Основы делопроизводства в воинской части представляют собой важный аспект организации деятельности, обеспечивая грамотное ведение документов и эффективное управление информацией. Делопроизводство включает в себя создание, регистрацию, обработку и архивацию документов, что позволяет сохранить правоприменительный порядок и оперативность в работе.
Ключевые слова: формы, требования, задачи, элементы, компонент, аспект.
Делопроизводство — есть правовое средство (т. к. предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на многогранное обеспечение управленческой деятельности, также полная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами для указанных целей. Согласно Приказа Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание служебных документов и организацию работы с ними в воинской части.
Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.
- Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации — канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.
- Децентрализованная форма — полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.
- Смешанная форма, как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.
Служебный документ обязан соответствовать следующим требованиям:
1) действующему законодательству, приказам, директивам и иным руководящим документам вышестоящих командиров (руководителей);
2) основываться на фактах и содержать реальные и конкретные указания или предложения;
3) не копировать требования, находящиеся в прежде изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
4) давать возможность подвергнуть обработке его с помощью средств вычислительной техники;
5) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.
Основной задачей делопроизводства является обеспечение документальной основы для принятия управленческих решений. Важнейшую роль здесь играют приказы, рапорты, служебные записки и отчеты, которые формируют структуру внутренней отчетности и контроля. Правильное оформление этих документов требует знания стандартов и нормативов, регламентирующих делопроизводственные процессы.
Ключевым элементом делопроизводства является автоматизация процессов, что позволяет значительно сократить время на выполнение рутинных операций. Внедрение электронного документооборота способствует облегчению доступа к информации, упрощает процесс поиска нужных документов и улучшает их совместное использование. Такие технологии помогают избежать ошибок, связанных с ручной обработкой, что особенно важно в условиях военной службы.
Также важным компонентом эффективного делопроизводства является внедрение систем электронного архивирования. Такие системы не только обеспечивают защиту данных и сохраняют их в цифровом формате, но и позволяют организовать упорядоченный и быстрый доступ к архивным материалам. Это существенно упрощает работу, особенно в случаях, когда требуется восстановление информации из прошлого. Также они позволяют сократить физические затраты на хранение и обслуживающее оборудование, что делает их более выгодными для военных организаций. Благодаря возможности поиска по ключевым словам и метаданным, персонал может быстро находить необходимые документы, что существенно экономит время и увеличивает общую эффективность службы.
Не менее важным аспектом делопроизводства является обучение кадров. Подготовка специалистов, знающих основы документального оформления и умеющих работать с правовыми нормами, является гарантией качества работы. Регулярные тренинги и квалификационные курсы влияют на уровень профессионализма и ответственного подхода к выполнению обязанностей в сфере делопроизводства.
Кроме того, делопроизводство включает в себя координацию работы с другими подразделениями, что требует высоких организационных способностей и внимательности. В условиях воинской части, где каждая мелочь может иметь значение, надежная система учета и хранения документов не только упрощает работу, но и создает условия для повышения боеспособности и эффективного выполнения поставленных задач.
Наконец, особое внимание следует уделить интеграции делопроизводственных технологий с другими системами управления в военной части. Это позволяет создать единую информационную среду, в которой активно используются все доступные ресурсы. Синергия различных процессов способствует более высокой степени координации и взаимодействия между различными отделами, что немаловажно для успешного выполнения боевых задач.
Вывод:
В завершение, основы делопроизводства являются краеугольным камнем успешной работы воинской части, обеспечивая порядок и эффективность в каждодневной службе. Эффективное делопроизводство в воинской части создает надежный фундамент для выполнения задач любой сложности. Четкая организация работы с документацией позволяет не только поддерживать правопорядок, но и оперативно реагировать на возникающие вызовы. Таким образом, правильное ведение делопроизводства способствует успешной реализации стратегических целей военнослужащих и повышению общей боеготовности.
Литература:
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-Ф3 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» / Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N31 (часть 1) ст.3448.
- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 г. N 19 ст. 2060.
- Артонкина H. B. Организация конфиденциального делопроизводства с нуля // Н. В. Артонкина. — Современные технологии делопроизводства и документооборота. — Nº 8 (56), 2015. -с. 58–72.
- Ватолина М. В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие для бакалавров / М. В. Ватолина. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-Спектр, 2015. — 320с.
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения// [Электронный ресурс] Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108447.
- Ермолаева А. В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) // А. В. Ермолаева. — Делопроизводство. — Nº 1, 2015. — с. 20–25.
- Кожанова Е. Н. Формируем службу ДОУ // Е. Н. Кожанова. — Современные технологии делопроизводства и документооборота. — Nº 12 (60),2015. -с. 50–57.
- Кузнецов С. Л. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления // С. Л. Кузнецов.- Делопроизводство. — Nº 2, 2015. — с. 35–39.
- Кузнецова И. В. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие для бакалавров / И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2015. — 220с.
- Ленкевич Л. А. Делопроизводство: учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л. А. Ленкевич. — 2-е изд., испр. — М.: Издательский центр «Академия», 2008. — 224с.
- Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. — 13-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2014. — 224с.
