В статье анализируется использование бухгалтерских инструментов для повышения эффективности управления бизнесом. Рассматриваются популярные программы, их функциональные возможности и ограничения, а также влияние на операционные затраты, отчетность и контроль денежных потоков.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, автоматизация, управление бизнесом, бухгалтерские инструменты, программы учета.
В современной экономической среде происходит активное внедрение цифровых технологий, поэтому организации вынуждены перестраивать свои управленческие и административные процессы в соответствии с быстро меняющимися законодательными и техническими требованиями [6]. Особое место в этих изменениях занимает бухгалтерский управленческий учет, который служит главным источником информации как для оценки финансового положения предприятия и изучения его работы в целом, так и для выработки правильных и своевременных управленческих решений, что делает компанию более конкурентоспособной [1; 2].
Следует отметить, что данные управленческого учета, которые получают руководители разных уровней, подробнее и разнообразнее, чем информация финансового учета. Управленческий учет, с одной стороны, показывает прошедшие события, отражая все хозяйственные операции, которые уже произошли. Эти сведения помогают понять результаты работы, оценить правильность прежних решений и найти как проблемные места, так и успешные подходы для улучшения работы. С другой стороны, управленческий учет включает прогнозы возможного развития событий и плановые показатели, установленные для достижения бизнес-целей. Прогнозирование в управленческом учете позволяет компании предвидеть финансовые и производственные результаты на основе текущих показателей и рассматривать разные варианты развития, что помогает принимать более взвешенные управленческие решения [5].
Главное отличие управленческого учета от финансового состоит в его глубокой аналитической направленности и нацеленности на внутренние нужды компании. Управленческий учет дает более подробную и специальную информацию для решения конкретных задач внутри организации, тогда как финансовый учет больше ориентирован на соблюдение внешних правил и подготовку отчетов для сторонних пользователей — налоговых органов, инвесторов и кредиторов.
Фундаментальные аспекты управленческого учета в современной экономической парадигме можно систематизировать следующим образом:
- оптимизация ресурсного потенциала: методология управленческого учета обеспечивает комплексный мониторинг использования всех видов ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), позволяя идентифицировать зоны нерационального расходования и неэффективного применения, что способствует интенсификации производительности и минимизации издержек;
- формирование оперативных и стратегических управленческих решений: посредством детального анализа актуального состояния хозяйствующего субъекта, руководящий состав получает возможность корректировки операционных планов, пересмотра стратегических ориентиров и оптимизации инвестиционной политики;
- системная оценка рисковых факторов и потенциальных возможностей: инструментарий управленческого учета способствует всесторонней оценке вероятных рисков и перспективных направлений развития бизнеса через моделирование различных сценариев и применение прогностических методик, что существенно снижает уровень неопределенности при принятии решений.
Современная концепция управленческого учета трансформировалась из базового механизма агрегирования информации в многофункциональную систему внутрикорпоративного анализа, кардинально повышающую эффективность управленческих процессов организации.
В условиях цифровизации экономического пространства внедрение автоматизированных учетно-аналитических комплексов становится важным условием повышения качественных характеристик, точности и достоверности управленческих решений [1]. Инновационные цифровые технологии существенно оптимизируют функционирование бухгалтерских подразделений, повышая их результативность и минимизируют вероятность ошибок [7]. Определяющие факторы результативной интеграции автоматизированных учетно-аналитических систем в управление предприятием можно структурировать по нескольким ключевым направлениям, требующим детального рассмотрения.
Первостепенным аспектом выступает интеграция бухгалтерского программного обеспечения с корпоративными системами управления. Синхронизация систем складского учета, снабжения, реализации и кадрового менеджмента формирует единую информационную среду, обеспечивающую моментальный обмен данными между всеми структурными подразделениями, что многократно увеличивает точность учетных операций и оперативность реагирования на изменения бизнес-процессов.
Вторым критическим компонентом является функционал мгновенной обработки и аналитики информационных потоков. Данный подход обеспечивает непрерывный доступ управленческого звена к актуализированным показателям финансового состояния предприятия, радикально ускоряя процедуру принятия управленческих решений.
Автоматизация процессов существенно снижает вероятность возникновения ошибок, минимизируя воздействие субъективного фактора при налоговых расчетах, обработке платежной документации и формировании отчетности.
Информационная безопасность обеспечивается внедрением прогрессивных технологических решений, включающих криптографические методы, механизмы аутентификации и системы контроля доступа. Данные меры гарантируют конфиденциальность информации, предотвращают несанкционированное распространение данных и снижают потенциальные риски в рамках действующих нормативных ограничений. Указанный подход приобретает особую значимость для организаций, оперирующих значительными финансовыми потоками, обеспечивая надежную защиту информационных ресурсов.
Внедрение автоматизированных систем значительно оптимизирует затраты на бухгалтерское сопровождение. Существенно сокращаются временные и трудовые затраты на выполнение рутинных операций, включая ведение учетных регистров, формирование отчетной документации и сверку показателей. Это создает предпосылки для оптимизации численности бухгалтерского персонала и снижения расходов на его профессиональную подготовку.
