Критерии выбора информационной системы управления проектами

В статье рассмотрены различные преимущества внедрения информационных систем управления проектами. Произведен обзор и выявлены достоинства и недостатки наиболее популярных ИСУП. Сформирован список основных критериев для выбора системы перед внедрением в структуру организации.

Ключевые слова: информационные системы управления проектами, управление проектами, автоматизация, критерии, достижение результатов, внедрение, информация.

Информационная система управления проектами (ИСУП) — это программное обеспечение, разработанное для автоматизации процесса управления проектами компании и адаптированное к потребностям компании.

Управление проектами — это методология организации, планирования, управления, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение цели путем применения современных методов, технологий и технологических систем управления для достижения конкретных результатов в составе и объеме работ проекта, стоимости, времени и качестве.

Функции управления проектом осуществляются на всех стадиях и этапах управления проектом: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, подготовка и ведение бюджета проекта, организация реализации, мониторинг, оценка, отчетность, экспертиза, проверка и приемка, бухгалтерский учет, управление [1].

ИСУП могут повысить эффективность управления проектами в компании, поддерживая процесс управления проектами на всем его жизненном цикле в том числе:

1. Автоматизация задач планирования и контроля проекта;
2. Предоставить единую картину всех проектов компании для принятия обоснованных управленческих решений;
3. Сократить время общения между участниками проекта;
4. Управление ресурсами;
5. Обеспечить документооборот для проектной деятельности;
6. Вести архив информации о проекте.

Кроме того, это значительно упрощает процесс работы с документами, делает их управляемыми, предсказуемыми и подконтрольными. Это бизнес-решение полностью соответствует отечественным традициям и стандартам офисного менеджмента, повышая эффективность работы организации. Все возможности бизнес-решений доступны в различных комбинациях «бумажного» и «электронного» этапов работы с документами. В то же время традиционная «бумажная» офисная работа гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. В результате достигается положительный эффект как для всей организации, так и для сотрудников [2, 3].

— Усиливается контроль за разрешением и выполнением инструкций.

— Упрощается процесс отчетности по исполнительской дисциплине.

— Ускоряется передача документов для рассмотрения/исполнения.

— Организуется безопасная работа с конфиденциальными документами.

— Снижается стоимость расходных материалов.

— Повышается безопасность и предотвращаются потери документов.

— Минимизируется количество бумажных копий документов.

— Упрощается формирование стандартных бланков и журналов.

— Повышается эффективность получения инструкций от руководства.

— Упрощается контроль за исполнением изданных постановлений и инструкций.

На данный момент существует огромное количество продуктов в области систем управления проектами, которые позволяют автоматизировать этот процесс.

При выборе программного обеспечения для использования возникают вопросы об эффективности и соответствии бизнес-целей компании конкретного продукта. Большинство систем обладают многочисленными функциями, которые не используются конкретными организациями. Поэтому вопрос настройки системы управления проектами под требования конкретного предприятия очень важен [2].

Рассматривая и сравнивая несколько информационных систем управления проектами, вы можете правильно сформировать критерии выбора конкретной системы управления проектами для внедрения на конкретном предприятии. Для сравнения были выбраны некоторые из существующих систем: MS Project, Адванта и Oracle Primavera.

Первая система, MS Project, в настоящее время является мировым лидером на рынке программного обеспечения в области управления проектами. Она предлагает множество функций: планирование расписания и контроль проекта; планирование ресурсов и бюджета и контроль проекта; рабочий процесс проекта и управление рисками; коммуникация по проекту между географически распределенными командами, а также отчетность по проектам и портфель проектов. В то же время невозможно работать с системой, не зная особенностей программы и не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами. Еще одним недостатком этого продукта является невозможность доступа к нему небольших компаний из-за его высокой стоимости [5].

Вторая система, Advanta, является отечественной разработкой в области управления проектами. Данное решение является достойным аналогом западным программным продуктам и среди основных возможностей Адванта можно выделить следующие:

1. Реализация программы как в облачном хранилище, так и возможность работы с программой под управлением операционной системы (Windows). Потому что именно эта операционная система установлена на рабочем компьютере сотрудников.
2. Возможность обучения персонала удаленной работе. Проводится обучение в том числе по документации.
3. Способность к совместной работе в системе. В дополнение к этому упрощается постановка задач и поручений, менеджеры могут наблюдать в режиме реального времени за всеми изменениями, которые сотрудники вносят в ходе реализации проекта.
4. Удобный интерфейс для пользователя. Предусмотрен быстрый доступ к расписанию, а также автоматическое формирование паспортов проектов.
5. Служба поддержки доступна онлайн в рабочее время, поэтому вы можете получить консультацию по устранению неполадок в работе системы в режиме реального времени.
6. Низкая цена. Внедрение этой системы примерно в 2 раза дешевле зарубежных аналогов [3].

