалов [Инструкция по делопроизводству…].
Рапорты составляются для объяснения сложившихся обстоятельств и для доведения до сведения руководства каких-либо фактов, т. е. играют роль объяснительной или докладной записки. Рапорт печатается на листе формата А4. В верхнем правом углу указывается адресат в дательном падеже. В адресате значится только должность и отсутствуют инициалы и фамилия. Также данный реквизит оформлен жирным шрифтом. Следующим реквизитом является «наименование вида документа» это «рапорт». Реквизит, также, оформлен жирным шрифтом.
Далее идет текст документа, который содержит в себе основную информацию и по описанию события, и по дате документа. Последующий реквизит — «подпись» оформляется в 2 строки. В верхней — наименование должности, ниже — воинское звание, личная подпись и расшифровка подписи. Оформлено полужирным шрифтом и центрированным способом. Расшифровка подписи не содержит буквы отчества. Данный рапорт оформлен печатным способом [Инструкция по делопроизводству…].
Литература:
- Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации: указ Президента от 10.11.2007 № 1495 (в ред. от 12.07.2021) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2007. № 47. С. 5749.
- Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации: приказ Министра обороны от 04.04.2017 № 170 (в ред. от 03.07.2020) // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
- Каныгин Е. Б. Педагогическое проектирование: формирование умений оформления служебной документации / Е. Б. Каныгин, О. А. Попова // Актуальные вопросы гуманитарных и социально-экономических наук. 2016. № 7. С. 261–268;
- Попова О. А. Использование сопоставительного метода при обучении курсантов правилам оформления служебной документации / О. А. Попова // Направления и перспективы развития образования в военных институтах внутренних войск МВД. 2016. № 4. С. 181–184;
- Салиф Т. Язык военной документации: лингвистический и правовой аспекты / Т. Салиф // Научные студенческие чтения. 2018. № 1. С. 268–271.
