В статье будут рассмотрены задачи, проблемы и особенности внедрения корпоративной информационной системы. Изложены основные методологии для укоренения и запуска в эксплуатацию ИС, а также процессы структурирования большого комплекса работ на фазы.
Ключевые слова: информационная система, SAP, внедрение, проект, автоматизированная система, техническое задание.
При рассмотрении вопросов, связанных с организацией внедрения информационных систем, прежде всего, необходимо уточнить значение термина «информационная система». Информационная система — это сложнейший программно-аппаратный комплекс. Российский ГОСТ РВ 51987 определяет информационную систему как «автоматизированную систему, результатом функционирования которой является представление выходной информации для последующего использования».
Задачей проекта внедрения информационной системы является создание (адаптация) и запуск в продуктивную эксплуатацию технологических элементов, гарантирующих функционирование системы и управленческих элементов, гарантирующих организацию эксплуатации системы.
Причинами проблем при внедрении информационных систем, охватывающих различные аспекты деятельности частных проектов и предприятия в целом, являются: отсутствие постановки менеджмента на предприятии; необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия; необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах; сопротивление сотрудников предприятия; временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы; необходимость формирования квалифицированной команды для внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы [4].
Кроме того, внедрение системы требует единой ИТ-стратегии предприятия, в которой соответствующим образом сочетаются разработка (создание) программно-технических средств системы с развитием существующей ИТ-инфраструктуры предприятия.
Рациональная структура проекта внедрения информационной системы описана в стандартах (международных, национальных и стандартах предприятия), которые часто называют методологиями внедрения.
Методологии внедрения обычно разрабатываются ведущими производителями информационных систем с учетом характеристик программных продуктов, а также сферы внедрения. Методология внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а в функционально схожих модулях SAP и Oracle EBS при внедрении преобладает идея реинжиниринга бизнеса, когда организациям предлагается изменить свои бизнес-процессы, записанные в системе, адаптируя их под «лучший опыт». Наиболее известные примеры применения методологий включают следующий список [5]:
– разработки компании Microsoft — методологии «OnTarget», «MSF (Microsoft Solutions Framework)", «Business Solutions Partner Methodology»;
– разработки компании SAP — методологии «Процедурная модель SAP», «ASAP (Accelerated SAP)";
– разработки компании Oracle — комплекс методологий «Oracle Method».
Такое разнообразие стандартов позволяет организациям выбирать рациональную стратегию на их основе и формировать собственные процедуры внедрения, обеспечивая при этом конкурентное преимущество. Адаптация методологии к потребностям конкретной компании — это не столько перевод текстов и шаблонов документов на русский язык, сколько адаптация подхода с учетом российских условий. При этом обычно изменяются сроки и последовательность задач, рекомендованных стандартом, создаются методы сбора, проверки и преобразования исходных данных, разрабатываются решения для интеграции с унаследованными системами.
Для Заказчика информационной системы основными результатами использования методологии являются:
– создание решения, оптимально соответствующего требованиям клиента;
– максимально эффективное использование ресурсов проекта;
– минимизация сроков и затрат на внедрение;
– уменьшение рисков проекта.
В то же время организация работы в соответствии с документально зафиксированной методологией оказывается полезной и для разработчика системы [6]: появляется методическая база для обучения новых сотрудников стандартным методам внедрения; сокращаются внутренние расходы на организацию и реализацию проектов; улучшается взаимодействие и взаимопонимание между членами проектной группы; повышается эффективность совместного использования ресурсов между проектами, командами.
Структурирование комплекса работ начинается с разделения проекта на фазы (этапы). Причина разделения проекта на этапы обусловлена высокой сложностью проекта и затраченным временем, необходимым для внедрения информационной системы, что позволяет достичь значительных результатов в короткие сроки и реализовать следующие преимущества в организации проекта [1]: данные проектной документации не устаревают; после выполнения каждой фазы проекта появляется возможность уточнить или скорректировать задачи к решению на последующих фазах; снижаются проектные риски, обусловленные организационными изменениями на предприятии Заказчика в ходе проекта; оптимизируются бюджет проекта и график платежей.
Состав этапов проекта и распределение работ по этапам зависит от конкретной методологии, однако можно выделить типовой состав этапов, которые в той или иной степени присутствуют во всех методологиях и определяются самой логикой внедрения. А именно, этапами являются: определение проекта, обследование объекта автоматизации, анализ результатов обследования и разработки дизайна системы, создание (настройка) системы, запуск системы в эксплуатацию, сопровождение системы [2].
Далее определяются процессы, которые должны выполняться на каждом этапе проекта. Состав и последовательность исполнения процессов определяются конкретной методологией, которая составляет основу плана проекта, то есть иерархическую структуру работ.
