Система управления исполнением поручений и ее актуальность в современном менеджменте

Разработка и внедрение системы управления исполнением поручений становится неотъемлемой частью управления, способствуя минимизации организационных рисков, снижению административных затрат и улучшению взаимодействия между подразделениями. В условиях цифровизации система особенно актуальна, поскольку позволяет адаптировать процессы к быстро меняющимся условиям внешней и внутренней среды.

Ключевые слова: система управления исполнением поручений, инновационная система, контроль поручений, прозрачность управления, эффективность, цифровизация.

The development and implementation of an order execution management system is becoming an integral part of management, helping to minimize organizational risks, reduce administrative costs, and improve interaction between departments. In the context of digitalization, this approach is especially relevant because it allows you to adapt processes to rapidly changing conditions of the external and internal environment.

Keywords: order execution management system, innovative system, order control, transparency of management, efficiency, digitalization.

Органы государственной власти и организации сталкиваются с вызовами эффективного управления поручениями. Это вызвано тем, что необходимо не только отслеживать выполнение задач, но и снижать риски неисполнения поручений, вызванные человеческим фактором и организационными сложностями. Здесь, по нашему мнению, на помощь приходит система управления исполнением поручений (далее —СУИП). Уникальность СУИП в том, что ранее она не становилась объектом глубоких исследований, что делает представленную систему инновационной.

Актуальность разработки и постановки в органах государственной власти и организациях СУИП обуславливается еще и важностью выполнения требований ключевых нормативно-правовых актов. В частности, Указ Президента Российской Федерации от 28.04.2011 № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» подчеркивает важность качественного и своевременного выполнения поручений. Аналогичные положения содержатся и в региональных государственных документах, таких как Регламент Правительства Санкт-Петербурга, утвержденный постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 № 100. Данные нормативные правовые акты требуют четкой организации работы исполнителей, соблюдение ими сроков и высокого качества исполнения поручений.

Эффективное управление исполнением поручений строится на следующих ключевых основах:

 Распределение задач между исполнителями. Четкое понимание того, кто за что отвечает, таким образом, уменьшается вероятность ошибок.

 Установление четких сроков выполнения поручений.

 Контроль за соблюдением сроков. Осуществление контроля минимизирует риски задержек исполнения поручений либо их невыполнение.

 Обеспечение прозрачности и доступности информации. Участники процесса имеют четкое представление о статусе задач.

 Минимизация ошибок. Система позволяет избежать дублирования или некорректного выполнения поручений.

СУИП обоснованно состоит из следующих основных элементов:

1. Субъекты — исполнители и ответственные лица, которые работают с поручениями.
2. Каналы передачи — маршруты и способы, методы обмена информацией.
3. Объекты — поручения и связанные с ними документы, перемещающиеся по каналам.

Разработка и внедрение СУИП требуют внимательной адаптации к особенностям конкретной организации, что включает несколько важных этапов.

Первым этапом является анализ нормативно-правовой базы, который позволяет учесть все ограничения, сроки и зоны ответственности, установленные действующими нормативными правовыми актами.

На втором этапе необходимо определить маршруты передачи поручений, распределяя их по функциональным и отраслевым признакам. Не менее важна оптимизация взаимодействия между подразделениями: исследование внутренних процессов помогает выявить слабые места и устранить их.

Завершающим этапом является создание регламентов, в рамках которых разрабатываются четкие инструкции и правила работы, основанные на проведенном ранее анализе.

Одним из важных направлений модернизации СУИП является переход в электронную форму. Это позволит автоматизировать рутинные задачи, сокращать сроки выполнения поручений и минимизировать человеческий фактор. Электронная форма обеспечит:

 Быструю передачу информации.

 Автоматические напоминания о сроках.

Этапы внедрения СУИП, по нашему мнению, в электронной форме включают:

1. Анализ текущих процессов. Это необходимо для определения требований к системе.
2. Тестирование системы. Проверка ее работы в пилотных подразделениях позволяет выявить и устранить недочеты.
3. Обучение сотрудников. Введение системы сопровождается разработкой регламентов и обучением персонала.
4. Полномасштабный запуск. Этот этап включает техническую поддержку и мониторинг эффективности.

СУИП в электронной форме является важным шагом к повышению прозрачности управления, снижению затрат и увеличению его эффективности. Внедрение такой системы зависит от задач и компетенций конкретных органов государственной власти и организаций, в которых она будет устанавливаться для улучшения качества управления.

Таким образом СУИП — это не просто инструмент для выполнения поручений, а важный элемент управления в органах государственной власти и организациях. Ее внедрение позволяет перейти на новый уровень организационной эффективности, минимизировать риски в управлении и повысить ответственность соответствующих должностных лиц и исполнителей.

Информация в данной статье не является исчерпывающей и будет дополняться.

Литература:

1. Указ Президента РФ от 28.03.2011 № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (вместе с «Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»). Официальный сайт «Консультант Плюс». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112153/942772dce30cfa36b671bcf19ca928e4d698a928/.
2. Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 16.12. 2003 № 100 «Об утверждении Регламента Правительства Санкт-Петербурга». Официальный сайт «Гарант». URL: https://base.garant.ru/7922594/.
3. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.04.2006 № 13-ЗА «О правотворчестве — там о единстве правотворчества». Официальный сайт «Гарант». URL: https://base.garant.ru/27905228/.
4. Указ Главы Республики Саха (Якутия) от 30 декабря 2018 г. № 312 О Единой системе электронного документооборота. Официальный сайт «Гарант». URL: https://base.garant.ru/48185230/.
5. Распоряжение администрации Губернатора Астраханской области от 19.03.2020 N 10-РА «О методических рекомендациях по организации контроля за исполнением служебных документов (поручений)". Официальный сайт «Консультант Плюс». URL: https://www.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc&base=RLAW322&n=89427#XlKK4aUYzooREdxX1
6. ГОСТ Р 58771–2019 «Менеджмент риска». Официальный сайт «Гарант». URL: https://base.garant.ru/73747568/.
7. Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации. Официальный сайт «Гарант». URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/410300691/.
8. Принятие и исполнение государственных решений: учеб. пособие / Л. И. Смирнова, Е. В. Смолокуров, М. Х. Османов [и др.]. — СПб.: Изд-во ГУМРФ им. адм. С. О. Макарова, 2024. — 124 с.