В современной социально-экономической ситуации, в условиях поиска оптимальных путей компьютеризации общества и вхождения России в мировое информационное пространство, решение многоплановой проблемы управления документацией приобретает первостепенное значение, посредством который процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих предприятий характерно отсутствие упорядоченной системы ведения документации, несмотря на то что именно рациональная и четко организованная документация управления организацией может значительно повысить эффективность бизнеса.
Ключевые слова: документационное обеспечение, автоматизация, управление персоналом, информация, нормативно-правовые акты.
Управленческая документация является важной составляющей процессов управления и принятия управленческих решений, что оказывает существенное влияние на своевременность и качество управления.
Процесс принятия управленческих решений заключается в получении информации, ее обработке, анализе, подготовке и принятии решения. Все эти этапы тесно связаны с управленческой документацией.
Правильная постановка управления персоналом имеет большое значение как для самих организаций, так и для работников. Кадровая документация, с одной стороны, обеспечивает функции управления персоналом в организации, с другой — регулирует трудовые отношения с сотрудниками с учетом их интересов.
Наличие правильно оформленных кадровых документов свидетельствует о законности действий, предпринятых с сотрудником. Это позволяет минимизировать риски возникновения трудовых конфликтов, а также служит доказательством в суде в случае разногласий между субъектами трудовых отношений [2, с. 56].
Несоблюдение правовых норм в сфере управления персоналом может повлечь санкции для организаций, дисквалификацию для подрядчиков и стать основанием для внеплановой проверки трудовой инспекцией. В результате организациям следует уделять большое внимание управлению человеческими ресурсами.
Но при организации и совершенствовании работы кадровых подразделений и специалистов по управлению персоналом необходимо учитывать ряд проблемных аспектов. Прежде всего, речь идет о мобильности нормативной базы управления персоналом. Правовые тексты регулярно дорабатываются и дополняются, что влечет за собой изменения в работе персонала. Это обстоятельство требует от сотрудников аппарата высокого уровня юридических знаний, а также регулярного повышения квалификации.
Кроме того, фактором, создающим определенные трудности в работе специалистов по персоналу, является несовершенство трудового законодательства.
Несмотря на то, что многие вопросы управления персоналом урегулированы в правовых актах Российской Федерации, они часто раскрываются не полностью. Иногда стандарты недостаточно точны, их необходимо интерпретировать или запрашивать у государственных органов; иногда стандарты содержат концепции, для которых нет четких определений; иногда старые стандарты заменяются новыми стандартами, которые противоречат другим правовым документам и из сложившейся практики кадровых служб [3, с. 32].
Простейшим примером таких норм является условие необходимости письменного согласия работника на перевод, закрепленное в статье 72.1 Трудового кодекса Российской Федерации [1].
С помощью каких документов должно оформляться это согласие, является ли личное заявление работника этим согласием, логично ли оформлять заявление в случае, когда инициатива перевода исходит от работодателя? На эти вопросы Трудовой кодекс не дает ответа.
Помимо мобильности и несовершенства законодательства, актуальной проблемой управления персоналом является применение определенных правовых актов и нормативно-методологических документов в работе кадровых подразделений. Например, к таким документам относятся профессиональные стандарты.
Профессиональные стандарты — довольно новое явление в Национальном трудовом законодательстве, поэтому у менеджеров по персоналу могут возникнуть различные вопросы по поводу этих документов. Например, для каких целей они должны использоваться в деятельности организаций, являются ли они обязательными, как они связаны с квалификационным справочником, какие местные нормативные акты необходимо изменить с учетом профессиональных стандартов и т. д.
Определение в стандарте квалификационных требований, подробное описание навыков и знаний, необходимых для выполнения профессиональных функций, может послужить основой для создания планов и программ обучения, повышения квалификации и переподготовки сотрудников кадровых служб и служб управления персоналом [4, с. 6].
Сертификация работников также может проводиться на основе испытаний и других контрольно-измерительных материалов, разработанных в соответствии с требованиями стандарта. Что касается применения стандарта с целью повышения эффективности работы кадровых служб, следует отметить, что одной из наиболее важных задач, решаемых с его помощью, является разработка локальных нормативных актов организации.
Прежде всего, речь идет об инструкции по применению. Методика разработки должностных инструкций заключается в выявлении типовых показателей (например, квалификации, функций, профессиональных обязанностей сотрудников) и их уточнении, а также дополнении с учетом особенностей работы кадровых служб.
Кроме того, очень важно иметь в виду, что для определенных должностей использование профессионального стандарта в их названии, а также при установлении квалификационных требований к ним является обязательным. В частности, если квалификационные требования, необходимые работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом и другими федеральными законами, они должны соответствовать требованиям, установленным в профессиональном стандарте.
В то же время основными задачами управленческой документации являются:
— сведение к минимуму информационных потоков;
— упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации за счет использования новейших технологий автоматизации этих процессов [5, с. 74].
Осознавая важность улучшения управленческой документации, организации начинают совершать множество ошибок, пытаясь автоматизировать ее.
Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:
- Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
- Выбор правильной стратегии автоматизации.
Одним из основных требований управления документами является систематизация: «документы должны создаваться, храниться и управляться систематическим образом». Это требование подразумевает системный и процессный подход к управлению документами [6, с. 84].
Системный подход к управлению основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.
Процессный подход учитывает тот факт, что открытая система постоянно находится в динамическом состоянии, то есть постоянно меняет свое состояние. В нем много процессов, которые необходимо правильно организовать. Следовательно, этот принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.
Литература:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022) [Электронный ресурс] — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_34683/
- Глик, Д. И. Эффективная работа с персоналом: практическое пособие / Д. И. Глик. — 2-е изд. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2019. — 144 c.
- Кибанов, А. Я. Концепция компетентностного подхода в управлении персоналом / А. Я. Кибанов, Е. А. Митрофанова, Е. Г. Коновалова, О. Л. Чуланова. — М.: ИНФРА-М, 2020. — 156 с.
- Беседина, О. И. Инновационные методы в кадровой политике / О. И. Беседина, Д. И. Зновенко, Е. В. Малахова // Экономика. Менеджмент. Инновации. — 2019. — № 1(19). — С. 3–10.
- Чуланова, О. Л. Современные технологии кадрового менеджмента: актуализация в российской практике, возможности, риски: монография / О. Л. Чуланова. — М.: ИНФРА-М, 2018. — 364 с.
- Селентьева, Д. О. Совершенствование системы управления персоналом организации / Д. О. Селентьева, Д. Г. Зиганшина // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. — 2018. — № 12–1. — С. 83–85.