Таким образом, методология внедрения строится как пересечение двух различных областей знаний: специфической технологии создания продукта — информационной системы — и достаточно универсальной технологии управления проектной деятельностью.
Разработка стратегии и целей является основным фактором успешного внедрения информационных систем предприятия. Проекты, основанные на четком стратегическом видении и стратегических оценках, имеют положительные результаты в 53 % случаев (22 % при отсутствии такого стратегического подхода). Тщательный анализ текущей ситуации был определен опрошенными как ключ к успешному внедрению. В 56 % случаев проекты, в которых был проведен детальный анализ возможностей бизнеса, дали положительные результаты (только в 8 % случаев, когда анализ не проводился).
Комплексная корпоративная информационная система охватывает все бизнес-функции и все процессы управления предприятием. В условиях крупных предприятий и корпораций она может быть более эффективна, поскольку обеспечивает взаимодействие массовых и хорошо организованных процессов быстродействующими средствами современных информационных и телекоммуникационных технологий высокого научно-технического уровня.
Разработка процесса внедрения программного продукта «1C:Зарплата и управление персоналом» на предприятии АО «ПО «Север»
Анализ деятельности компании АО «ПО «Север»
ПО «Север», АО зарегистрировано по адресу 630020, г. Новосибирск, ул. Объединения, д. 3. Генеральный директор организации АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «СЕВЕР»
Одно из предприятий госкорпорации «Росатом».
Основным видом деятельности компании является производство конденсаторов, электротехнического оборудования и бортовых систем питания (БСП). Также ПО «Север», АО работает ещё по 18 направлениям.
Организация насчитывает 1 филиал и 1 учрежденную компанию. Имеет 6 лицензий, что говорит о высокой надежности контрагента.
Основным заказчиком является ПО «МАЯК», ФГУП.
В ПО «Север» иерархическая организационная структура (рис. 1). Достоинствами такой структуры являются упорядоченный процесс управления, точное распределение задач и обязанностей внутри компании, отсутствие дублирования функций специалистов, а также предсказуемость процессов для сотрудников. Потеря информации при переходе с одного уровня на другой и зависимость нижестоящих сотрудников от вышестоящих могут создать некоторые трудности на предприятии.
Рис. 1. Организационная структура предприятия
Выбор продукта внедрения
На основе анализа деятельности предприятия необходимо определиться с продуктом внедрения. Поскольку персонал является одним из самых важных ресурсов любой компании и эффективным инструментом конкурентной борьбы, а правильно подобранный коллектив способен сделать компанию лидером своего рынка, повысить ее прибыльность и создать положительный образ работодателя среди персонала и клиентов, то необходимо наличие информационной системы, которая бы позволила упростить работу с кандидатами по вакансиям, сократить операции, выполняемые вручную, а именно дала возможность автоматически загружать данные с сайта по подбору персонала, вести кадровый план, вакансии, резюме, должности и формировать отчеты. Для этих целей выберем программу 1C:Зарплата и управление персоналом.
Этапы внедрения ИС «Управления персоналом» на предприятии АО «ПО «Север»
После этапа выбора корпоративной информационной системы наступает этап внедрения (рис. 2). Все декларируемые разработчиками корпоративного ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной корпоративной информационной системы, проявятся только в случае ее успешного внедрения.
Рис. 2. Этапы внедрения ИС «Управление персоналом»
- Обследование предприятия. Описание текущих бизнес-процессов
Обследование предприятия включает основные процессы, такие как: сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управления, процессы развития. Идет анализ предыдущего автоматизированного продукта, если таковой имеется.
- Разработка концепции проекта автоматизации
Этот процесс начинается с изучения входных, внутренних и выходных информационных потоков, системы документации, системы классификации и кодирования информации, фондов информации. На основании проделанной работы проводится определение и проектирование:
Организации и технологии работ учреждения в условиях функционирования автоматизированной системы.
Состава подсистем и комплексов функциональных задач системы.
Методов организации информации, необходимость использования приобретенных баз и банков в данных.
Сетей передачи данных.
В настоящее время на этапах решения таких функциональных задач автоматизированной системы обеспечивается использованием общесистемного и универсального программного обеспечения и приобретаемого специализированного программного обеспечения, приобретаемых баз и банков данных, автоматизированных систем, сетей передачи данных. Это значительно упрощает создание АС и упрощает на стадии разработки технического задания принять окончательное решение по многим компонентам всех видов обеспечения.
