В настоящее время переход на электронный документооборот является одним из важнейших направлений правовой политики. Внедрение электронного делопроизводства в системе правоохранительных органов обусловлено различными видами вопросов. В статье рассматриваются основные проблемы внедрения электронного документооборота и будут предложены выводы о необходимости и способах решений.
Ключевые слова: система электронного документооборота, Министерство внутренних дел, электронная подпись, электронные документы, цифровизация.
Currently, the transition to electronic document management is one of the most important areas of legal policy. The introduction of electronic record keeping in the system of law enforcement agencies is due to various types of issues. The article discusses the main problems of the introduction of electronic document management and will offer conclusions about the need and methods of solutions.
Keywords: electronic document management system, Ministry of Internal Affairs, electronic signature, electronic documents, digitalization.
В настоящее время одним из центральных направлений современной правовой политики российского государства следует выделить развитие «цифровизации» во всех областях, в том числе и в системе делопроизводства правоохранительных органов, включая МВД России. Но внедрение инновационных средств электронного документооборота на практике сталкивается с некоторыми системными проблемами, в качестве которых можно выделить организационные проблемы, правовые и технические.
СЭД представляет собой систему электронного документооборота, главной задачей которого является их классификация и сокращение времени с документарной работой. СЭД — это особый единый механизм по работе с электронной документацией, который призван обеспечить реализацию модели «безбумажного делопроизводства» [11]. СЭД — это Сервис электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России.
Но при использовании СЭД в МВД России, возникают определенные проблемы, главной из которой следует назвать в настоящее время осуществление дублирования бумажного производства, т. е. из-за отсутствия достаточного количества автоматизированных мест преобладает бумажное делопроизводство, где группа делопроизводства и режима (ГДиР) принимает документы в бумажном формате, сканирует, и подгружает в СЭД. Также открытым остается вопрос и о документации, которая имеет гриф секретности, которые не могут быть загружены в СЭД.
Гриф секретности представляет собой реквизит, который свидетельствует о степени секретности сведений, содержащихся в документации. Документы, имеющие гриф секретности, содержат в себе государственную тайну относительно некоторых сведений в военной области, в области науки, экономики и техники, в области внешней политики и так далее. Полный перечень сведений, составляющий государственную тайну, регламентирован нормами ст. 5 Закона РФ от 21.07.1993 N 5485–1 «О государственной тайне» [4].
Несмотря на тот факт, что в системе МВД России происходит внедрение СЭД, статистика говорит о том, что в 1/3 случаев документооборот имеет вид бумажной документации. Анализируя выделенные проблемы использования СЭД в МВД России, в первую очередь стоит отметить, что при ее внедрении происходит тотальная перестройка и совершенствование всей деятельности документального порядка как внутри самой системы МВД России, так и порядка межведомственного взаимодействия. Соответственно, внедрение СЭД в первую очередь требует от системы тотального единообразного перехода всех служб и подразделений внутренних дел на систему электронного документооборота. Если не осуществить тотальный перевод всех органов внутренних дел на анализируемую систему, возможно, ожидать перебои в обмене как во внутренней системе информацией, так и в обмене информацией между ведомствами. При этом будут также возникать ошибки в осуществлении самого делопроизводства. Для того, чтобы избежать неблагоприятных последствий для все системы МВД России, переход на СЭД должен осуществляться по всей России единовременно. Но при этом, для осуществления такого перехода необходима тщательная и техническая подготовка, как самого МВД России, всех сотрудников, а также учесть и различные технологические виды проблем, связанные с переходом на СЭД.
Технологический вид проблем с переходом на СЭД связан с тем, что у каждого сотрудника, в первую очередь на рабочем месте должны быть в доступности средства ЭВМ, средства связи, средства, с помощью которых сотрудник будет осуществлять свое право на цифровую подпись. Особенно важно, для применения СЭД является наличие приборов технической возможности, для перевода документации в электронную форму. Данным видом технической возможности является применение в системе МВД России экспресс — сканеров. Все технические приборы, а также средства ЭВМ, должны соответствовать определенным высоким системным требованиям, для того, чтобы осуществлять высокоскоростную бесперебойную работу.
