Кадровый электронный документооборот в современных условиях



В статье раскрыта сущность кадрового электронного документооборота, исследованы его основные преимущества, исследовано влияние цифровизации на рынок труда.

Ключевые слова : кадровой электронный документооборот, цифровизация, работодатель, персонал.

Термином «кадровый электронный документооборот (КЭДО)» называют электронный документооборот в области трудовых отношений между работодателем и персоналом. Под ним понимается разработка, заполнение, подписание, применение, обмен и хранение всей документации, которую ведет компания, в цифровом виде [6].

В организациях со штатной численностью 300 человек и более достаточно сложно организовывать бумажное делопроизводство. А в корпорациях, где трудятся тысячи сотрудников, ведение кадрового документооборота в электронном виде существенно упрощает многие задачи и функции. Наиболее очевидные преимущества сводятся к следующему:

– намного проще найти любой файл, внесенный в компьютерную базу, легко настраивать поиск по разным критериям;

– надежная система сохранности данных — в электронном архиве кадровых документов цифровые копии не затеряются, в отличие от хранения бумажных листов;

– доступ разграничивается и ограничивается — документы не попадут в чужие руки, не могут быть уничтожены [8].

Кроме того, кадровый электронный документооборот позволяет обходиться меньшим числом специалистов, работающих в отделе кадров, поскольку сокращается время на заполнение, поиск, обмен документацией между работодателем и персоналом.

Переход на кадровый электронный документооборот, реализуемый в рамках комплекса мероприятий по цифровой трансформации социальной сферы в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 06.11.2021 № 3144-р, пока остается добровольным. На 01.03.2023 г. запланирован ввод единых требований к составу и форматам цифровых документов, и до конца 2023 года будут решены все организационные и правовые вопросы. С сентября 2022 года начал полноценно функционировать информационный сервис «Работа в России», который наряду с порталом «Госуслуги» обеспечивает взаимодействие субъектов трудовых отношений.

Рынок цифровых сервисов для безбумажного делопроизводства сформировался относительно недавно, как результат эксперимента Минтруда России по использовании электронных документов, связанных с работой (в соответствии с Федеральным законом от 22.08.2004 N 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Как известно, в 2017 году при министерстве была создана рабочая группа по законодательному оформлению системы электронного кадрового документооборота. Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” закрепил ожидания рынка.

И по прогнозам экспертов портала «Цифровая экономика», рынок цифрового кадрового документооборота в 2022 году должен вырасти в 8–10 раз, что означает появление прежде всего множества специализированных сервисов для ведения безбумажного делопроизводства [5]. Они обеспечат формирование, подписание, обмен, хранение документации, что поможет российским организациям полностью отказаться от бумажных носителей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч. 1 ст. 22.1) кадровый электронный документооборот применяют при формировании следующих кадровых документов:

– правила внутреннего трудового порядка;

– договоры с наемным персоналом;

– табели по учету рабочего времени;

– должностные инструкции;

– расчетные листки;

– приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки [10].

HR-цифровизация предусматривает перевод в электронный формат всех кадровых документов и процессов. И кадровый электронный документооборот ‒ это лишь первый шаг на пути «в цифру». Рынок цифровых HR-процессов существовал и ранее — компании уже автоматизировали управление отпусками, согласование заявок на кандидатов и пр. До принятия закона документы в конце цифрового HR-процесса распечатывались и подписывались живой подписью. Сегодня же работодатели могут автоматизировать все процессы от начала и до конца, включая подписание электронной подписью. Но есть также компании, которые ограничиваются только проставлением электронной подписи без подключения процессов.

В соответствии с этими ожиданиями компаний-работодателей на рынке определились два больших направления. Первое — это решения для электронного подписания документов (достаточно простая операция). Второе — системы для цифровизации всех кадровых процессов [8].

С массовым переходом на дистанционные трудовые отношения у сотрудников кадровых служб фактически появился новый пласт работы — с удаленными сотрудниками. Это дополнительные расходы. Иногда из-за ошибок HR-специалисту приходится отправлять сотруднику документы по пять-шесть раз. Очевидно, что в электронном виде это делать гораздо удобнее. КЭДО обеспечивает контроль, прозрачность, минимизирует риск ошибки.

Разницу можно объяснить на примере заявления на отпуск. Без цифровизации процесса кадровому сотруднику приходится «вручную» контролировать процедуру: корректно ли составлено заявление, соответствует ли графику отпусков, выпадает ли период на праздники и пр. Когда эти функции автоматизированы, все эти проверки на себя берет система: следит за соответствием сроков, правильностью маршрутов согласования документов, исключает человеческие ошибки. Сотрудники вовремя получают уведомления об отпусках и подписывают документы до наступления того или иного кадрового события.

Еще одним значимым моментом является то, что работники могут планировать даты отпусков параллельно в удобном интерфейсе, вся информация собирается системой и объединяется в предварительный график, на котором руководитель может контролировать все пересечения и при необходимости корректировать периоды. Если отпуск нужно перенести, заявление можно быстро сформировать и отправить по преднастроенному маршруту — без ошибок, переписываний и обращения за помощью к кадровикам [7].

