Автоматизация бизнес-процессов в корпоративном и государственном управлении



Ключевые слова: автоматизация, бизнес-процесс, автоматизация бизнес-процессов, управление

Автоматизация предполагает ускорение и упрощение ряда процессов за счет оптимизации и внедрения программного обеспечения.

Системы используются в разных ситуациях: при найме и обучении сотрудников, расчете налоговых отчислений или заработной платы, определении уровня запасов, управлении отгрузкой готовой продукции клиентам.Системы автоматизации стабилизируют рабочие циклы, но их ввод требует затрат времени и инвестиций.

Консалтинговая фирма Prophet провела опрос среди 600 компаний и выяснила, что 40 % из них считают совершенствование внутренних процессов важным шагом на пути к цифровой трансформации.

По оценкам McKinsey, начиная с 2019 года компании из всех отраслей автоматизировали от 50 % до 70 % задач. Автоматизация — важнейший аспект, который влияет на удовлетворенность потребителей, наряду с повышением операционной и экономической эффективности [1].

Автоматизация:

— помогает свести к минимуму рутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.

— помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.

— экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.

— экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.

— помогает масштабировать бизнес.

Бизнес-процесс — это последовательность действий или работ, позволяющая решить проблему. Автоматизация повышает производительность труда сотрудников, снижает производственные затраты и снижает риски, связанные с неправильным оформлением документов или заказом запчастей.

Типы бизнес-процессов [2]:

1. Основные — к ним относятся бизнес-процессы, непосредственно влияющие на прибыль: производство, обслуживание клиентов, продажи.
2. Вспомогательные — напрямую не влияют, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерия.
3. Управленческие — процессы, помогающие управлять бизнесом. Сюда входит решение текущих задач, мотивация и контроль персонала.
4. Развития — процессы, посредством которых развивается компания.

В целом можно автоматизировать любые бизнес-процессы, если они упростят работу персонала, помогут взаимодействовать с клиентами, повысить производительность без ущерба для качества продукта.

Есть процессы, которые нельзя или не следует автоматизировать. Так что не стоит заменять человеческое мышление в творческих сферах или общение между менеджерами и клиентами программами.

Ряд алгоритмов можно частично автоматизировать: подбирать и управлять персоналом или управлять компанией с помощью специальных программ удобно, но важно контролировать их работу и процессы.

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий вместо ручного труда для выполнения повторяющихся рутинных задач [3].

Автоматизация помогает:

— освободить сотрудников от рутинных операций и создать дополнительные ресурсы для решения нетривиальных бизнес-задач;

— понять взаимосвязь между внутренними процессами;

— делегировать рядовым сотрудникам разработку собственных бизнес-процессов по заранее заготовленным шаблонам;

— привлекать новых клиентов и повышать эффективность с помощью ИИ (искусственного интеллекта), RPA (Robotic Process Automation) и ML (Machine Learning).

Причины автоматизации бизнес-процессов:

1. Фундамент для начала цифровой трансформации. Цифровизация кажется недостижимой целью для тех организаций, которые еще не начали этот процесс. Автоматизация бизнес-процессов — первая ступенька на пути к принятию культуры непрерывной трансформации. Можно начать с нескольких процессов, которые нуждаются в корректировке.
2. Обеспечит глубокое понимание процессов. Автоматизация требует полной ясности обо всех процедурах уже на стадии проектирования. Для этого нужно знать конкретные задачи и людей, ответственных за их выполнение. Кроме того, анализ процессов может стать основой для учебных материалов для сотрудников.
3. Оптимизирует процессы. Автоматизация — это прозрачная отчетность, уведомления об ошибках и ценные сведения о деталях процессов. Кроме того, она избавляет людей от ненужных повторяющихся действий. Все это помогает сфокусироваться на производительности и эффективности.
4. Стандартизирует процессы. При автоматизации действия приводят к одинаковому результату. Стандартизация позволяет повысить качество обслуживания в случае с сервисными процессами.
5. Повысит уровень удовлетворенности клиентов. Это важнейший показатель в любой отрасли. Технологическое и операционное совершенство помогает с легкостью превзойти ожидания клиентов.

Основа работы государственных учреждений — это работа с документами. Основа управления любой государственной организации — это управление на основе документов. Поэтому основное направление автоматизации бизнес-процессов в таких организациях — это цифровизация документооборота. Работа крупной организации предполагает формирование большого количества документов, будь то служебная корреспонденция или организационно-распорядительные документы.

Интеграционные решения, которые внедряются для использования совместно с системой электронного документооборота (СЭД):

1. Публикация данных на портале организации

Модуль публикации данных для интернет-сайтов позволяет размещать на официальном сайте организации в автоматическом или полуавтоматическом режимах сведения и нормативные документы, требуемые регулятором.

Интеграция может осуществляться с использованием стандартных интеграционных инструментов (например, web-сервисы), либо с помощью прямой трансляции данных из СЭД в специальный раздел сайта.

2. Получение обращений граждан через сайт

Модуль получения данных для интернет-сайтов позволяет получать обращения с официального сайта организации в автоматическом режиме в СЭД.

Интеграция может осуществляться с использованием стандартных интеграционных инструментов (например, web-сервисы), либо с помощью прямой трансляции данных в СЭД.