Таким образом, для реализации внедрения СЭД необходимо в первую очередь полное обеспечение всех сотрудников МВД России индивидуальными ЭВМ, а также кардинально провести замену старой техники на более новую и современную, для соответствия программного обеспечения. Но кроме средств ЭВМ, МВД России следует обеспечить сканерами для перевода документации в систему СЭД, что также является одной из проблем, ввиду того, что внедрение экспресс-сканеров затронет существенную статью расходования бюджетных средств.
Кроме организационных проблем, использование СЭД в системе МВД России имеет и правовые проблемы. В настоящее время правовая основа СЭД регламентирована рядом нормативных актов, таких как ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1], ФЗ от 25.03.2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» [2], ФЗ от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» [3], Указ Президента РФ от 05.12.2016 N 646 «Об утверждении Доктрины информационной безопасности Российской Федерации» [5], Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [6], Приказ Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» [9] и так далее.
Основным положительным моментом в правовой основе использования СЭД является определение понятия «электронного документооборота». Электронный документооборотпредставляет собой автоматизированную систему, с помощью которой имеется возможность создания, обработки, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде. При этом СЭД это информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним [10].
При анализе правовой основы использования СЭД можно говорить о том, что она представлена нормами как федерального законодательства, Указами Президента РФ, так и различными внутренними приказами, что говорит о том, что отсутствует стандартизированность указанных правил, наличие большой базы нормативных правил. Таким образом, существует необходимость постоянного совершенствования нормативно-правовой основы регламентирования использования СЭД на практике в системе МВД России.
Особое внимание в настоящее время заслуживает Приказ МВД России от 20.06.2012 N 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» [7], где закреплено положение о том, что на основании правил делопроизводства, электронные документы должны быть созданы, зарегистрированы, обработаны и хранится в СЭД. При этом созданный электронный документ должен быть оформлен по всем правилам, иметь весь спектр реквизитов, которые установлены для аналогичных документов, но имеющих бумажный вариант.Но анализируя весь спектр реквизитов, стоит отметить, что в электронном варианте является исключением несколько видов реквизитов, таких как «Государственный Герб Российской Федерации» или эмблема МВД России. Но с помощью таких реквизитов подтверждается подлинность документов на бумажной основе. Для того чтобы подтвердить подлинность документа, без вышеуказанных реквизитов, и являющийся электронным документом, загруженных в СЭД, следует применять электронную подпись. Соответственно, электронная цифровая подпись представляет собой вариант собственноручной подписи человека, в данном случае сотрудника МВД России.
Для бумаг, которые имеют бумажный вариант хранения, предусмотрены свои особые сроки их хранения. При этом, для документации, которая переведена в формат электронного документооборота, в системе СЭД, предусмотрены также определенные сроки хранения. Сроки хранения документации бумажного варианта полностью соответствуют срокам хранения документации, имеющей электронную форму. После истечения указанных сроков хранения, документы должны быть уничтожены. Таким образом, некоторые особенности работы с документами, имеющих электронный вид в СЭД, должны быть регламентированы специальными ведомственным правовыми актами.
Соответственно, остается актуальным вопрос о пересмотре традиционных правовых средств реализации некоторых видов документов, которые связаны с документацией органов предварительного расследования, уголовного розыска и так далее.
Не отрегулирован в настоящее время также и вопрос об обмене документацией между ведомствами, ввиду того, что отсутствует единый порядок осуществления электронного документооборота между правоохранительными ведомствами, в особенности, между Министерством внутренних дел Российской Федерации и органами прокуратуры, адвокатским и судейским корпусом. В настоящее время такой документооборот между ведомствами регламентирован нормами Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», с последними изменениями, внесенными в марте 2019 года [8].
Данным Положением регламентированы только базовые положения об осуществлении электронного документооборота между ведомствами и соответственно издание на межведомственном уровне различных приказов существенно затрудняет унифицировать правовую основу обращения документов в СЭД между ведомствами в настоящее время. Таким образом, можно сделать вывод о том, что нормативно-правовая основа использования СЭД в системе МВД России нуждается в серьезной доработке, в первую очередь ввиду того, что установленные акты не могут соответствовать уровню современного развития информационных технологий.
