Сегодня глобальная экономика является синонимом постоянных организационных изменений в технологии, бизнес-процессах, должностных инструкциях и навыках. Компании, в которых должным образом развернут системный подход организации, может быстро адаптироваться к изменениям и оставаться жизнеспособными субъектами хозяйствования.
Организация представляет собой сложную систему, независимо от функций и размеров. Внутри она состоит из взаимосвязанных и взаимозависимых частей. Деятельность любой части организации влияет в разной степени на деятельность любого другого сегмента этой организации. Внешне, есть компоненты, которые влияют на организации, и (или) подвергаются воздействию организации. Организация это развивающаяся социальная группа, и к ней применимы все законы и принципы групповой динамики. Люди являются главной движущей силой развития организации.
Системный подход организации состоит из трех основных этапов: планирование изменений, оценка изменения силы и реализация изменений. Иными словами, менеджменту нужен целостный подход. Системный подход в организации может быть отнесен методологией к плану управления изменениями. Системный подход - это методология исследования объектов как систем. Ценность методологии системного подхода состоит в том, что эта модель позволяет кратчайшим путем привести к цели систему любой сложности, затратив при этом наименьшее количество ресурсов. Эта методология в сочетании с идеями целевого планирования и управления имеет следующие характерные черты:
рассмотрение объекта как единого целого во взаимодействии с окружающей средой;
ориентация на конечный результат элементов всех уровней структуры объекта;
обязательное решение всех проблем и задач, связанных не только с достижением конечной цели, но и с приоритетным решением ключевых проблем;
распределение ресурсов в соответствии с важностью задач;
прогнозирование развития объекта, коррекция прогноза на основе обратной связи;
принятие в расчет полного жизненного цикла системы.
Существуют два типа взаимодействия: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами. Суть системного подхода организации заключается в том, что сотрудники какого-либо отдела организации не могут работать полностью в рамках традиционной организационной структуры, они должны взаимодействовать с различными отделами, другими сотрудниками всего предприятия, а также с представителями других организаций.
Система образуется двумя составляющими:
внешним окружением, включающим в себя вход и выход системы, связь с внешней средой и обратную связь;
внутренней структурой, т.е. совокупностью взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы.
Основные понятия общей теории системного подхода
Система
Целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой и представляющий собой подсистему системы более высокого порядка (глобальной системы). Единство системы с внешней средой определяет ее взаимосвязь с действием объективных экономических законов
Подсистема
Части, из которых состоит система, называют подсистемами. Каждая система в свою очередь, может быть подсистемой еще большего целого. Таким образом, отдел является подсистемой организации, организация может быть подсистемой компании, компания может быть подсистемой какой-либо отрасли промышленности, которая является подсистемой национальной экономики, а национальная экономика является подсистемой мировой системы.
Синергия
Синергия означает, что целое больше, чем сумма его частей, суммирующий эффект взаимодействия двух или более факторов, характеризующийся тем, что их действие существенно превосходит эффект каждого отдельного компонента в виде их простой суммы.
Открытые и закрытые системы
Если система взаимодействует с окружающей средой, то она считается открытой. Закрытая система не взаимодействут со средой. Все организации в какой степени взаимодействуют с окружающей средой. Например, автомобильный завод является гораздо более открытой системой, чем банк или тюрьма. Такие компании, как Google и Microsoft можно рассматривать как организации с открытым системным подходом к управлению персоналом.
Границы системы
Каждая система имеет границу, которая отделяет ее от окружающей среды. Замкнутая система имеет жесткие границы, в открытой системе граница является более гибкой. Система границ многих организаций становится все более гибким. Например, нефтяные компании должны уделять большее внимание охране окружающей среды от воздействия своих действий. Тенденция такова, что общество требует большей экологической ответственности от нефтяных компаний.
Вход и выход системы
Расход это система информационных потоков материалов и энергии, в том числе человеческой энергии. Материалы входят в систему из окружающей среды в качестве вклада (например, сырье и ресурсы), проходят трансформационные процессы в системе (операции, которые изменяют ресурсы) и выходят из системы в качестве товаров и услуг. Выход из системы - товар (продукция, услуги, новшества и т.п.), выпускаемый системой в соответствии с планом.
Обратная связь
Обратная связь является ключом к системе управления. Обратная связь это обратное воздействие, отзыв, отклик, ответная реакция результатов процесса на его протекание или управляемого процесса на управляющий орган. Обратная связь при необходимости исправляет процесс, повышая производительность труда.
Системный анализ
Анализ на основе всестороннего изучения свойств системы с применением научных подходов для выявления ее сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, формирования стратегии функционирования и развития.
Внешняя среда системы
Компоненты макросреды (страны), инфраструктуры региона, в котором находится система, и микросреды системы, с которыми она имеет прямые или косвенные связи. Компоненты входа и выхода системы к внешней среде не относятся, они относятся к внешнему окружению.
Теория системного подхода влияет на динамичный и взаимосвязанный характер организации и управления задачами. Таким образом, системный подход обеспечивает рамки, в которых планируются действия и предвидятся как непосредственные, так и далеко идущие последствия, позволяя понять как будут развиваться непредвиденные последствия. Системный подход необходим для поддержания баланса между потребностями различных частей предприятий и потребностями и целями всей компании.
Организация как открытая система
Организация взаимодействует с окружающей средой, используя определенные входы из окружающей среды и преобразование их к выходам, которые предлагаются для окружающей среды. Достижения организации зависят от эффективности, с которой фирма осуществляет производственный процесс.
Для анализа системы необходимо для установления связей между системой и ее окружением. Средой организации являются системы более высокого порядка, состоящии из своих подсистем. Основными подсистемами в окружающей среде являются:
экономическая система;
технологическая система;
социально-культурная система;
политико-правовая система.
Рис. 1. Организационные преобразования системы
На рисунке 1 представлена схема организации и ее окружения: показаны входные элементы (ресурсы и затраты, входящие в систему) и выходные элементы (результаты, услуги и прибыль, выходящие из организации).
Система состоит из частей (подсистемы), которые специализируются на работе с определенными переменными в окружающей среде.
Если подсистема решает несколько задач, то она может состоят из нескольких уровней, образуя иерархию.
Например, отдел кадров в крупной организации может выполнять с его различными подразделениями специализированные функции, такие как поиск персонала, обучение персонала, решение производственных отношений, жилищные отношения, выплата пособий и зарплаты, и т.д.
Для того чтобы справиться с окружающей средой организация должна состоять из четырех основных подсистем:
коммерческий сектор, который взаимодействует в первую очередь с экономической системой выполнения закупок и маркетинга фирмы;
технический сектор, который концентрируется в первую очередь на трансформационных процессах внутри фирмы. Этот сектор будет также взаимодействовать с технологической системой окружающей среды;
сектор персонала, который взаимодействует в первую очередь с социокультурной системой;
контроллер сектор, который концентрируется прежде всего на потоке информации внутри фирмы. Этот сектор также взаимодействует с политико-правовой системой.
При правильном применении системного подхода организации, компания может эффективно конкурировать в глобальной экономике. Организации при системном подходе могут быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям с минимальными потерями.
Литература:
Жилин Д.М. Теория систем. Опыт построения курса. Учебное пособие - 5 изд. - М.: Либроком, 2010. – С. 176.