Статья посвящена нормативно-правовой основе экспертизы ценности документов в России. Рассмотрению основных задач экспертизы ценности и определению проблем, связанных с экспертизой ценности электронных документов.
Ключевые слова: экспертиза ценности документов, документ, архивный фонд, нормативно-правовая база.
Экспертиза ценности документов в настоящее время является значительным направлением архивного дела в России. Она выполняет функцию по отбору ценных документов и постоянного пополнения Архивного фонда РФ. Но, как ни странно, экспертиза ценности документов имеет значимые проблемы. Это касается прежде всего управленческих документов и их отбора в состав АФ РФ.
Согласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав АФ РФ [Об архивном деле..., 2004].
На современном этапе развитие нормативно-правовой базы экспертизы ценности документов состоит в увеличении роли федеральных законов и подзаконных нормативно-правовых актах. Упорядочению в данных источниках права подлежат:
– Состав документов, подлежащих хранению;
– Порядок проведения экспертизы ценности документов;
– Сроки хранения;
– Порядок уничтожения документов;
– Порядок передачи документов на хранение при ликвидации организации;
– Уголовная, административная, гражданско-правовая ответственность за нарушение требований к хранению архивных документов и сроков их хранения.
К сожалению, типовые и отраслевые перечни не успевают своевременно обновляться, в связи с ростом интенсивности документообразования федеральных органов исполнительной власти.
Тема разработки концепции экспертизы ценности документов на сегодняшний день весьма актуальна. Концепция должна представлять из себя систему положений, сопряженных между собой. Она должна являться основой одного из важнейших направлений архивного дела РФ — комплектации.
При работе с электронным документами, концепция должна отвечать на следующие вопросы: где должны храниться документы, как можно осуществить их использование, защиту информации, какие документы необходимо принимать на хранение и каковы параметры нового НСА. Также, она обязана предусматривать обеспечение выработки единой технологии и формата архивного хранения электронных документов (далее — ЭД) при передаче на хранение, кроме того, она должна обеспечить организацию доступа в особенно удобной форме для пользователей, обеспечению долговременной сохранности документов и возможности трансляции в условиях непрекращающейся модернизации информационных технологий.
Для того, чтобы разработать современную концепцию экспертизы ценности документов, необходимо решение следующих задач:
– Создание нормативной баз, поддерживающей юридическую значимость ЭД постоянного и временного срока хранения;
– Обновление понятийного аппарата в сфере экспертизы ценности документов;
– Выявления и дальнейшего исключения рисков утраты ЭД;
– Обеспечение достоверности содержимого документов.
Если обратиться к состоянию правовой базы хранения ЭД, невозможно не сделать вывод о том, что нормативных актов, посвященных данному вопросу, нет. Поэтому он подлежит дальнейшей разработке и усовершенствованию. На сегодняшний день, существует ряд актов, допускающих использование ЭД: ГК РФ, ФЗ «Об электронной подписи», ТК РФ, Таможенный кодекс РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», налоговый кодекс РФ и др. Но несомненно, вопросы функционирования электронных архивов остаются открытыми.
Некоторые вопросы с ЭД рассматриваются в «Основных правилах работы архивов организации», в том числе, о том, что подготовка ЭД к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
– Проверка состояния машинных носителей документов;
– Запись ЭД на машинные носители;
– Проверка качества записи;
– Описание ЭД;
– Проставление архивных шифров на единицах хранения, в соответствии с описью;
– Подготовка комплекта сопроводительной документации.
Несмотря на сложившуюся систему нормативных пособий в ходе проведения экспертизы ценности документов, важно не забывать о особенностях каждого документа и на характерность конкретного момента времени. Например, исторические документы, связанные с военными событиями, всегда подлежат постоянному хранению. Данные вопросы должны неизменно решаться с экспертной комиссией.
Таким образом, экспертиза ценности документов является довольно сложным процессом, который регламентируется огромных количеством нормативно-правовых актов. К основным недостаткам этой системы можно отнести нерешенный вопрос об экспертизе ценности электронных документов.
Литература:
- Альбрехт Б. В., Симонова Е. Р. О концепции экспертизы ценности документов в условиях информационного общества: приглашение к дискуссии // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 6. С. 92–97 [Электронный ресурс].
- Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон № 125- ФЗ от 22.10.2004 [Электронный ресурс]
- Храмцовская Н. А. Установление сроков хранения документов в современных условиях // Гильдия Управляющих документацией