Соответствие международным и национальным стандартам бухгалтерского учета обеспечивается путем внедрения современных систем мониторинга законодательных изменений, что позволяет своевременно корректировать учетные процедуры в соответствии с актуальными требованиями. Данный метод гарантирует полное соблюдение нормативной базы, существенно снижает вероятность ошибок и рисков, обеспечивая максимальную прозрачность финансовой деятельности организации.
Современные облачные решения предоставляют возможность круглосуточного доступа к финансовым данным с различных устройств, что значительно повышает мобильность и доступность информации. Такой подход не только упрощает работу сотрудников, но и обеспечивает постоянный доступ к данным для всех заинтересованных лиц, способствуя оперативному принятию управленческих решений и укреплению устойчивости бизнес-процессов.
Эффективное управление денежными потоками достигается посредством внедрения автоматизированных систем контроля дебиторской и кредиторской задолженности, а также автоматизации взаиморасчетов с партнерами и прогнозирования потребностей в ликвидности, что помогает предотвратить кассовые разрывы и улучшить распределение ресурсов.
Качественное обучение персонала и постоянная техническая поддержка являются определяющими факторами в результативном использовании автоматизированных систем. Систематическое проведение обучающих мероприятий и оказание консультационной помощи позволяют сотрудникам в полной мере освоить функциональные возможности системы, что ведет к повышению эффективности ее использования, росту производительности труда и снижению управленческих рисков [4].
Современный рынок программного обеспечения предлагает разнообразные решения для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета: от базовых бесплатных программ с ограниченным функционалом, предназначенных для налоговых расчетов и формирования деклараций, до комплексных ERP-систем, обеспечивающих полное управление ресурсами крупных предприятий и объединяющих информацию о всех аспектах деятельности организации, включая производство, закупки, продажи, финансы и кадровый учет [4].
Рассмотрим примеры наиболее востребованных программных продуктов для ведения бухгалтерского учета [14], акцентируя внимание на их основном функционале, сильных сторонах и возможных ограничениях.
Детальное исследование систем автоматизации бухгалтерского учета позволяет провести всестороннюю оценку их достоинств, потенциальных недостатков и рисков при внедрении. Программный продукт «Инфо-Бухгалтер» [8] разработан специально для решения задач бухгалтерского учета, проведения налоговых расчетов и формирования отчетной документации. Среди ключевых преимуществ данного решения выделяются интуитивно понятный пользовательский интерфейс, эффективность применения в сегменте малого предпринимательства и возможность автономной работы без подключения к сети Интернет. При этом определенная ограниченность функциональных возможностей существенно снижает привлекательность продукта для крупных организаций, а отсутствие механизмов интеграции с другими системами значительно затрудняет процесс обмена данными между различными платформами.
Программное обеспечение «1С» [16] предлагает расширенный набор инструментов для ведения учетных операций, выполнения налоговых и зарплатных расчетов, подготовки различных форм отчетности и налоговых деклараций. Существенными достоинствами данного решения являются удобство использования как малым бизнесом, так и в сфере среднего бизнеса, а также поддержка работы через интернет. Тем не менее, имеются определенные ограничения в интеграционных возможностях, а некоторые специфические функции могут отсутствовать при необходимости автоматизации сложных бизнес-процессов.
«Турбо-Бухгалтер» [13] включает полный спектр необходимых функций для ведения бухгалтерского учета, расчета налоговых платежей и заработной платы, формирования налоговой отчетности. Программа характеризуется простотой освоения и наличием онлайн-функционала, что делает ее особенно привлекательной для предприятий малого и среднего бизнеса. Однако, аналогично «1С», наблюдаются определенные сложности при работе в регионах с динамично меняющимися условиями, а также отмечается недостаток дополнительных возможностей.
Программный комплекс «БЭСТ» [9] обеспечивает комплексную автоматизацию бухгалтерского учета, расчета заработной платы, формирования отчетности в соответствии с действующими стандартами. Основными преимуществами системы являются возможность гибкой настройки под специфические потребности предприятия и продуманный пользовательский интерфейс, благодаря чему она получила широкое распространение среди представителей малого и среднего бизнеса. Однако ограниченные возможности масштабирования системы снижают ее эффективность для динамично развивающихся компаний.
Информационная система «Парус» [11] отличается расширенным набором возможностей, охватывающих всестороннее ведение бухгалтерского и налогового учета, кадровое делопроизводство, контроль закупочной и сбытовой деятельности, а также складскую логистику. Данное решение оптимально подходит организациям среднего и крупного масштаба, внедряющим ERP-системы. Существенными ограничивающими факторами выступают значительные затраты на техническое оснащение, что снижает экономическую доступность, и технологическая сложность, требующая привлечения специалистов высокой квалификации.
Программный продукт «СБИС» [12] является важным продуктом, который позволяет внедрить использование электронного документооборота в деятельность организации. Данный продукт представляет собой совокупность модулей для бухгалтерского и складского учета и может быть использован различными видами организаций.
