Документы играют важную роль в организации учреждения, именно от них зависит качество управленческой работы. Документы содержать ту информацию, которая позволяет сотрудникам понять свои задачи и обязанности, а также информацию о деятельности организации. Документы образуются в системы, которые являются совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
В архиве можно выделить следующие системы управленческой документации:
— организационно-правовые документы;
— распорядительные документы;
— информационно-справочные документы.
Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, закрепляют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала.
Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы юридического лица (устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие регламентирующие документы).
В архиве Росгвардии используются следующие организационные документы, которые будут рассмотрены и проанализированы:
— устав;
— положения;
— правила;
— инструкции;
— должностные инструкции.
Устав как учредительный документ архива представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющий ее правовой статус. Требования к содержанию устава определяет Гражданский кодекс Российской Федерации.
Устав архива Росгвардии оформлен на бланке листа А4, содержит титульный лист и следующие реквизиты:
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— место составления (издания) документа;
— гриф утверждения документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа.
Текст устава поделен на разделы:
1 Общие положения.
2 Предмет, цели и виды деятельности архива.
3 Права, обязанности и организация деятельности архива.
4 Имущество и финансовое обеспечение архива.
5 Реорганизация и ликвидация архива.
6 Заключительные положения.
В уставе архива Росгвардии содержится информация про наименование архива, место его нахождения, предмет и цели деятельности, права и обязанности директора, компетенция органов управления, порядок реорганизации и ликвидации архива и иные сведения.
Положение как организационный документ учреждения определяет правовой статус структурных подразделений и совещательных органов, созданные для определенных целей. В положении о структурном подразделении содержится информация о задачах, правах и ответственности.
Положение об отделе обеспечения сохранности документов в архиве Росгвардии оформлено на бланке листа А4, содержит титульный лист и следующие реквизиты:
— наименование вида документа;
— гриф утверждения документа;
— гриф согласования;
— заголовок к тексту;
— текст документа.
Положение о структурном подразделении утверждено приказом архива Росгвардии. Текст положения поделен на разделы:
1 Общие положения.
2 Задачи отдела.
3 Функции отдела.
4 Права и обязанности структурного подразделения.
5 Ответственность структурного подразделения.
6 Взаимоотношения, Связи.
7 Организация работы.
Правила как организационный документ учреждения устанавливают определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке. В архиве Росгвардии существуют разные правила, касающиеся работы с архивными документами, предоставлением архивных справок, ответов на запросы, работы с конфиденциальными документами.
Правила внутреннего трудового распорядка архива Росгвардии оформлены на бланке листа А4, содержат титульный лист и следующие реквизиты:
— наименование вида документа;
— гриф утверждения документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа.
Инструкция как организационный документ учреждения устанавливает единый порядок осуществления какого-либо вида деятельности и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов. В архиве Росгвардии действует инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству архива Росгвардии оформлена на бланке листа А4 со следующими реквизиты:
— наименование вида документа;
— гриф утверждения документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа.
Инструкция по делопроизводству утверждена приказом архива Росгвардии. Текст инструкции поделен на разделы:
1 Общие положения.
2 Основные понятия.
3 Документирование. Правила оформления и подготовки документов.
4 Организация документооборота, учета и исполнения документов.
5 Организация контроля и исполнения документов и поручений.
6 Формирование документального фонда.
7 Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы.
Должностная инструкция как организационный документ учреждения содержит информацию о требованиях, функциях, должностных обязанностях, правах и ответственности работника. В архиве Росгвардии должностная инструкция оформлена на каждую штатную единицу.
Должностная инструкция секретаря архива Росгвардии оформлена на бланке листа А4 со следующими реквизиты:
— наименование вида документа;
— гриф утверждения документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа.
Должностная инструкция секретаря утверждена приказом архива Росгвардии. Текст должностной инструкции поделен на разделы:
1 Общие положения.
2 Должностные обязанности.
3 Права.
4 Ответственность.
Распорядительные документы — это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. В архиве Росгвардии из распорядительных документов используется приказ.
Приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам служебной деятельности архива. В архиве Росгвардии приказы составляются по основной деятельности, административно-хозяйственной части и личному составу.
Приказ архива Росгвардии оформлен на общем бланке листа А4 с содержанием реквизитов:
— эмблема;
— наименование организации — автора документа;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— отметка о приложении;
— подпись.
Текст приказа архива Росгвардии состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа.
Констатирующую и распорядительную часть разделяет слово ПРИКАЗЫВАЮ. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения. Поручения в приказе указываются в пунктах арабскими цифрами.
В случаях, если приказы архива утверждают инструкции, правила, положения, то они оформляются в виде приложения. Приказ подписывает начальник архива.
Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
В архиве Росгвардии используются следующие информационно-справочные документы:
— протокол;
— служебное письмо;
— архивная справка;
— акт;
— докладная записка;
— служебная записка;
— объяснительная записка.
Протокол в архиве Росгвардии составляется по результату заседаний научного совета, экспертно-проверочной комиссии, методической комиссии, комиссии по рассекречиванию архивных документов, комиссии по охране труда, единой комиссии по размещению заказов. Собрания при начальнике архива также протоколируются.
Протокол архива Росгвардии оформлен на общем бланке листа А4 с содержанием реквизитов:
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— подпись.
Служебные письма архива Росгвардии оформляются как ответы на запросы органов государственной власти, местного самоуправления, частным организациям и гражданским лицам. От архива также исходят инициативные служебные письма на тему сотрудничества, запросов, предоставлению данных.
Служебное письмо архива Росгвардии оформлено на бланке письма листа А4 с содержанием реквизитов:
— эмблема;
— наименование организации — автора документа;
— справочные данные об организации;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— отметка о приложении;
— подпись.
Архивная справка — документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса. Архивная справка составляется на специальном бланке, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов, на основании которых она составлена.
В год архив Росгвардии составляет несколько тысяч архивных справок. Документ играет важную роль для обратившегося гражданина, часто требуются справки по вопросам, касающимся зарплаты, статуса, срока прохождения службы в разных частях. Такие документы необходимы при оформлении пенсии или льгот от государства.
Архивная справка архива Росгвардии оформлена на бланке письма листа А4 с содержанием реквизитов:
— эмблема;
— наименование организации — автора документа;
— справочные данные об организации;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— отметка о приложении;
— подпись.
В архиве Росгвардии составляются акты чаще всего в сфере архивного дела: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; о выдаче дел во временное пользование; проверки, наличия и состояния дел; приема-передачи документов на постоянное хранение в архив; о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; о неисправимых повреждениях документов; описания документов личного происхождения; об образовании объединенного архивного фонда; о технических ошибках в учетных документах; об обнаружении документов и т. д.
Акты составляются комиссиями, которые либо были специально образованы с определенными функциями, либо конкретно для составления документа. Акт архива Росгвардии оформлен на общем бланке листа А4 с содержанием реквизитов:
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— подпись.
В архиве Росгвардии докладные записки составляются на имя начальника архива или структурного подразделения на разные темы: о выполнении плана работы; о текущей деятельности; запрос на выделение ресурсов; о состоянии документов; о результатах проверки; запрос на решение организационных вопросов и т. д.
Докладная записка архива Росгвардии оформлена на бланке, лист А4 с содержанием реквизитов:
— наименование вида документа;
— дата документа;
— адресат;
— текст документа;
— подпись.
В архиве Росгвардии объяснительные записки составляются на имя начальника архива или структурного подразделения на разные темы: объяснение причин задержки выполнения задач; объяснение ошибок или недочетов в работе; объяснение причин отсутствия на рабочем месте; объяснение использования материалов или ресурсов архива; объяснение конфликтных ситуаций или претензий и т. д.
Объяснительная записка архива Росгвардии оформлена на бланке письма листа А4 с содержанием реквизитов:
— наименование вида документа;
— дата документа;
— адресат;
— текст документа;
— подпись.
В отличие от докладных записок, объяснительные чаще всего оформляются рукописно на бумажном носителе.
Ежегодно количество организационных документов, приказов, информационно-справочных документов в архиве растет, это связано с принятием новых правил по организации хранения архивных документов, большим объемом служебных писем и архивных справок.
Литература:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Федеральный закон от 27.07.2011 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
- Алексеева, Е. В. Архивоведение / Е. В. Алексеева, Л. Б. Афанасьева. — Москва: ПРИОР, 2020. — 272 с. — ISBN: 5–7695–3152–5.
- Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А. В. Непогода. — Москва: Омега-Л, 2021. — 477 с. — ISBN 978–5–370–01034–7.
- Попова, Е. Н. Подготовка и оформление отдельных видов нормативных и организационно-распорядительных документов / Е. Н. Попова // Делопроизводство. — 2020. — № 4. — С. 47–58.
- Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. — Москва: Питер, 2021. — 223 с. — ISBN 5–469–00807-X.
- Павлова, Р. С. Документационное обеспечение управления / Р. С. Павловна. — Москва: Лань, 2021. — 416 с. — ISBN 978–5–8114–6960–4.
- Мазурова, Ю. С. Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов на предприятии / Ю. С. Мазурова // Современные тенденции управления и экономики в России и мире: цивилизационный аспект. — 2020. — № 3. — С. 171–175.
