В данной статье рассматриваются основные аспекты цифровизации бизнес-процессов, обоснована актуальность внедрения цифровых решений, рассмотрены инструменты цифровизации, определены возможные сложности, которые возникают у компаний в процессе цифровизации бизнес-процессов и варианты их решения.
Ключевые слова: цифровизация, процессы, BMP-системы, проблема, инструменты, бизнес.
В настоящее время цифровые технологии внедряются во все сферы жизни, включая бизнес. Цифровизация бизнес-процессов стала ключевым фактором для развития и выживания предприятий в современной конкурентной среде. Это понятие охватывает широкий спектр изменений, связанных с внедрением цифровых инструментов и технологий в различные аспекты бизнеса.
Одной из главных причин, почему компании стремятся к цифровизации своих бизнес-процессов, является потребность в повышении эффективности. Например, внедрение цифровых систем управления складом позволяет оптимизировать процессы хранения, отслеживания и отгрузки товаров, что улучшает общую эффективность логистики и сокращает время доставки клиентам.
Цифровизация также способствует более эффективному управлению ресурсами и улучшению коммуникации внутри предприятия. Современные инструменты для управления проектами и совместной работы, такие как облачные платформы, системы электронного документооборота и CRM-системы решают различные задачи, начиная от формирования документации по шаблону и заканчивая распределением задач между сотрудниками в режиме онлайн. Это особенно актуально в условиях удаленной работы, которая стала обычной практикой после пандемии COVID-19.
Однако компании часто сталкиваются с трудностями в процессе цифровой трансформации. Около 70 % цифровых преобразований терпят неудачу, чаще всего из-за сопротивления сотрудников [1].
В таблице 1 представлены наиболее распространённые проблемы, с которыми сталкиваются компании при цифровизации бизнеса, и решения, предложенные для их устранения.
Таблица 1
Основные проблемы компаний при цифровизации и их решения
|
Проблема |
Решение |
|
Сопротивление и нежелание сотрудников принимать изменения |
Проведение собраний для сотрудников для объяснения выгоды и целей цифровизации. |
|
Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений и обсуждения новых изменений. |
|
|
Постепенное внедрение новых технологий, предоставление сотрудникам поддержки и помощи в использовании. |
|
|
Отсутствие четкой стратегии |
Разработка долгосрочной стратегии цифровизации с учетом бизнес-целей и потребностей компании. |
|
Создание подробного плана внедрения, включающего этапы, сроки, ресурсы и ответственных лиц. |
|
|
Проведение анализа текущих процессов и выявление приоритетных областей для цифрового преобразования. |
|
|
Недостаточные ресурсы |
Постепенное внедрение, начиная с наиболее критичных и выгодных областей, и последующее масштабирование. |
|
Беспокойство за безопасность и конфиденциальность данных |
Разработка и внедрение политики безопасности информации с учетом цифровых решений. |
|
Использование надежного программного обеспечения с высокими стандартами безопасности. |
|
|
Регулярное обновление и мониторинг системы защиты данных. |
|
|
Отсутствие необходимых компетенций и навыков у сотрудников |
Проведение обучающих программ и тренингов для повышения цифровой грамотности сотрудников. |
|
Привлечение внешних экспертов или консультантов для помощи во внедрении и обучении. |
Существует множество видов программных систем и инструментов, позволяющих компаниям цифровизировать бизнес-процессы. Все они имеют различное назначение, и выбор зависит от того, какие цели преследует компания и какие процессы планирует цифровизировать. Некоторые из них представлены ниже:
- CRM-система (Customer Relationship Management System) — система управления взаимоотношениями с клиентами. Такая система может помочь компании упорядочить все данные о клиентах и сделках с ними, сохраняет всю историю взаимодействий с клиентами, записи звонков и различные документы. Одной из самых распространенных CRM-систем в России признана система «Битрикс24» [2].
