В статье рассмотрены основные аспекты внутреннего аудита расчетов с поставщиками, его основные этапы и особенности выполнения аудиторских работ. Актуальность исследования состоит в том, что проведение аудиторской проверки расчетов с поставщиками может помочь выявить слабые стороны в формировании бухгалтерской отчетности, документации предприятия и т. п. Устранение данных ошибок может поспособствовать сокращению затрат на услуги поставщиков, увеличить эффективность функционирования организации. В статье выделены этапы аудита и рассмотрены основные аудиторские процедуры при аудите расчетов с поставщиками, также выявлены особенности при работе аудитора, рассмотрена нормативно-правовая база, выявлены наиболее часто встречающиеся ошибки при аудите расчетов с поставщиками.
Ключевые слова: аудит, поставщик, контрагент, документация, реквизиты, информация, дебиторская, кредиторская задолженность, бухгалтерский учет.
Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками — это одна из необходимых процедур комплексной проверки. Такой аудит дает возможность руководству организации видеть точную информацию о состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками [4, c. 207].
В Гражданском кодексе РФ поставщик рассматривается как один из участников гражданско-правовых отношений. Поставщик является стороной договора поставки, который устанавливает отношения между поставщиком и покупателем. В соответствии с этим договором, поставщик обязуется передать товары или услуги покупателю, а покупатель обязуется принять и оплатить эти товары или услуги [1].
Проведение анализа расчетов с поставщиками является необходимым для принятия обоснованных управленческих решений. Такой анализ позволяет получить информацию о величине задолженности перед поставщиками, сроках оплаты, условиях поставок и другую важную информацию. На основе этой информации можно принимать решения о сокращении затрат на закупки, оптимизации сроков оплаты, выборе наиболее выгодных условий поставок и т. д.
Объем расчетов с поставщиками зависит от многих факторов, таких как размер организации, вид деятельности, географическое расположение и т. д. Например, для крупных компаний с широкой географией деятельности объем расчетов может быть значительно больше, чем для небольших компаний, работающих в одном регионе.
Учет расчетов с поставщиками может осуществляться как автоматически с помощью специализированных программ, так и вручную. Выбор метода учета зависит от размера организации, сложности расчетов и других факторов.
Сбор и обработка информации о расчетах с поставщиками необходимы для контроля за движением денежных средств и своевременного выявления возможных проблем. Например, анализ данных о стоимости товаров и услуг позволяет контролировать цены и избегать переплат. Анализ данных об условиях оплаты помогает выявить возможные проблемы с оплатой и принимать меры для их устранения.
В бухгалтерском учете при расчете с поставщиками используется счет 60, известный также как «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет предназначен для обобщения и записи данных о расчетах с контрагентами за выполненную работу, продукцию и оказанные услуги. Он позволяет контролировать своевременность и полноту оплаты за полученные материальные ценности или выполненные услуги, а также анализировать состояние расчетов с каждым контрагентом. Кроме того, информация по счету 60 используется для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности, что позволяет руководству компании принимать обоснованные решения по вопросам закупок и оплаты.
Калюгина И. В. определяет цель аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, как выражение мнения о достоверности отражения в бухгалтерском учете и финансовой отчетности показателей дебиторской задолженности, в части расчетов с покупателями и заказчиками, и кредиторской задолженности в части расчетов с поставщиками и подрядчиками [5, с. 78].
Для проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками специалист, проводящий проверку, должен обладать рядом профессиональных навыков, включая:
- Знание и понимание законодательства и нормативных актов, регулирующих расчеты с поставщиками и бухгалтерский учет.
- Умение анализировать и оценивать полученные данные, выявлять несоответствия и нарушения.
- Навыки анализа и оценки первичных документов, подтверждающих выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров.
- Умение проверять правильность оформления счетов-фактур и других расчетных документов.
- Знание правил проведения инвентаризации расчетов и навыки составления актов сверки взаиморасчетов.
- Опыт работы с информационными системами и программным обеспечением для автоматизации бухгалтерского учета.
- Способность работать с большими объемами информации и определять области для углубленного анализа.
- Коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с сотрудниками проверяемого подразделения.
- Аналитические способности и навыки принятия обоснованных решений на основе проведенного аудита.
До начала аудиторской проверки необходимо наметить план действий и определить очередность реализации его этапов. Для составления списка задач аудитор проводит консультации с руководством организации. Во время ознакомительных бесед аудитор выделяет проблемные вопросы, формирует перечень информационных и аналитических запросов проверяемому подразделению.
На этапе планирования проводится разработка программы аудита. Программа аудита включает цели, задачи, методы аудита, уровень существенности и методологию проверки, а также количество специалистов, необходимых для проверки. В программе также указывается распределение обязанностей между аудиторами, и устанавливаются временные рамки для каждого этапа проверки. В ходе внутреннего аудита программа может изменяться для повышения эффективности проверки.
Основными этапами аудита расчетов с поставщиками являются:
- Планирование аудита. На первом этапе аудита проводится определение целей и задач аудита, выбор методов и процедур, составление плана и программы аудита.
- Анализ первичной документации. Далее проводится анализ первичной документации, подтверждающей факт поставки товаров или оказания услуг. Первичная документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами предприятия. Нужно проверить наличие всех необходимых реквизитов, подписей и печатей.
- Сверка расчетов. Следующим этапом аудита является сверка расчетов с поставщиками. Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с информацией, указанной в первичной документации. В результате сверки выявляются возможные расхождения и ошибки.
- Проверка соблюдения сроков оплаты. Важным аспектом аудита является контроль соблюдения сроков оплаты поставщикам. Проверяется своевременность оплаты товаров и услуг, выявляются задолженности перед контрагентами и анализируются причины их возникновения.
- Анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Также необходимо изучить структуру, динамику, причины возникновения и сроки погашения дебиторской и кредиторской задолженности.
- Рекомендации по улучшению системы расчетов. В заключении аудита даются рекомендации по улучшению системы расчетов с поставщиками и снижению рисков, связанных с возможными ошибками и нарушениями. В частности, предлагается внедрить систему внутреннего контроля, провести обучение сотрудников, а также пересмотреть условия договоров с поставщиками.
Наиболее часто встречающиеся недостатки:
- Ошибки в оформлении первичных документов (отсутствие обязательных реквизитов, неверное указание кодов документов и т. д.).
- Неправильное отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.
- Некорректное формирование стоимости товаров, работ, услуг и их отражение в учете.
- Несвоевременная оплата поставщикам, что приводит к начислению пеней и штрафов.
- Отсутствие или неполнота аналитического учета по расчетам с поставщиками.
На основании проведенного исследования можно сделать вывод о том, что внутренний аудит расчетов с поставщиками проводится с целью проверки полноты и достоверности информации о расчетах с поставщиками. Он позволяет получить объективную информацию о состоянии расчетов, выявить и предотвратить возможные ошибки и нарушения в учете, а также оценить эффективность работы с поставщиками и принять меры по оптимизации взаимодействия с ними. Аудит в этой области остается актуальным на сегодняшний день и будет оставаться таковым в будущем, поскольку он позволяет предотвратить ошибки, как со стороны организации, так и со стороны поставщиков.
Несоблюдение договорных обязательств или оплата товаров поставщика вне срока, указанного в договоре, могут привести к негативным последствиям, включая снижение деловой репутации компании и, как результат, ее неплатежеспособность и не ликвидность. Вот почему важно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностей для поддержания или улучшения стабильного финансового состояния. Решение таких проблем может быть найдено путем проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками.
Литература:
- Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2022) [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/
- Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.08.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.12.2022). [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://nalog.garant.ru/fns/nk/
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022). [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://base.garant.ru/70103036/
- Барышников, Н. Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: учебное пособие / Барышников Н. Г., Самыгин Д. Ю., Лосева О. В. — Москва: КноРус, 2020.
- Калюгина И. В. Методические основы проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками / Фундаментальные и прикладные вопросы гуманитарных и экономических наук / И. В. Калюгина, М. В. Новикова // Межвузовский сборник научных трудов. — Воронеж, АНО ВО МГЭУ, 2016.
