В процессе проведения внутреннего аудита важно обращать внимание на возможную идентификацию недобросовестных действий в коммерческой организации, в основе которых лежит осуществление платежных операций. В данной статье рассмотрены основные принципы и способы осуществления платежей, которым следует придерживаться во избежание случаев недобросовестных действий в организации.
Ключевые слова : внутренний аудит, риски, внутренний контроль, процесс оплат, недобросовестные действия.
Одной из распространенных причин существенных искажений финансовой (бухгалтерской) отчетности, является инициирование оплаты аудируемым лицом несуществующих услуг или работ (например, консультационных, маркетинговых, информационных, юридических услуг, услуг по управлению организацией и т. п.).
Внутреннему аудитору необходимо всегда помнить, что каждая из выполняемых сделок должна иметь под собой реальную основу.
Сократить риск совершения недобросовестных действий может помочь наличие контрольной среды в компании. Тем не менее, контрольная среда не является абсолютным препятствием для недобросовестных действий. Возможные недостатки в контрольной среде могут подорвать эффективность средств контроля.
Для получения доказательств недобросовестности действий аудируемого лица аудитору, а также и самому аудируемому лицу (во избежание бизнес-потерь и налоговых рисков) необходимо помнить об основных правилах, которые не должны быть нарушены.
Во-первых, это принцип деловой цели, согласно которому каждая сделка должна быть обусловлена разумными экономическими соображениями, в то время как сделка, заключенная с единственной целью — снизить налоги, будет поставлена под сомнение и потенциально может быть признана недействительной.
Разумные экономические соображения, как и экономическая выгода применительно к сделкам — понятия субъективные, критерии которых официально пока не озвучены, да и определить их на все случаи жизни практически невозможно. Тем не менее, аудитору лучше перестраховаться и, обнаружив проблемную сделку, указать на это руководству компании.
Хозяйственные операции должны быть экономически целесообразны и обоснованы таким образом, чтобы их экономическая оправданность не была поставлена под сомнение никакой заинтересованной третьей стороной, включая партнеров и налоговые органы. При этом их связь с производственным процессом либо с управлением производством, а также направленность на извлечение дохода должна четко прослеживаться и документально подтверждаться.
Во-вторых, заключаемые аудируемым лицом сделки не должны быть фиктивными или носить притворный характер, то есть услуги должны оказываться (работы должны выполняться) реально, а не формально, реализация договоров не должна имитировать финансово-хозяйственную деятельность. [1]
Для санкционирования оплаты необходимо соблюдать определенные требования и предоставить соответствующие документы. В рамках данного процесса в компании должны соблюдаться следующие ключевые принципы:
- Разделение обязанностей: минимум два человека, участвующих в процессе одобрения оплаты.
- Каждая платежная операция должна вести к бухгалтерской проводке, что подразумевает своевременное и точное отражение в регистрах учета.
- Валидация счетов-фактур.
Каждый заключенный договор с контрагентом должен содержать информацию о способах платежа и банковских реквизитах, а также условия платежей. В настоящее время, имеются разнообразные способы осуществления платежей, основные из которых приведены на рис. 1.
Рис. 1. Способы осуществления платежей
Рассмотрим более детально каждый из приведенных способов оплат.
- Электронный банковский перевод — наиболее предпочтительный платежный инструмент. Каждое подтверждение платежа должно производиться с помощью ввода пароля. Пароли рекомендуется обновлять каждые 3–6 месяцев для целей безопасности. Предпочтительно, чтобы система электронных платежей была согласована с учетной системой. Таким образом, следует избегать прямого ввода данных непосредственно в платежную систему в целях обеспечения безопасности.
- Корпоративную кредитную карту рекомендуется использовать с осторожностью. Для каждой корпоративной карты должны быть установлены лимиты в зависимости от занимаемой должности сотрудника. Отдел кадров будет нести ответственность за возвращение кредитной карты, в случае увольнения сотрудника из компании или иных изменений.
- Использование мелких сумм наличных денежных средств должно быть строго ограничено и запрещено для коммерческих сделок. В исключительных случаях (при невозможности использования иных способов оплат), использование наличных денежных средств должно быть одобрено главой казначейства и генеральным директором.
В деловой практике могут встречаться и осуществляться срочные платежи. Их рекомендуется применять только к коммерческим платежам.
Срочный платеж соответствует оформлению обычного платежа, запрошенного исполнителем, без сопровождения соответствующего счета-фактуры в системе.
Это создает два типа риска:
1) Риск двойной оплаты (поскольку платежное поручение не было согласовано со счетом, а в последствии выпущенный счет может привести к дополнительным/дублирующим платежам).
2) Учетный риск (поскольку счет-фактура не была сопоставлена с платежом, отсутствует автоматическая интеграция с системой бухгалтерского учета. В результате, это может привести к некоторым ошибкам).
Таким образом, срочный платеж обходит стандартную проверку платежей, в связи с чем, официальное подтверждение от руководства будет являться обязательным.
Срочные платежи лучше ограничивать следующими случаями:
1) платежи перевозчикам:
— фрахтовые платежи;
— взимание портовых сборов с контейнерных терминалов и т. п.
2) платежи властям:
— экспортные налоги;
— фитосанитарные сертификаты и т. п.
В заключение необходимо упомянуть, что наряду с принятыми в организации политиками одобрения, проверки и осуществления платежей всегда нужно сохранять бдительность в случае необычных банковских переводов, особенно на неизвестные или иностранные счета.
Литература:
- Орлова Е. В. Недобросовестные действия аудируемого лица. — Налоговый учет для бухгалтера. № 6, июнь 2005 г.
