В статье рассмотрены положительные стороны внедрения электронного кадрового документооборота в организации в современных условиях, а также проблемы, с которыми сталкиваются компании на пути введения кадрового делопроизводства в электронном виде, с целью определения перспектив развития и выявления путей решений.
Ключевые слова: электронный кадровый документооборот, трудовой кодекс, проблемы внедрения, перспективы развития.
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений, согласно статье 22.1 ТК РФ понимается «создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса» [1].
Стремление организаций к переходу на электронное кадровое делопроизводство вызвано множеством факторов, среди них:
1) Компьютеризация и автоматизация процессов общественной деятельности человека. В том числе это коснулось и деятельности организаций в целом, и в частности, ведения кадрового документооборота;
2) Снижение расходов на документооборот. При электронной форме отсутствует необходимость в распечатывании документов, их отправке, также из-за автоматизации этого процесса существует возможность сократить штат отдела кадров в компании, тем самым снизив зарплатную нагрузку;
3) Ускорение процессов ведения кадрового делопроизводства внутри компании. Это связано с тем, что хранение документов в электронном виде намного упрощает процесс поиска необходимых документов. Необходимо добавить, что это также влечет и оптимизацию бизнес-процессов предприятия, ведь в данном случае время согласования и подписания важных документов может сокращаться в несколько раз;
4) Возможность контроля электронного кадрового делопроизводства руководством предприятия. При наличии такой системы документооборота любое руководящее лицо, имеющее соответствующий доступ, может осуществлять необходимый контроль над тем, какие процессы происходят в компании;
5) Отсутствие необходимости содержать большие архивы с документами в бумажном виде. Законодательством установлены различные требования для хранения документов кадрового делопроизводства, которые работодатель обязан хранить в течение многих лет, в случае с электронной формой этих документов — эта проблема у работодателей практически отсутствует;
6) Крупные компании, имеющие многочисленный штат сотрудников и сложную структуру управления, просто не могут вести документооборот в бумажном виде, ведь это существенно затормозит все процессы, связанные с кадровым документооборотом, что за собой потянет и другие жизненно важные для организации процессы. Для таких предприятий ведение кадрового делопроизводства в электронном виде становится вынужденной мерой.
Всё это повлияло на повсеместное внедрение и развитие электронного кадрового документооборота среди организаций в России. Стремление к введению в стране электронного кадрового делопроизводства также заметно и на государственном уровне. Например, в п. 41 Указа Президента РФ № 203 от 9 мая 2017 года “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы” речь идет об основных задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, формирования новой технологической основы в экономике, одной из таких задач согласно подпункту «г» является «продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений» [2].
На сегодняшний день на российском рынке программных обеспечений представлено широкое множество программ для оперативного и качественного внедрения кадрового делопроизводства, среди них можно отметить наиболее распространенные — 1С: Зарплата и управление персоналом, СБИС Управление персоналом, Контур. Персонал, БОСС-Кадровик и тд. Эти программы имеют разный функционал и стоимость, поэтому некоторые из них могут подходить более мелким компаниям, а другие более удобны крупным организациям.
Однако, существует ряд проблем, которые так или иначе затормаживают процесс перехода организации к ведению кадрового документооборота в электронной форме. Одна из этих проблем связана с человеческим фактором — многие работники не стремятся к переходу на эту форму взаимодействия с работодателем, например, около половины населения не хотят отказываться от бумажной трудовой книжки и переходить на электронный вид этого документа. То есть, возникают ситуации, когда в компании специалисты отдела кадров вынуждены работать с бумажными и электронными трудовыми книжками одновременно. Также стоит отметить, что ТК РФ требует вести определенные виды документов только в бумажном виде, к ним относятся, например, акты о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении работника, документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда. Еще одним негативным фактором для введения повсеместного электронного кадрового документооборота является то, что на первоначальном этапе эти процессы требуют от работодателей больших финансовых вложений, в том числе, на приобретение необходимых программных обеспечений и, что немаловажно — это денежные средства на приобретение электронных цифровых подписей для сотрудников, занимающихся оформлением и ведением кадрового документооборота.
Исходя из всего этого, можно сделать вывод, что, безусловно, ведение электронного кадрового документооборота оказывает положительный эффект на оптимизацию бизнес-процессов в компании, на автоматизацию и ускорение иных процессов, связанных с кадровым делопроизводством, однако на сегодняшний день существуют факторы, которые не позволяют в полной мере и повсеместно перейти организациям на электронный вид ведения кадров. Эти проблемы необходимо решать, в первую очередь, на законодательном уровне, ведь государство имеет наиболее действенные рычаги воздействия на деятельность работников и работодателей.
Литература:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022) [Электронный ресурс] // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6dda95f9b6acf89a431a0737944b9443695b9df9/
- Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы» [Электронный ресурс] // URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71570570/