3. Межведомственный электронный документооборот

Интеграционный модуль для системы “Межведомственного электронного документооборота” позволяет получать документы из системы МЭДО напрямую в СЭД, минуя ручные операции копирования. Совместно с системой электронного документооборота данный модуль позволяет полностью автоматизировать процессы межведомственного документооборота, в том числе при обмене данными с автоматизированной системой «Обращения граждан» управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента РФ.

4. Электронная подпись

Модуль взаимодействия с криптопровайдером позволяет использовать в СЭД электронную подпись.

Можно использовать документы, подписанные квалифицированной усиленной электронной подписью, для отправки через электронные каналы взаимодействия (МЭДО или электронная почта) информации в другие организации, а также для формирования ответов гражданам.

5. Автоматизация государственных услуг

Автоматизация государственных и муниципальных услуг направлена на решение следующих задач [4]:

— Организовать многоканальный подход ко всему процессу оказания государственных/муниципальных услуг на региональном уровне. Как пример, можно привести МФЦ, мобильное приложение.

— Внедрить универсальный механизм по приему и последующей обработке поступивших от населения заявок для получения определенных услуг от муниципальных и государственных сервисов. С этой задачей справляется личный кабинет на базе платформы с возможностью интеграции с отраслевыми ВИС.

— Обеспечить эффективное взаимодействие региональных и федеральных органов власти, также органов местного самоуправления, различных подведомственных организаций и многофункциональных центров, предоставляющих государственные услуги.

— Расширить аналитические возможности и функционал для формирования статистических отчетов в контексте межведомственного взаимодействия и оказания услуги населению.

— Поддерживать высокие стандарты безопасности при обработке, а также хранении информации. Обеспечить защищенное хранение и внедрить ролевую модель доступа к системе.

— Получить возможность создания суперсервисов.

— Сформировать и в дальнейшем вести цифровые профили заявителей, хранить необходимую информацию, чтобы в дальнейшем при необходимости использовать сведения и документы из электронного архива.

— Использовать универсальный конструктор для создания услуг без привлечения профессиональных программистов, оперативной доработки и тиражирования.

— Использование электронной печати для придания документам юридической силы.

В основе автоматизации бизнес-процессов в государственном управлении лежит полный перевод бумажной документации в электронный вид, а также создание информационных площадок для взаимодействия с гражданами, выступающих в роли заявителей. Благодаря комплексной автоматизации удается организовать единое информационное пространство для органов государственного управления и создать единую точку входа, в том числе, понятную техническую площадку для выполнения поступающих запросов.

Результаты после внедрения:

— Создание единой ИТ-инфраструктуры бизнес-процессов в государственном управлении

— Популяризация сервисов в цифровом и электронном виде.

— Повышение качества предоставления государственных услуг.

— Сокращение времени на обработку задач

— Автоматизация и ускорение рутинных административных процедур.

— Упрощение процедур, уменьшение бюрократического влияния и снижение административных барьеров.

— Минимизация вероятности формировании коррупционных схем

— Оптимизация расходов пользование услугами благодаря автоматическому учету, возможности унифицировать процессы и использованию конструкторов.

Таким образом, у автоматизации есть ряд преимуществ:

— Повышение производительности. Облачные решения позволяют хранить данные обо всех процессах в одном месте. Доступ к информации можно получить из любого места и с любого устройства, когда это необходимо.

— Прозрачность. Благодаря автоматизации можно отслеживать и контролировать процессы прямо во время их выполнения.

— Оперативное решение проблем. Возможность контролировать процессы «на ходу» помогает выявлять ошибки, устранять их по мере возникновения и принимать превентивные меры против их повторения.

— Увеличение скорости и экономия средств. В долгосрочной перспективе автоматизация бизнес-процессов положительно влияет на сроки выполнения работ и снижает затраты за счет меньшего количества ручного труда.

— Оптимизация внутренней структуры. Автоматизация позволяет делегировать сотрудникам задачи, требующие человеческих усилий и оценки, поскольку система сама обрабатывает повседневные повторяющиеся запросы.

— Уменьшает количество ошибок;

— Освобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на своей основной работе, избавляя их от утомительных и повторяющихся задач.- Повышается согласованность действий компании;

— Компания становится более технологичной;

— Количество выполняемых заданий растет;

— проще принимать решения в стандартных ситуациях;

— Наряду с автоматизацией увеличивается количество предоставляемых услуг.

Важно учесть и возможные минусы такого решения: высокие трудозатраты, сложный старт.

Литература:

1. Автоматизация бизнес-процессов — Блог IT Guild [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://it-guild.com/info/blog/avtomatizacziya-biznes-proczessov/ (дата обращения 28.11.2022).
2. Ковалев Сергей Технологии процессного управления Классификация процессов верхнего уровня, Часть 5. Журнал Управляем предприятием [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://upr.ru/article/klassifikaciia-processov-verhnego-urovnia/ (дата обращения 28.11.2022).
3. Крицкая Марина Автоматизация бизнес‑процессов: цели и этапы внедрения / Журнал Контур [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://kontur.ru/articles/6288 (дата обращения 28.11.2022).
4. Морозова Татьяна Автоматизация государственных услуг [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://www.kck.ru/solutions/avtomatizatsiya-gosudarstvennyh-uslug (дата обращения 28.11.2022).