Правовое регулирование кадрового электронного документооборота в России предоставляет четкие правила для организаций по внедрению современных технологий в управление персоналом.
Внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) осуществляется с целями идентификации и аутентификации, информационной безопасности, а также удобства хранения документов. Примерами процессов КЭДО в кадровой политике выступают использование электронной подписи для подтверждения подлинности документов и личности подписывающего, обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности данных, введение электронных трудовых книжек, оформление приема на работу, переводы, увольнения и другие кадровые процедуры в электронном виде.
Внедрение кадрового ЭДО приводит к сокращению времени на оформление и обработку документов, снижению затрат на бумагу, упрощению процесса поиска документации.
Ключевые слова: кадровый учет, нормативно-правовые акты, электронный документооборот.
The legal regulation of personnel electronic document management in Russia provides clear rules for organizations to implement modern technologies in personnel management.
The introduction of personnel electronic document management (EDI) is carried out for the purposes of identification and authentication, information security, as well as the convenience of storing documents. Examples of EDI processes in personnel policy are the use of an electronic signature to confirm the authenticity of documents and the identity of the signatory, ensuring confidentiality, integrity and accessibility of data, the introduction of electronic workbooks, registration of employment, transfers, dismissals and other personnel procedures in electronic form.
The introduction of personnel management leads to a reduction in time for registration and processing of documents, reduction of paper costs, simplification of the documentation search process.
Keywords: personnel accounting, regulatory legal acts, electronic document management.
Одним из значительных активов компании являются данные. Эффективно организованное хранилище данных не только ускоряет принятие бизнес-решений, но и значительно улучшает бизнес-процессы, делая операции более продуктивными. Электронный документооборот делает шаг вперед, организуя данные с использованием тегов и ключевых слов, обеспечивая совместную работу сотрудников в режиме реального времени и гарантируя безопасность данных, что делает его незаменимым инструментом для предприятий любого размера и любой отрасли.
КЭДО значительно оптимизирует процесс хранения данных в компании, устраняя необходимость в традиционных бумажных архивах. Превращение офиса в хранилище бумажных документов является проблемой, с которой сталкиваются многие компании, сопротивляющиеся цифровизации. Сотрудники тратят до 50 % своего времени на управление документами, что в значительной мере затрудняет поддержание эффективного рабочего процесса. Большинство сотрудников признают, что наличие автоматизированной системы управления данными улучшило бы рабочую атмосферу и повысило производительность труда [6].
Эффективное использование сэкономленного времени способствует улучшению бизнес-процессов. Несмотря на первоначальные затраты времени и финансов на внедрение электронной системы управления, ее долгосрочные преимущества очевидны. Одним из ключевых преимуществ КЭДО является значительная экономия времени на поиск и отслеживание данных. В среднем, поиск бумажного документа занимает около 20 минут, в то время как в системе КЭДО это занимает лишь несколько минут.
Функции, такие как шаблоны документов, метаданные и оптическое распознавание символов позволяют сотрудникам экономить время на рутинных задачах, которые обычно выполняются вручную. Первоначальные инвестиции в качественную систему КЭДО являются недостатком, однако существуют способы снижения затрат, такие как устранение необходимости в картотечных шкафах и складских помещениях, сокращение сопутствующих расходов.
Еще одним важным преимуществом КЭДО является обеспечение безопасности данных в случаях чрезвычайных ситуаций, таких как пожар. Функция резервного копирования защищает документы при аварийных отключениях питания или других нарушениях.
Основная функция КЭДО заключается в обеспечении удаленного доступа для сотрудников, так как большинство информации хранится в облаке и доступна из любой точки мира. Это особенно важно в условиях удаленной работы, например, во время пандемии COVID-19, когда сотрудники имели доступ ко всей необходимой информации из дома, что позволило эффективно организовать рабочий процесс вне офиса.
Правовое регулирование кадрового электронного документооборота в России основано на ряде нормативных актов, которые устанавливают правила и требования к использованию электронных документов в трудовых отношениях.
В 2013 году были внесены изменения в Трудовой кодекс, позволившие использовать электронные документы в трудовых отношениях. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены штрафы [2].
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет ее правовой статус, она используется для удостоверения электронной документации. Электронная подпись может быть простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной, каждая из которых имеет свой уровень юридической силы [3].
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует обработку ПД [4].
Постановление Правительства РФ № 687 «Об утверждении Правил документооборота в электронной форме» устанавливает правила ведения ЭДО, к примеру, требования к формату документов, их хранению и передаче [1].
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, связанные с использованием информации, информационных технологий и обеспечением защиты информации [5].
Современные системы ЭДО также предусматривают возможность работы с мобильных устройств, что обеспечивает мобильность сотрудников. В крупных компаниях, где несколько сотрудников могут работать над одним и тем же документом одновременно, функции редактирования и управления версиями становятся незаменимыми. Системы ЭДО позволяют отслеживать изменения, внесенные конкретными сотрудниками, и сохранять несколько версий документа для доступа к оригиналу при необходимости.
Контрольный журнал уведомлений о внесенных изменениях в документ является важным инструментом для руководителей проектов, позволяя им внимательно следить за ходом проекта. Внедрение КЭДО усиливает безопасность данных через двухфакторную аутентификацию и шифрование файлов, а также систему ролевого доступа, что защищает данные как от внешних угроз, так и от внутренних нарушений.
Однако стоит отметить, что один из недостатков КЭДО заключается в снижении необходимости частых личных встреч с клиентами и партнерами, что негативно сказывается на установлении и поддержании рабочих отношений. Личный контакт остается важным аспектом делового взаимодействия.
Литература:
- Постановление Правительства РФ от 18.04.2022 N 687 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2021 г. N 118 и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 2 изменений, которые вносятся в постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2021 г. N 118, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 5 октября 2021 г. N 1691»
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 06.04.2024)
- Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция)
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция)
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция)
- Основные понятия в электронном документообороте // URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/38003-osnovnye_ponyatiya_v_elektronnom_dokumentooborote (Дата обращения: 15.07.2023)
