Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим отлаженный механизм управления, самым важным инструментом которого выступает внутренний контроль.
Внутренний контроль представляет собой процесс, который осуществляется органом управления организацией или другими сотрудниками организации, для того, чтобы получить информацию, которая касается выполнения трех задач: [2]
1. Эффективная и рациональная деятельности;
2. Достоверная финансовая отчетность;
3. Соблюдение законов и нормативных актов.
Система внутреннего контроля представляет собой совокупность организационной структуры, методики процедур, которые приняты руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты документации бухгалтерского учета, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений, обеспечения сохранности имущества организации. [1]
Целью системы внутреннего контроля является своевременное предотвращение нерациональных или неправильных действий, а также ошибок при обработке информации.
Система внутреннего контроля включает в себя несколько связанных компонентов:
1. Контрольная среда — может дать общую оценку организации, ее политике и процедурам;
2. Оценка рисков — идентификация руководством рисков;
3. Информация и сети — представляет собой методы, которые используются для классификации и отражения операций и сообщения ролей и обязанностей;
4. Мониторинг — представляет собой процедуры, которые необходимы для того, чтобы оценить качества применения системы внутреннего контроля на постоянной основе;
5. Существующие контрольные процедуры — представляют собой политику и процедуры, которые устанавливаются для гарантии того, что цели руководства достигнуты.
Рассмотрим совершенствование внутреннего контроля на примере ОАО «Саранский хлебокомбинат».
Внутренний контроль в ОАО «Саранский хлебокомбинат» могут осуществлять как отдельные сотрудники организации (менеджеры, бухгалтеры, экономисты), так и специально созданная ревизионная комиссия.
Руководство ОАО «Саранский хлебокомбинат», при разработке эффективной системы внутреннего контроля, старается учитывать самые разные обстоятельства, так же обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля предприятия. Управленческий учет на предприятии требует разной информации обо всех сторонах планирования и ведения бизнеса. Бухгалтерский учет, о котором аудитор представляет аудиторское заключение руководству предприятия, ограничен правовыми рамками Законов и Положений, которые содержат требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской отчетности предприятия.
Разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля руководство ОАО «Саранский хлебокомбинат» преследует следующие цели: [1]
1. Обеспечение надежной информацией руководства предприятия и принятие наиболее эффективных и своевременных управленческих решений.
Так, например, если уменьшается спрос на продукцию, которую производит предприятие, то необходимо своевременно обеспечивать руководство предприятия информацией о причинах снижения спроса для принятия наиболее эффективных и своевременных управленческих решений, о способах учета предпочтений покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы на предприятии должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения.
Серьёзной защиты и контроля требует также дебиторская задолженность, важные документы, к которым относятся договора и контракты, а также регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).
Так как компьютерные системы постоянно развиваются, необходимо принять должные меры к обеспечению сохранности объемов информации, которая хранится на компьютерных носителях.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.
Бывают случаи, когда затраты на выполнение задач, указанных в первом и втором пункте, в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которую предприятие сможет получить в результате проведения предлагаемых мероприятий. Из этого следует, на первый взгляд, что мероприятия, которые указаны в первом и втором пунктах, могут оказаться неэффективными.
Но отказ от выполнения предложенных мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. Так ели заинтересованные лица утратят или похитят данные о количестве и ценах поставляемого сырья, то возможно снизится конкурентоспособность производимой продукции.
4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам.
Система внутреннего контроля должна обеспечивать необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия строго придерживаются требованиям и правилам, которые закреплены внутренними документами предприятия. К таким документам можно отнести:
- положения об отделе, службе, иных подразделениях данного предприятия;
- должностные инструкции руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
- приказ об учетной политике предприятия;
- приказы и распоряжения генерального директора и иных руководителей, которые были изданы в соответствии с их компетенцией.
5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.
Внутренний контроль предприятия, как правило, базируется на контрольных функциях руководителя каждого подразделения. В обязанности каждого руководителя входит постоянное осуществление контроля за результатами работы своих подчиненных. Также учитываются все функциональные особенности каждого руководителя подразделения в области контроля организации. Роль и функции внутреннего контроля определяются самой организацией в зависимости от специфики и содержания деятельности организации, объемов показателей финансово-экономической деятельности, системы управления, состоянием внутреннего контроля.
Эффективность системы внутреннего контроля ОАО «Саранский хлебокомбинат» во многом зависит от того, какое место в системе управления предприятием оно занимает и на каких принципах осуществляется ее работа.