- Разработка технического задания, Модификация программных комплексов в соответствии с ТЗ
Проект технического задания (ТЗ) на автоматизированную систему подготавливается разработчиком системы совместно с заказчиком на основе технических требований. При необходимости, разработчик ТЗ и заказчик осуществляют согласование проекта ТЗ с органами государственного надзора и заинтересованными организациями. Утверждение ТЗ осуществляют руководители предприятий (организаций) разработчика и заказчика АИС. Состав, содержание, правила оформления, порядок разработки, согласования и утверждения документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) автоматизированной системы» устанавливает ГОСТ 34.602–89, а требования к содержанию этих документов — РД 50–34.698–90.
Разработчикам и заказчикам следует помнить, что окончательный состав документации на конкретную систему автоматизации всегда должен быть указан в ТЗ.
ТЗ в компании АО «ПО «Север» заключалось в доработке программистов, логистики, специальных отчетных форм и документов.
- Обучение персонала.
Обучение персонала происходило по сферам деятельности: программисты, менеджеры, руководители.
- Разработка контрольного примера
Был разработан контрольный пример полного цикла работы фирмы: от покупки коробки 1с до поддержки пользователей после внедрения.
- Разработка инструкций
Разработка инструкций происходила по сферам деятельности: программисты, менеджеры, руководители.
- Опытная эксплуатация
Предварительные испытания, опытная эксплуатация, сертификационные и приемочные испытания специализированного программного обеспечения и автоматизированной системы в целом должны осуществляться в соответствии с методиками и программами, утвержденными руководителем организации-заказчика. Продолжительность опытной эксплуатации с момента подписания акта сдачи системы должна быть не менее 3 месяцев. Состав приемочной комиссии по приемке автоматизированной системы в целом утверждается руководителем организации-заказчика.
Сопровождение системы.
На этой стадии должны быть выполнены следующие работы:
- Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами в течение установленных сроков с внесением, при необходимости, изменений в документацию;
- Послегарантийное обслуживание в случае обнаружения недостатков.
До ввода в действие автоматизированной системы необходимо выполнить следующие основные организационные мероприятия:
Назначить ответственного исполнителя работ для создания и ввода в действие АИС;
Ввести в штатное расписание системного программиста и инженера по автоматике и телемеханике (или оформить хозяйственные договора со сторонними специалистами) для создания и обеспечения качественной подготовки к вводу в действие;
Провести обучение персонала основам автоматизации информационных систем с целью его квалифицированного участия в процессе создания и ввода в действие автоматизированной системы;
Решить вопросы финансирования работ.
Таким образом, внедрение информационной системы предприятия зависит от характеристик самой системы, возможностей компании, внедряющей ее, и целей проекта. Важным аспектом внедрения является правильное выполнение всех задач проекта. Другим важным фактором является то, кто внедряет систему на предприятие, от этого зависят шансы на успешное завершение проекта. На российских предприятиях обычно эту работу выполняет консалтинговая компания или компания-поставщик системы. Однако если исходить из практики успешных проектов, внедрением лучше заниматься самой компании. Во-первых, это сокращает стоимость проекта. Во-вторых, повышается эффективность проекта. Ведь эффективность зависит не от самой системы, а от профессионализма и заинтересованности сотрудников.
На примере внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом» в АО «ПО «Север» были рассмотрены специфика и преимущества внедрения КИС, проанализированы варианты внедрения, выявлены проблемы, связанные с внедрением информационной системы 1С, а также способы их решения. Данный программный продукт позволил улучшить качество ведения учета, систематизировал процесс документооборота. Кроме того, сократил временные и трудовые затраты, что повлияло на качество подбора персонала и работы HR-специалиста.
Применение корпоративных информационных систем в деятельности организации дает возможность компании выйти на новый уровень развития, и, кроме того, делает ее более конкурентоспособной на рынке развивающихся информационных технологий.
Литература:
- Software project management — A Unified Framework. Walker Royce 1998
- Баронов В. В., Калянов Г. Н., Попов Ю. И., Рыбников А. И., Титовский И.Н — Автоматизация управления предприятием: учебное пособие — Академия АйТи., М-2000
- Ефимов Г. Жизненный цикл информационных систем [Электронный ресурс] // Сетевой. 2001. № 2. URL: http://www.abn.ru/inf/setevoi/ %20cycle.shtml %20 (дата обращения: 17.02.2023)
- Причины неудач внедрения ERP-систем в России [Электронный ресурс]. URL: https://www.cfin.ru/press/loginfo/2001–07/70–80.shtml (дата обращения 17.02.2023)
- Рассел Д. Арчибальд — Управление высокотехнологичными программами и проектами: учебное пособие — Академия АйТи., Москва, 2010
- Чарльз Треппер — Управление проектами ERP-ключ к успеху их реализации. 18.02.2003 Планета КИС
