В настоящее время развитие отрасли делопроизводства и архивного дела достигло небывалых высот. Отрасль проделала большой путь — от документов, создаваемых на бересте, до документов в виде цифровых файлов. Действующие законы постепенно закрепляли порядок оформления документов, виды, условия и сроки хранения. В настоящее время в России продолжают утверждаться новые нормативные акты, изменяются нормы действующих законов с целью совершенствования практик архивного хранения. Ученые проводят исследования в разных сферах делопроизводства и архивного дела. Сегодня все этапы жизненного цикла документа законодательно закреплены, и, казалось бы, проблем в документоведческой отрасли возникнуть не может, но, к сожалению, делопроизводство до сих пор сталкивается с трудностями разного характера. Проблемы существуют на всех этапах «жизни» документа, в том числе и на этапе архивного хранения.
Исследование проблем хранения документов проводилось в Социальном фонде Российской Федерации по Тюменской области (далее — Фонд) в отделе взаимодействия со страхователями. Данный отдел является частью большой структуры в указанном территориальном подразделении организации. Основной функцией отдела является контроль по выявлению, регистрации и учету всех категорий плательщиков страховых взносов. В процессе реализации своих функций и задач, в отделе создается большой объем документов, которые востребованы как на этапе текущего делопроизводства, так и в процессе архивного хранения. Сохранность данных документов должна обеспечиваться на высоком уровне, так как все документы содержат персональные данные застрахованных лиц. Условия хранения персональных данных как сведений о частной жизни гражданина регламентирует статья 24 Конституции РФ [1], а также Федеральный Закон «Об персональных данных», в котором установлены особенности обработки и обеспечения конфиденциальности персональных сведений [2]. Документы, после завершения их в текущем делопроизводстве, формируются в дела и, до передачи их в архив Фонда, хранятся в структурном подразделении. Отдел напрямую, в основном посредством ведения переписки, контактирует со страхователями. Все документы, поступающие от застрахованных лиц, а также экземпляры документов, отправляемые Фондом в адрес страхователей, подшиваются в дела. Делам присваивается номер, соответствующий регистрационному номеру страхователя в Фонде.
Для хранения документов в организации выделено специальное помещение, соответствующее требованиям, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации [3]. Архивохранилище оборудовано стеллажами, металлическими шкафами, что позволяет свободно перемещаться работникам архива между ними в поиске нужного документа. Учреждение обеспечивает комплектование, систематизацию и надлежавшее хранение документов, соответствующее современным требованиям, предъявляемым к архивам организаций.
Однако осуществлять хранение документов на высоком уровне, обеспечивать необходимый и оперативный доступ к информации, имеющейся в архиве, является не простой задачей для работников отдела. Серьезной проблемой в настоящее время стало увеличение количества документов, хранящихся в отделе. Увеличение числа единиц хранения вызвано ростом количества создаваемых документов при осуществлении переписки со страхователями, созданий копий документов, в целом обусловлено повышением требований к качеству оформления и полноте документов. Вследствие чего организация может вскоре столкнутся с нехваткой места в архивохранилищах для размещения дел. Для решения возникшей проблемы можно обратиться к рекомендациям российских ученых. Как отмечает М. В. Ларин, одним из путей сокращения численности документов, является обоснованное ограничение объемов документооборота, а также увеличение числа документов, созданных в электронном виде, включая регистрацию, подписание и отправление адресатам, а также процедура унификации документов [4]. Представляется, что сокращения документов на бумажной основе и увеличение электронного документооборота является возможностью сокращения объемов документов, хранящихся на полках архивов. Напомнено, что к решениям о хранении электронных документов необходимо относится с должным вниманием, руководствуясь актуальными требованиями, регулирующими деятельность электронных архивов.
В настоящее время в процессе практической деятельности ощущается недостаток актов локального характера, регулирующих отдельные стороны размещения документов в организации, в том числе и по вопросам хранения документов непосредственно в структурном подразделении. В своей работе отдел Фонда руководствуется нормами инструкции по делопроизводству, регулирующими делопроизводство в учреждении, но для качественной и слаженной работы, необходимо разработать ряд локальных актов, которые будут распространяться на хранение документов внутри данного отдела. Например, важно создание таких документов как: положение о системе хранения и архивирования документов, памятка по оцифровке документов и ведению баз данных и других. При разработке локальных документов, несомненно, следует соблюдать иерархию: учитывать требования, предъявляемые к архивам организаций, а также содержание внутренних документов организации, например, инструкции по делопроизводству, и иных внутренних материалов, имеющих отношение к хранению документов в отделе [5].
Сегодня не хватает высококвалифицированных, инициативных работников, способных организовать ведение архива. Список рабочих задач, которые выполняют сегодня сотрудники, достаточно велик и соответствует профессиональному стандартом «Специалист архива», утвержденному приказом Министерства труда и социальной защиты № 140н. Сегодня работник архива должен осуществлять:
1) контроль движения архивных дел (документов) и их физического состояния;
2) выявление и учет архивных дел (документов), требующих реставрационной обработке;
3) создание и обеспечение режимов постоянного хранения архивных дел (документов);
4) консультирование работников источников формирования архивов по вопросам хранения дел (документов) и т. д. [6]
Руководство отдела определяет, какие именно трудовые функции выполняет специалист архива в течение рабочего дня. В качестве одного из инструментов организации труда используется «фотография рабочего дня», которая позволяет точно зафиксировать все действия работника на рабочем месте. На практике документ «Фотография рабочего» дня представляет собой бланк (карточку) с таблицей, которая содержит в себе информацию о начале и окончании выполнения той или иной функции, наименование работы, продолжительность затраченного времени, и примечания. Форма такой карточки не унифицирована, поэтому руководство само вправе решить какая форма ведения записи будет принята. Результатом заполнения «Фотографии рабочего дня» должна стать информация о том, какой объем работы выполняется специалистом за единицу времени, насколько эффективно организована работа, с учетом результатов, полученных при заполнении «фотографии рабочего дня» рассчитывается объем выполненных работ, решается вопрос о том, насколько сотрудники загружены, есть ли необходимость в расширении штата. При увеличении штата нужно учитывать следующие факторы; каждый новый сотрудник должен соответствовать требованиям профессионального стандарта и пройти адаптацию, которая предполагает освоение должностных обязанностей в течение 3 месяцев.
Подводя итог, нужно сказать, что решение проблем, возникающих в организации при хранении документов, требует комплексного подхода, который включает в себя совершенствование локально-нормативной базы организации, рационализацию порядка работы специалистов, ответственных за хранение документов, и конечно же, неукоснительное соблюдение норм хранения документов.
Литература:
- Конституция Российской Федерации: от 12.12.1993 (в ред. от 01.07.2020). Москва: Эксмо, 2023. 92 с.
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в ред. от 11.06.2021) // Собрание Законодательства Российской Федерации. 2006, № 31, ст. 3451; 2011, № 31, ст. 4701; 2014, № 23, ст. 2927; 2018, № 1, ст. 82; 2019, № 52, ст. 7798; 2022, № 29, ст. 5233.
- Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [Электронный ресурс]. URL: http://archives.gov.ru/ (дата обращения 02.10.2023).
- Ларин М. В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях / М. В. Ларин // Делопроизводство. 2012. № 2. С. 60–64.
- Соловьева Т. В. Локальная нормативная база работы архива организации / Т. В. Соловьева // Уральский государственный университет. 2014. № 15 С. 304–306.
- Приказ Министерства труда и социальной защиты от 18.03.2021 № 140н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист архива». [Электронный ресурс]. URL: https://clck.ru/366Pka (дата обращения 26.09.2023).