Эффективность деятельности предприятия в области производственно-финансовой деятельности в основном зависит от правильности организации системы внутреннего контроля на предприятии и постоянного совершенствования ее структуры. [4]
Внутрихозяйственный контроль на ОАО «Саранский хлебокомбинат» возложен на ревизионную комиссию. Но как показывает многолетний опыт, в условиях современной рыночной экономики, руководство может игнорировать систему контроля или преднамеренно приводить ложные сведения в финансовой отчетности. Для устранения данного возможного нарушения в сфере управления предприятием необходимо создание вместо ревизионной комиссии внутреннего аудита, как самостоятельного подразделения, аппарата управления. Целью создания аппарата управления является обеспечение наиболее эффективной деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собственников предприятия. В зависимости от объемов и назначения организации функции внутреннего аудита могут возлагаться на специальные службы или отдельного специалиста аудитора или ревизионной комиссии, для обеспечения эффективности внутреннего аудита, как от функциональных подразделений, так и от бухгалтерии.
В ОАО «Саранский хлебокомбинат» создана эффективная организационная структура. Данная структура наиболее полно и точно разграничивает ответственность и полномочия между ее сотрудниками. Данная структура должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Несовместными функциями являются такие функции, сосредоточение которых у одного лица способствует совершению случайных ошибок и нарушений. Таким примером на предприятии может являться то, что один бухгалтер осуществляет одновременно начисление заработной платы и оформление операций по продаже продукции. Даже с учетом того, что организационная структура предприятия полностью соответствует его деятельности, но для устранения возможных нежелательных нарушений, руководству предприятия необходимо повышать контроль за деятельностью лиц, которые осуществляющих выполнение не совместимых функций.
Также на предприятии необходимо повышать контроль руководства за кассиром предприятия. Именно кассир несет ответственность за сохранность кассовой наличности и правильность оформления расходных и приходных ордеров, по которым осуществляется движение денежных средств на предприятии.
Подбор кадров также имеет большое значение для повышения эффективности контроля на предприятии. Именно персонал является важным аспектом системы контроля. Если работники обладают высокой компетентностью, честностью, заслуживают доверия, при этом они полностью удовлетворены существующими системами оплаты труда, стимулами и поощрениями за результаты их деятельности, то даже при наличии других недостатков системы контроля в любом случае будет относительно низкая вероятность наличия искажений в финансовой отчетности. В противоположной ситуации некомпетентные, нечестные работники могут свести на нет эффективность любой системы контроля.
В ОАО «Саранский хлебокомбинат» присутствует автоматизированная форма ведения учета. Поэтому многие документы и записи на предприятии хранятся в форме компьютерных файлов и распечатываются только в информационных целях. При этом подтверждающие документы, на основании которых была сделана запись, имеют значение подтверждающего документа. Поэтому одним из предложений эффективной системы внутреннего контроля является то, что предприятию необходимо назначить доступ лиц к информационным носителям.
Тесты, которые проводятся для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности, должны непосредственно охватывать все сферы деятельности предприятия, а не одно направление деятельности.
Для наиболее эффективного осуществления внутреннего контроля организация должна использовать не только такие методы контроля, как контроль за ценами, плановыми заданиями, режимом работы, движения активов, но и такие методы, как планирование, мониторинг. Необходимо уделять большое внимание наиболее важным процессам и показателям (выпуск продукции, снабжение, реализация и т. п.), внутренней отчетности, внутреннему аудиту и т. п. Наиболее важным средством является контроллинг, суть которого заключается в планировании и прогнозировании деятельности предприятия. Она предназначена для осуществления контроля за некоторыми показателями производственного процесса.
Эффективность новой системы контроля зависит от постоянного совершенствования ее структуры. [1]
Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не был организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля: [4]
- возможность ошибки;
- возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами;
- ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. Примером такого вмешательства может быть процесс, связанный с компьютерными программами. Так в компьютерную программу можно поставить защитную программу, которая будет блокировать введение суммы, которая превышает определенную величину и требует специального подтверждения верности операции. Бухгалтер как правило воспринимает блокировку как сбой в программе, приглашает специалиста, который снимает блокировку.
- отсутствие адекватной реакции на информацию, которую представляет система внутреннего контроля.
В итоге можно отметить, что если предприятие хочет эффективно работать, ему необходимо постоянно совершенствовать систему внутреннего контроля.
Литература:
1. Сусин В. К. Контроль и ревизия: учебное пособие / В. К. Сусин, В. П. Шегурова, О. В. Шибилева. — Саранск, 2010. — 220 с.
2. Соколов Б. Н. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). / Б. Н. Соколов, В. В. Рукин. — Москва: Экономика, 2007. — 442 с.
3. Некрасова, Е. Строгий самоконтроль / Е. Некрасова //CIO, 2008. № 4. с.17–19.
4. Бурцев, В. В. Внутренний контроль: основные понятия и организация проведения / В. В. Бурцев // Менеджмент в России и за рубежом, 2002. № 4. с.10–14.
5. http://www/auditnet.ru/best_practice/analytical_materials/
