Электронные бухгалтерские документы

В статье автор уточняет понятие «электронный бухгалтерский документ» и выявляет основные направления совершенствования процесса составления и использования электронных бухгалтерских документов для повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности современной организации.

Ключевые слова : электронный документооборот, электронный бухгалтерский документ, цифровизация .

Взаимодействие между организациями различных форм собственности, между государством и бизнесом в современных условиях находится под значимым влиянием прогрессивных технологий и стремительного процесса цифровизации, способствовавших ускорению и виртуализации темпов жизни, а также трансформации экономической и социальной действительности. Неотъемлемой частью такого процесса становятся электронные бухгалтерские документы, разрабатываемые и внедряемые в рамках системы электронного документооборота как единой предметно-ориентированной информационной среды организации. При этом технологии, заложенные в основе электронного документооборота, способствуют наиболее полному удовлетворению потребностей цифровой экономики, обеспечению прозрачности деятельности организации, повышению бесперебойности и надежности хранения, обработки и передачи электронных бухгалтерских документов, устранению посредников при осуществлении транзакций 5, с. 5.

Однако развитие эффективного электронного бухгалтерского документооборота затрудняется ростом общей криминализации экономических процессов и отношений, неправомерными действиями с использованием электронных бухгалтерских документов, отсутствием единообразного понимания сущности инструментов нового поколения, невозможностью создания единой универсальной базы в связи с наличием определенной специфики в деятельности организаций, функционирующих в разных отраслях экономики, различием в их размерах, стиле управления, общем уровне технологической зрелости. Наряду с этим, нашим государством предпринимаются активные шаги по переходу на электронный документооборот. Так, применение утвержденных Минфином России форм электронных документов с 1 января 2023 года становится обязательным для всех государственных и муниципальных учреждений при ведении бухгалтерского учета 2. В связи с этим возникает объективная потребность в выделении основных направлений совершенствования процесса составления и использования в хозяйственно-финансовой деятельности организаций необходимых электронных бухгалтерских документов.

Прежде всего, необходимо сформулировать понятие «электронный бухгалтерский документ», так как в науке и практике основное внимание акцентируется лишь на определении электронного документа. Например, Р. Р. Галяутдинов и В. А. Коваленко считают, что «в качестве электронных документов могут выступать не только официальные документы, но и информация, не являющаяся юридически значимой, но, наделенная доказательственным значением» 3, с. 61. По мнению Ф. П. де Андраде и М. Сильва, «электронный документ представляет собой документ, созданный на двоичном языке, хранящийся в компьютерном формате и поддерживающий возможность преобразования в язык, понятный человеку, который может быть изменен, скопирован или передан с помощью средств компьютерной техники» 4, с. 50. З. С. Лебедев указывает на то, что электронный документ — «это новый вид документа, информация, содержащаяся в котором, не отражена на материальном носителе, а существует в цифровом виде» 7, с. 122. Официальная дефиниция представлена законодателем в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 1.

В соответствии с проведенным анализом различных подходов представляется целесообразным сформулировать следующее определение: электронный бухгалтерский документ — относительно новый вид документа, в котором необходимая для обеспечения бухгалтерского учета информации отражена в цифровом виде, без отражения на материальном носителе, но пригодна для восприятия человеком и хранения, обработки и передачи с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.

Следует также отметить, что отсутствием полноценной нормативной, технологической и организационной базы, необходимой для обеспечения юридически значимого электронного документооборота в рамках бухгалтерского учета, несформированностью единых подходов к создаваемым, хранимым и используемым в хозяйственной деятельности организаций электронных бухгалтерских документов обусловлены существенные препятствия для перехода хозяйствующих субъектов к безбумажному цифровому взаимодействию. На устранение существующих барьеров направлена утвержденная в 2020 году Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, предусматривающая реализацию мероприятий по нормативному регулированию форматов и сервиса визуализации электронных документов, внедрения сервисов работы с электронной подписью и проработку различных вопросов, непосредственно связанных с организацией электронного документооборота в Российской Федерации 6.

Также ФНС России разработаны новые форматы применяемых в электронном документообороте бухгалтерских документов (рис. 1).

В соответствии с проведенным исследованием выделим основные направления совершенствования процесса составления и использования электронных бухгалтерских документов для повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности современной организации:

— разработка и утверждение локального порядка работы с электронными бухгалтерскими документами с учетом специфики деятельности, размера, стиля управления и уровня технологической зрелости организации;

— полное обеспечение деятельности организации всеми необходимыми учетными и внеучетными документами преимущественно в электронной форме;

— осуществление регулярного контроля за электронным документооборотом для исключения непреднамеренных ошибок и умышленных искажений при составлении электронных документов;

— своевременное составление и корректировка электронных бухгалтерских документов с учетом требований законодательства;

— разработка, утверждение и мониторинг порядка составления и использования электронных бухгалтерских документов в организации с учетом специфики деятельности,

— обеспечение безопасности электронного документооборота.

Таким образом, для совершенствования процесса составления и использования электронных бухгалтерских документов в целях повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности автором предложено закрепление единого определения понятия «электронный бухгалтерский документ» (относительно новый вид документа, в котором необходимая для обеспечения бухгалтерского учета информации отражена в цифровом виде, без отражения на материальном носителе, но пригодная для восприятия человеком и хранения, обработки и передачи с использованием информационно-телекоммуникационных технологий), разработка и утверждение локального порядка работы с электронными бухгалтерскими документами с учетом специфики деятельности, размера, стиля управления и уровнем технологической зрелости организации с проведением постоянного мониторинга его выполнения; своевременное составление и корректировка электронных бухгалтерских документов с учетом требований законодательства; осуществление регулярного контроля за электронным документооборотом для исключения непреднамеренных ошибок и умышленных искажений при составлении электронных документов; обеспечение безопасности системы электронного документооборота.

Литература:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 31.07.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. — 2006. — № 31 (часть I). — Ст. 3448.
2. Приказ Минфина России от 15.04.2021 г. № 61н (ред. от 07.11.2023) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» // Официальный интернет-портал правовой информации, 2021 г., № 0001202106290010.
3. Галяутдинов, Р. Р. Тактика осмотра электронных документов / Р. Р. Галяутдинов, В. А. Коваленко. — Текст: непосредственный // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. — 2022. — № 10–3 (73). — С. 58–62.
4. Де Андраде, Ф. П. Электронный документ: форма и формат / Ф. П. де Андраде, М. Сильва. — Текст: непосредственный // Вестник Нижегородского университета им. Н. И. Лобачевского. — 2022. — № 1. — С. 49–57.
5. Дюдикова, Н. И. Методология и инструментарий формирования единого платежного пространства и интеграции цифровых финансовых активов в международные расчетные системы: специальность 08.00.10 «Финансы, денежное обращение и кредит»: диссертация на соискание ученой степени доктора экономических наук / Дюдикова Екатерина Ивановна; ФГАОУ ВО СКФУ. — Ставрополь, 2021. — 413 с. — Текст: непосредственный.
6. Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. — Текст: электронный // ФНС России: сайт. — URL: https://www.nalog.gov.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/edo/edo_concept.pdf (дата обращения: 23.08.2023)
7. Лебедев, З. С. Электронные документы в уголовном процессе / З. С. Лебедев. — Текст: непосредственный // Юридический вестник Самарского университета. — 2022. — Т. 8. № 1. — С. 110–115.