Перевод кадровых документов в электронный вид ‒ актуальное направление в HR-менеджменте, соответствующее новому тренду удаленной работы и потребностям территориально-распределенных компаний. Помимо онлайн-трудоустройства, крайне важно обеспечивать развитие и адаптацию удаленных сотрудников, проводить оценки их профессиональных компетенций.

Еще один популярный блок — это командировки и авансовые отчеты. Во многих компаниях командировки остаются производственной необходимостью. Нужно создавать на них заявки, подписывать приказы о направлении в командировку, прикладывать отчет — всё в электронном виде.

Все эти функции возможно объединить на портале или в личном кабинете для сотрудников. Такой портал позволяет предоставлять сотрудникам корпоративные услуги через единую точку входа, подписывать кадровые документы, отправлять сервисные заявки, получать справки.

Работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени. При работе с бумажными документами сотрудник отрывается от основной работы: он вынужден оформлять документы, подписывать их у руководителя и кадровика, исправлять возможные ошибки в заявлении, переписывать. На всё это тратится очень много времени.

Если исходить из среднего количества кадровых документов на одного сотрудника (в среднем четырнадцать документов в год) и времени на оформление и подписание каждого из них (примерно тридцать минут), то получается 7–8 часов потерь рабочего времени в год на одного работника. То есть просто на переводе кадровых документов в «цифру» компания из тысячи человек снижает свои затраты примерно в три-четыре раза. Если до внедрения электронного кадрового документооборота компания со штатом 1000 сотрудников тратила на работу с бумажными документами около 4 млн. руб. в год, то после его внедрения затраты снижаются до 1 млн. руб. [9].

Если говорить о сложных процессах вроде организации отпусков, эффект получается еще более значительным — затраты снижаются до десяти раз.

Раньше при подключении удаленного сотрудника в другом городе только на подписание документов, которые ему доставлялись курьером, уходило порядка 5000 рублей. Сейчас затраты на подключение сотрудника сводятся к стоимости одной лицензии на программное обеспечение. Обычно это меньше 1000 рублей. Таким образом, только на подписании договора достигается пятикратная экономия. Сотрудник просто заходит в информационную систему работодателя и подписывает документы. Нет необходимости ехать в офис, ждать приема, сводится к минимуму вероятность ошибки. Теперь это нормальная практика.

Кроме того, устранение бюрократических барьеров серьезно повышает престиж организации, ее HR-бренд, создается образ современной компании. Все кадровые документы остаются буквально в кармане у сотрудника ‒ они всегда под рукой в мобильном телефоне.

Таким образом, кадровый электронный документооборот становится необходимым инструментом. Порядок перехода каждая компания устанавливает самостоятельно, разрабатывает свои внутренние документы или применяет готовые шаблоны информационной системы, которой она отдает предпочтение.

Литература:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 5 декабря 2022 г.) [Электронный ресурс] // URL: http://www.consultant.ru
2. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ (последняя редакция) [Электронный ресурс] // URL: http://www.consultant.ru
3. О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов, о внесении изменений и дополнений в Федеральный закон Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральным законом от 22.08.2004 N 122-ФЗ (последняя редакция) [Электронный ресурс] // URL: http://www.consultant.ru
4. Об утверждении Стратегического направления в области цифровой трансформации социальной сферы, относящейся к сфере деятельности Минтруда России: Распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.11.2021 № 3144-р, [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru
5. Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности: Протокол от 25 декабря 2020 г. N 34 [Электронный ресурс] URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/400066004/
6. Дуболазова Ю. А. Современные подходы в системе управления персоналом в организации / Ю. А. Дуболазова, М. Б. Шифрин // Наука и образование: актуальные вопросы, достижения и инновации: сборник статей VI Международной научно-практической конференции (г. Пенза, 7 декабря 2022 г.). — Пенза: Наука и Просвещение (ИП Гуляев Г. Ю.), 2022. — С. 76–79.
7. Коньякова А. В., Тимофеев В. И., Щеглов Д. К. Организационно-техническое обеспечение дистанционной работы сотрудников в условиях диверсификации промышленного производства // Управленческое консультирование. — 2020. — № 10 (142). — С. 91–108.
8. Мамонтова С. В. Организация и нормативно-правовое обеспечение дистанционной формы занятости / С. В. Мамонтова, Л. П. Скрипова // Вестник Курской государственной сельскохозяйственной академии. — 2022. — № 8. — С. 173–182.
9. Плясова Н. А., Попова В. А. Электронный документооборот в кадровой работе // Международный студенческий научный вестник. — 2021. — № 6. — URL: https://eduherald.ru/ru/article/view?id=20787.
10. Шугаева О. В. Пандемия COVID-19 и её влияние на общественное производство // Известия Юго-Западного государственного университета. Серия: Экономика. Социология. Менеджмент. — 2021. — Т.11. — № 5. — С. 95–104.
11. Юсупова С. М. Регламентация труда в российских организациях в условиях цифровой экономики // Гуманитарный научный журнал. — 2022. — № 2. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/reglamentatsiya-truda-v-rossiyskih-organizatsiyah-v-usloviyah-tsifrovoy-ekonomiki.
12. https://www.cnews.ru/reviews/udalennaya_rabota_2021/interviews/artem_permyakov
13. https://www.directum.ru/blog-post/2844
14. https://jump.finance/articles/elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot-kedo/
15. https://www.directum.ru/blog-post/2887