Следующим актуальным вопросов относительно системы СЭД является использование цифровой подписи, которая является аналогом личной подписи сотрудника. Использование такой подписи осуществляется с помощью применения различных информационных носителей, где данный вид подписи имеет возможность располагаться. Самым распространенным видом носителя в настоящее время считается флеш-диск. В настоящее время на основании ФЗ «Об электронной подписи» принято различать простую электронную подпись и усиленную. При этом усиленная электронная подпись имеет также свое подразделение на квалифицированную и неквалифицированную. Разница в данном случае заключается в степенях защиты и в ситуации, где проставляется данная электронная подпись. Обычные граждане обладают правом подписывать документы обычной электронной подписью. Но сотрудники МВД России наделены правом использования усиленной квалифицированной подписи.
Несмотря на то, что данный вид электронной подписью имеет большие степени защиты и ее использование регламентировано нормами права, остается опасность уязвимости данного вида подписи в целях ее хищения и использования в неправомерных целях. Таким образом, несмотря на все меры и степени защиты цифровой подписи, традиционная подпись будет всегда цениться выше цифровой. Особую опасность кроет тайное скрытое хищение цифровой подписи с дальнейшим ее необнаружением в плане хищения.
Еще одной правовой проблемой при использовании СЭД следует назвать правовую защиту сведений, которые находятся в электронных документах, и загружаемых в СЭД. Стоит отметить, что в настоящее время, не существует технических средств, которые бы осуществили бы полную защиту имеющихся данных.
В настоящее время, в рамках межведомственного взаимодействия, сотрудники МВД России осуществляют межведомственный обмен с помощью документов электронного документооборота в виде отчетов, информационных справок, различных видов выписок и так далее.
Еще одним видом организационных проблем при использовании СЭД следует назвать отсутствие должной квалификации сотрудников ГДиР, а также и иных сотрудников МВД России. Несмотря на обучение сотрудников, делопроизводству, а также внедрению СЭД, уделяется мало времени, что в конечном итоге, вызревает в постоянную необходимость пояснений и проведения дополнительных занятий с личным составом МВД России [12].
Таким образом, подводя итог, можно сделать вывод, что при использовании СЭД существуют некоторые проблемы, такие как нехватка технического обеспечения, недостаточная профессиональная компетенция сотрудников МВД России. Также стоит отметить, что имеются и проблем внедрения СЭД, среди которых выделяют организационные проблемы, технические проблемы, а также правовые. Выявленные проблемы не имеют быстрого и одномоментного решения. Именно поэтому решение выявленных проблем должно решаться комплексно, при применении современных цифровых технологий.
Литература:
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.07.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (дата обращения 10.08.2023).
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.08.2023) «Об электронной подписи» (дата обращения 10.08.2023).
- Федеральный закон от 12.08.1995 N 144-ФЗ (ред. от 29.12.2022) «Об оперативно-розыскной деятельности» (дата обращения 10.08.2023).
- Федеральный закон РФ от 21.07.1993 N 5485–1 (ред. от 04.08.2023) «О государственной тайне» (ред. от 04.08.2023) (дата обращения 10.08.2023).
- Указ Президента РФ от 05.12.2016 N 646 «Об утверждении Доктрины информационной безопасности Российской Федерации» (дата обращения 10.05.2023)
- Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 01.02.2020) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (дата обращения 10.05.2023)
- Приказ МВД России от 20.06.2012 N 615 (с изм. от 20.09.2022) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (дата обращения 10.05.2023)
- Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (дата обращения 10.05.2023)
- Приказ Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (дата обращения 10.05.2023)
10. Гочияева А. Р. Системы электронного документооборота // Тенденция развития науки и образования.2023. № 97. С. 49–52.
11. Осокин Р. Б. Электронный документооборот в правоохранительных органах: состояние и проблемы правовой регламентации // Вестник Московского университета МВД России. 2020. № 6. С. 188–196.
12. Эрмиш В. В. Организационно-правовые проблемы системы электронного документооборота в органах внутренних дел // Уральский федеральный университет. 2021. С. 126–129.
