В статье раскрыты особенности документооборота в акционерном обществе. Рассмотрена специфика документооборота и ее законодательное регулирование в организации.
Ключевые слова : документоведение, акционерное общество, делопроизводство, архивоведение, документооборот, автоматизация.
Одним из ключевых факторов успешности любого предприятия является умение грамотно преподнести информацию и написать ее на бумаге. Работа с документационным вопросом требует множество финансовых, материальных, трудовых ресурсов. Основной функцией управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами и совершенствование всех документально-информационных процессов. Конкретно в этой статье мы рассматриваем документооборот в акционерном обществе.
Документооборот является важной частью документационного обеспечения управления акционерным обществом, представляет собой движение документов с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки. Чтобы организация документооборота была успешной, необходимо следование определенным правилам, которые закрепляются в инструкции по делопроизводству или локальном акте определенной организации. В документооборот акционерного общества входит вся последовательность перемещений документов, в том числе такие операции как:
— получение документов;
— рассмотрение и распределение;
— организация исполнения;
— отправка необходимой документации.
Автоматизация процессов документооборота помогает АО более эффективно осуществлять свою деятельность. Под «электронным документооборотом» понимается использование электронных средств для создания, передачи и хранения документов. Свойства, характерные для электронного документооборота:
— повышение скорости процессов обработки документов;
— снижение затрат на бумагу;
— удобный доступ к электронным документам;
— безопасность и защита документов АО.
Процесс хранения и организации архивирования документов играет важную роль вы документообороте акционерного общества. Данный процесс обладает свойствами: сохранение документов в соответствии с законодательством; организация архива документов; обеспечения доступа к архиву документов акционерного общества.
Рассмотрим понятие «акционерное общество». Акционерное общество — это хозяйственное общество или корпорация, уставный капитал которого разделен на определенное число долей (акций), наделяющих их держателей правом на выкуп, получению дивидендов. Так же владельцы акций такого общества определяют экономическую и хозяйственную политику общества, принимают решения о назначении директоров, оцениванию ответственности соответствующих рисков [1]. Акции являются предметом обмена между держателями и другими заинтересованными лицами. Торговля акциями и ценными бумагами происходит на фондовых и финансовых рынках.
В России чаще всего функционируют два вида акционерных обществ:
- Публичные акционерные общества;
- Непубличные акционерные общества.
Акционерное общество в своей деятельности должно руководствоваться положениями и требованиями нормативных актов по делопроизводству и архивному делу. В РФ деятельность АО регулируется федеральным законом от 26. 12. 1995 N 208 — ФЗ [2].
Деятельность АО направлена на получение прибыли, в случае банкротства организации владельцы акций не несут ответственности, теряя только деньги, вложенные на покупку акций. Акционерное общество является юридическим лицом, которое может проводить сделки и заключать договора. Учредителями АО могут быть юридические и физические лица. Известные на данный момент в России акционерные общества:
— банки («Тинькофф банк», «Газпром», «Открытие»);
— телеканалы («Первый», «НТВ», «Карусель»);
— технические компании («Автопроект», «Институт стекла»).
Далее рассмотрим основные документы акционерного общества:
- Устав (учредительный документ, включающий в себя информацию об АО и главные правила ее деятельности);
- Документ о государственной регистрации (внесение в реестр позволяет подтвердить официальную информацию о компании, дает возможность людям найти информацию об организации);
- Положение о филиале (документ подтверждающий правовой и юридический статус подразделения организации);
- Протоколы собраний акционеров (в этих документах зафиксированы принятые учредителями решения относительно компании);
- Годовые финансовые отчеты (такие отчеты позволяют отследить изменения в финансовом отношении организации за год);
- Положение о коллегиальном органе (документ, в котором обозначены статус, структура, полномочия и мера ответственности коллегиального органа АО);
- Положение о ревизоре общества (ревизор определяет устав акционерного общества);
Деятельность акционерного общества не ограничивается вышеприведённым списком, кроме них существует еще много документов от масштабных до самых мелких. Каждый документ важен для деятельности АО и решает множество вопросов:
— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
— формирование документов в дела;
— определение срока хранения;
— передача в архив либо уничтожение [3].
Подводя итоги данной статьи, можно сделать выводы, что документооборот играет важнейшую роль в деятельности акционерного общества, благодаря которому выполняются функции контроля процессов, фиксации событий и хранения информации. Как уже выше написано, главными видами документов в АО являются учредительные документы, документ о государственной регистрации, положение о филиале, протоколы собраний акционеров, годовые финансовые отчеты, положения о коллегиальном органе, положения о ревизоре организации. Документирование должно соответствовать принципам достоверности, полноты, сохранности и своевременности. Акционерные общества в документообороте организации должны руководствоваться положениями и требованиями нормативных актов по делопроизводству и архивному делу.
Литература:
- Права и обязанности акционера (Банкротство) (Электронный ресурс) mfc74.ru.
- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. От 14.07.2022) «Об акционерных обществах» Консультант плюс, архивировано 27. 07. 2022 года.
- Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Изд-во: Юрайт, 2018. С. 107.
