В условиях постоянно развивающейся рыночной экономики России эффективность деятельности компаний строго зависит от качества человеческих ресурсов, а также технологий, применяемых в бизнес-процессах. В настоящее время происходит глобальная цифровая революция в сфере HR: внедряются высокотехнологичные продукты, формируются новые модели управления персоналом в организации. Подходы в современном управлении персоналом были созданы под предсказуемые условия, но в изменчивой среде они перестают работать. HR-менеджеры вынуждены осваивать новые навыки в своей работе.
Именно поэтому хранение данных о сотрудниках компании должно осуществляться не на бумажном носителе, а на цифровом, так как это отвечает требованиям долгосрочности хранения информации.
Ключевые слова: цифровизация, кадровое делопроизводство, цифровизация кадрового делопроизводства, цифровая экономика.
На сегодняшний день экономика большинства стран нашего мира постоянно проходит этапы совершенствования — модернизируются различные процессы, эксперты придумывают новые модели управления, вводятся новые системы и продукты. Подобное совершенствование напрямую связано с понятием «цифровизация».
Рассмотрим понятие «цифровизация» или по-английски digitalization.
Впервые данное понятие решил рассмотреть 1995 году американский информатик Николас Негропонте. Под цифровизацией в узком смысле он понимал преобразование информации в цифровую форму, которая в большинстве случаев ведет к снижению издержек, появлению новых возможностей и т. д. [5].
Сегодня цифровизация — это естественный процесс, так как большинство профессий в мире связано так или иначе с использованием компьютерных технологий. Мировое развитие позволило всему населению мира получить доступ к технологическим инновациям.
В книге Минга Зенга «Умный бизнес: что успех компании Alibaba приоткрывает о будущем стратегии», директор по стратегии китайской технологичной компании Alibaba Group, рассуждает о том, что с развитием цифровизации в бизнесе конкуренция в привычной ее форме перестает быть основой стратегии развития. На первый план выходит координация процессов, создание динамичной системы управления [3].
Канадский ученый Дон Тапскотта в своей книге «Цифровая экономика: перспективы и опасности в эпоху сетевого интеллекта» рассматривал мировые изменения в области бизнеса с приходом сети Интернет, и в 1995 году он стал первым, кто дал определение понятию «цифровая экономика».
По мнению Дона Тапскотта, цифровая экономика включает в себя преобразование экономической деятельности с помощью цифровых технологий, которые обеспечивают доступ, обработку и хранение информации более простым и более экономным способом, а также ученый под данным термином предполагает совокупность экономических и социальных видов деятельности, предоставление которых возможно только с использованием информационно-коммуникационных технологий [6].
В 2008 году в Российской Федерации стартовал процесс трансформации государственного управления в цифровой среде. В этот год президент представил «Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации».
Более чем за десять лет Россия добилась огромного успеха в области электронного взаимодействия и управления. За эти годы в нашей стране появились разные порталы, на которых предоставляются электронные услуги в концепции «здесь и сейчас». Например, были внедрены многофункциональные центры «Мои документы», расположенные в большинстве городов РФ, а также разработан электронный Единый портал государственных услуг, появляются национальные базы данных.
Мир не стоит на месте, цифровизация проникает во все сферы нашей жизни. Не исключение этому и одна из сфер HR, о которой стоить поговорить далее.
Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещениями внутри компании, учетом рабочего времени и расчетами с сотрудниками [1].
Четко налаженное кадровое делопроизводство играет важную роль в функционировании компании. Как правило, в организациях существует отдел кадров, в котором потенциальные кандидаты на различные должности проходят процесс заключения трудового договора, ознакамливаются с условиями труда, с правилами внутреннего распорядка, а также со своей должностной инструкцией и, возможно, иными внутренними документами компании. И именно отдел кадров отражает успешность функционирования организации, так как впечатление кандидатов часто формируется исходя из организации документационного управления.
В сфере кадрового делопроизводства работа с каждым годом только усложняется: трудовое законодательство ужесточается, бизнес растет, а вместе с тем растет и количество принимаемых и впоследствии работающих сотрудников. Эти факторы увеличивают время, необходимое для обработки поступающих заявлений, подписанных документов, а также дополнительной документации.
Прослеживается закономерность — чем больше компания, тем сложнее контролировать кадровое делопроизводство, которое бы соответствовало всем действующим стандартам. Именно поэтому решением данной ситуации может стать внедрение процесса цифровизации кадрового делопроизводства на предприятии.
Вопрос о законности применения электронных документов в кадровом делопроизводстве уже долгое время является основанием для споров. Специалисты органов власти до сих пор считают, что трудовое законодательство не должно строиться на использовании электронного документооборота для обязательных кадровых документов, когда речь не идет о дистанционных работниках.
В 2020 году с приходом COVID-19, когда работодатели резко начали переводить большинство своих сотрудников на дистанционную работу, органы власти всё же разрешили оформлять некоторые кадровые документы электронным способом.
В настоящее время правила электронного документооборота не применяются в отношении следующих документов:
— трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
— акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
— приказы (распоряжения) об увольнении работника;
— документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении электронного документооборота принадлежит работодателю. Основной проблемой считается оплата стоимости электронной подписи для всех сотрудников организации, а также само внедрение системы электронного делопроизводства на предприятие.
Качественно проведенный процесс цифровизации кадрового делопроизводства позволит решить ряд задач:
— ускорение типовых процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учет рабочего времени, начисление зарплаты);
— изменение процессов поиска и подбора сотрудников в сторону упрощения;
— сокращение времени на учет и внедрение новых методик работы с документами, правил их подачи, в которые вносят изменения каждый год;
— появление единой системы учета кадров и общей базы данных, куда заносятся все данные, которые могут быть оперативно получены любым сотрудником в соответствии с установленным для него уровнем доступа;
— упрощение кадрового документооборота, т. е. осуществление всех операций с документами непосредственно через интерфейс системы;
— возможность получения напоминаний о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы (Пенсионный фонд России (ПФР), Федеральная служба государственной статистики, Службу занятости населения и др.);
— общая оптимизация временных затрат на выполнение различных процессов;
— сокращение числа возникающих ошибок в ходе выполнения процессов, оформления документов [2].
Литература:
- Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта, Наука, 2015. — 296 c.
- Козлов, Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н. В. Козлов. — СПб.: Наука и техника, 2017. — 304 c.
- Минг Зенг. Умный бизнес: что успех компании Alibaba приоткрывает о будущем стратегии» // Московская школа менеджмента «Сколково», 2018. — URL: http://trends.skolkovo.ru/2018/09/
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022)
- NegroponteN. BeingDigital / N. Negroponte. — NY: Knopf, 1995 [Электронный ресурс]. URL: http://inance.ru/2017/09/cifrovaya-ekonomika/
- Tsakaev A.Kh., Khadzhiev M. R. Taxation and transfomations to the digital economy conditions // Industry 4.0. 2019. Т. 4. № 3. P. 134–137.