Заключительная система, Primavera, является программным продуктом компании Oracle, который способствует повышению эффективности управления проектами за счет автоматизации работ, выполняемых в рамках проекта, особенно планирования и контроля реализации. Данная информационная система позволяет выполнять следующие функции: управление проектами предприятий различной сложности, взаимодействие с информационными продуктами, используемыми компанией (например, автоматизированной системой планирования SAP), поддержка структуры компании (применимо к любой компании), оценка существующих рисков, прогнозирование и анализ тенденций рынка, поддержка различных методов управления проектами, многоцелевое использование, расчет влияния текущих процессов на использование ресурсов компании [4].

Анализ показывает, что у каждого продукта есть свои преимущества и недостатки, но есть несколько опций, присущих всем система управления проектами: возможность управлять проектами и задачами, распределение ресурсов, отслеживание времени и наличие удобного рабочего стола. Важной особенностью является гибкая система отчетности по необходимой информации. В то же время, в процессе формирования собственных требований к внедряемой системе управления проектами, каждая компания может сузить или расширить перечень функций.

Таким образом, на основе анализа существующих решений и их собственной разработки можно составить наиболее важные критерии, которые следует учитывать при выборе системы управления проектами.

Кроме того, необходимо определить цели, которые должны быть достигнуты в результате внедрения системы управления проектами. Во-первых, система должна создавать, планировать и координировать проектную работу. Во-вторых, вы должны уметь эффективно распределять задействованные ресурсы. В-третьих, любая система управления проектами должна не только отслеживать информацию о реализации всех проектов, но и предоставлять инструменты для мониторинга качества работ.

В список наиболее важных должны войти следующие критерии, предъявляемые к информационным системам управления проектами:

1. Простота использования. Пользователи должны пользоваться системой каждый день, и удобство важно с точки зрения пользователя. Этот элемент также сводит к минимуму время, затрачиваемое любым пользователем программы.
2. Возможность использования веб-интерфейса. Эта функция необходима для легкого и быстрого доступа к системе, независимо от вашего местоположения.
3. Интерфейс для системного планирования. Системы разных производителей могут решить эту проблему по-разному. Одним из наиболее распространенных подходов является создание диаграмм Ганта, которые обеспечивают удобное визуальное представление вашего проекта. Кроме того, система должна иметь возможность гибко корректировать план в случае отклонений.
4. Учет изменений в проекте. Это требование необходимо для любой системы, которая отслеживает все изменения и позволяет вам не терять существующую информацию.
5. Отчетность. Эта функция необходима для мониторинга и анализа всей проектной деятельности компании.
6. Возможность записывать рабочее время, чтобы вы могли отслеживать рабочую нагрузку сотрудников. Учет времени может осуществляться в соответствии с запланированными данными и фактическими значениями, поэтому будущие менеджеры могут объединить эти показатели в единый отчет и учесть полученный опыт в будущих проектах.
7. Стоимость. Этот фактор должен соответствовать финансовым ожиданиям и возможностям компании.
8. Интеграция с внутренними системами компании. Этот фактор особенно важен, поскольку сотрудник может использовать для работы единый инструмент и быстро адаптироваться к новым программам.
9. Хранение данных. Вся информация, которая появляется в ходе реализации проекта, должна хранится в базе данных, к которой можно получить доступ в любое время. Такой подход также поможет в формировании отчетности на основе исторических данных.
10. Формирование различных вариантов данных. Этот элемент значительно облегчает работу сотрудников, так как позволяет создавать задачи, проекты, в которых могут использоваться стандартные данные, которые при необходимости могут быть изменены.

Подводя итог, можно отметить, что на рынке существует большое количество программных продуктов, направленных на автоматизацию задач управления проектами, но каждая организация должна четко определить, что необходимо сделать с помощью этой системы, чтобы выбрать наилучший вариант. В некоторых случаях разумнее воспользоваться собственной разработкой, которая станет наиболее оптимальным и уникальным решением. И после сравнения различных существующих решений в области проектной деятельности были определены основные критерии, которые призваны помочь в выборе систем управления проектами.

Литература:

1. Кашкарева Е. А. Внедрение информационных систем управления проектами предприятия. — Актуальные вопросы современной науки, 2010.
2. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса -Секретарское дело, 2006.
3. Информационная система управления задачами и проектами // advanta URL: https://www.advanta-group.ru/about-system/sistema-upravlenia-proektami/ (дата обращения: 25.05.2023).
4. Продукты в составе комплексной системы управления проектным портфелем Primavera // oracle URL: https://www.oracle.com/cis/applications/primavera/solutions/products.html (дата обращения: 25.05.2023).
5. Microsoft Project // Microsoft URL: https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/project/project-management-software?market=ru (дата обращения: 25.05.2023)