- ERP-система (Enterprise Resource Planning) — это интегрированная система управления предприятием, которая помогает управлять всеми аспектами бизнеса, включая процессы в таких сферах, как финансы, учет, снабжение, производство и т. д. Лидерами среди ERP-систем на российском рынке являются «Галактика ERP» и «1С:ERP Управление предприятием» [3].
- DMS-система (Document Management System) — система управления документооборотом. Позволяет электронно управлять документами, обеспечивая централизованное хранение, доступ и контроль документов.
- BPM-система — это система управления бизнес-процессами. Она предоставляет комплексный набор инструментов для управления процессами в организации и обладает широким спектром возможностей:
– Моделирование процессов. Система позволяет создавать графические модели бизнес-процессов с использованием специальных инструментов и нотаций, таких как BPMN (Business Process Model and Notation). Модели отображают последовательность шагов, задач, ролей и связей между ними.
– Автоматизация и выполнение процессов. После моделирования процессы могут быть автоматизированы. Система предоставляет возможность создавать электронные формы, определять правила автоматической маршрутизации задач и устанавливать сроки выполнения. Участники процесса получают доступ к цифровым рабочим местам, где они могут выполнять свои задачи, взаимодействовать с другими участниками и отслеживать прогресс.
– Мониторинг и контроль. BPM-система позволяет отслеживать текущее состояние процессов и задач. Менеджеры и участники могут видеть список задач, сроки выполнения, ответственных лиц и другую информацию. Это обеспечивает более прозрачное и эффективное управление процессами, а также возможность своевременно реагировать на задержки или проблемы.
– Оптимизация и анализ. BPM-системы предоставляют инструменты для анализа процессов и выявления узких мест, задержек или неэффективных шагов. Пользователи могут собирать данные о производительности, времени выполнения, ошибках и других показателях. Это позволяет идентифицировать области для улучшения и принимать обоснованные решения на основе фактической информации.
– Постоянное совершенствование. BPM-системы поддерживают цикл постоянного совершенствования бизнес-процессов. Пользователи могут вносить изменения в модели процессов, оптимизировать их на основе полученных данных и анализа результатов [4].
Примерами BPM-систем, представленных на рынке, являются ELMA, Creatio, Monday, Process Bliss, Comindware [5].
В заключение, цифровизация бизнес-процессов является неотъемлемой частью современного бизнеса. Она позволяет компаниям повысить эффективность, улучшить коммуникацию, создать новые возможности для инноваций и роста. Однако успешное внедрение цифровых технологий требует тщательного планирования, анализа и подготовки. Компании, которые смогут адаптироваться и использовать потенциал цифровых инструментов, займут лучшее положение для успешной конкуренции и дальнейшего развития.
Литература:
- The ‘how’ of transformation. — Текст: электронный // McKinsey & Company: [сайт]. — URL: https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation (дата обращения: 07.06.2023).
- Что такое CRM-система: виды, задачи, сервисы. — Текст: электронный // SendPulse: [сайт]. — URL: https://sendpulse.com/ru/support/glossary/crm (дата обращения: 07.06.2023).
- Системы ERP: что это такое простыми словами, как работает и как выбрать. — Текст: электронный // Kokoc: [сайт]. — URL: https://kokoc.com/blog/chto-takoe-erp-sistemy/ (дата обращения: 07.06.2023).
- BPM (Business Process Management). Процессный подход к управлению и BPM-системы. — Текст: электронный // Docsvision: [сайт]. — URL: https://docsvision.com/info-centr/articles/bpm-business-process-management.html (дата обращения: 07.06.2023).
- Лучшие BPM-системы для контроля бизнес-процессов. — Текст: электронный // Инсайдер: [сайт]. — URL: https://xn--80aidjgwzd.xn--p1ai/news/luchshie_bpm_sistemy_dlya_kontrolya_biznes_protsessov_v_2022_godu/ (дата обращения: 07.06.2023).