«Галактика» [10] представляет собой комплексную ERP-платформу, обеспечивающую управление рабочими процессами, ведение бухгалтерии, финансовый учет, кадровое администрирование и стратегическое планирование. Платформа создана для обслуживания крупных предприятий, обеспечивая максимальный контроль бизнес-процессов. Основные сдерживающие факторы включают высокие эксплуатационные расходы и потребность в квалифицированном персонале для работы с системой.
При внедрении программ автоматизации следует учитывать ряд рисков и ограничений. Значительные финансовые вложения в развертывание и поддержку сложных систем, таких как «Парус» и «Галактика», могут быть непосильными для небольших организаций. Системы «Инфо-Бухгалтер», «1С» и «Турбо-Бухгалтер» имеют ограниченные возможности интеграции с внешними приложениями, что затрудняет их использование в сложных бизнес-экосистемах. Недостаточная гибкость настройки некоторых решений, ограничивает их применение в крупных компаниях. Сложные ERP-системы, такие как «Галактика» и «Парус», требуют существенных затрат на обучение сотрудников и адаптацию рабочих процессов. Зависимость от уровня квалификации персонала также увеличивает операционные расходы.
Современные системы автоматизации, включая «1С», «Галактику» и «Инфо-Бухгалтер», предлагают разнообразный функционал — от базовых учетных операций до комплексных ERP-решений, объединяющих все бизнес-процессы. При этом каждая система обладает уникальными характеристиками, преимуществами и ограничениями, требующими тщательного анализа при выборе решения.
Существуют также программные продукты, которые позволяют автоматизировать процесс анализа финансовой отчетности, что является важным этапом при принятии управленческих решений. Рассмотрим основные продукты, которые представлены на рынке.
В настоящий момент времени на рынке присутствуют программы, позволяющие автоматизировать процесс анализа хозяйственной деятельность, такие как: система «ФинЭксперт» [15] фирмы «Росэкспертиза», модуль «Финансовый анализ» системы «Галактика» корпорации «Галактика», «1С» и другие. Данные программы поставляются на коммерческой основе, приобретение и обслуживание их сектором малого и среднего бизнеса и индивидуальными предпринимателями не всегда возможны из-за достаточно высокой стоимости.
Система «Галактика» и «1С» были рассмотрены выше. Разработчики создают программное обеспечение, которое дает возможность комплексной автоматизации учета и анализа деятельности предприятия. Система «Галактика» имеет преимущество в том, что позволяет проводить анализ финансового состояния организации как на базе бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Также можно проводить анализ организаций, отчетность которых формируется по МСФО.
Анализ в «1С» также представляет собой комплексный анализ деятельности предприятия, в дополнении там есть возможность проведения оценки кредитоспособности предприятия по методике ПАО «Сбербанк».
Система «ФинЭксперт» дает возможность проводить оценку финансового состояние на основании текущей отчётности, но также прогнозировать варианты развития событий в будущем на основании изменения внешних факторов.
Вопросы импортозамещения учетного программного обеспечения приобрели особую значимость после прекращения деятельности зарубежных разработчиков, включая SAP и Oracle. Невозможность приобретения дополнительных лицензий после их ухода с российского рынка привела к приостановке цифровой трансформации во многих организациях. Эта ситуация создала неопределенность в развитии информационных систем, особенно для крупных компаний, ранее сделавших выбор в пользу иностранного программного обеспечения.
В современных реалиях компании столкнулись с серьезной задачей перевода корпоративных систем на российские разработки. Данный процесс оказывает существенное влияние на крупный бизнес, учитывая масштабные предшествующие вложения в зарубежные решения. Переход на новое программное обеспечение предполагает полномасштабный процесс от начального этапа выбора до конечной интеграции, что сопряжено со значительными материальными и временными затратами.
Существенный недостаток наблюдается в области узкоспециализированного программного обеспечения, в частности, систем обработки документации. Ранее повсеместно применялись решения от ABBYY и Kofax. Сейчас активно внедряются отечественные разработки, например, Directum Ario One, способные заместить иностранные продукты, хотя сам процесс перехода требует дополнительных ресурсов.
Особые затруднения появились в сфере бухгалтерского учета при проведении международных транзакций, необходимо адаптировать существующие механизмы работы и находить альтернативные способы проведения операций. Это критически важно для компаний, ведущих внешнеэкономическую деятельность.
Процесс перехода на российское программное обеспечение в учетных системах представляет собой комплексную задачу, требующую мобилизации всех ресурсов организации. При этом отечественные разработки, включая 1С, «Галактика ERP» и Directum, предоставляют возможности для обеспечения необходимого функционала, что открывает перспективы развития в текущих экономических условиях.
При выборе программного обеспечения для автоматизации учетных процессов необходимо учитывать размер предприятия, специфические потребности и финансовые возможности. Небольшим организациям рекомендуется обратить внимание на такие решения как «Инфо-Бухгалтер» или «БЭСТ», тогда как крупным корпорациям целесообразно внедрять масштабные ERP-системы типа «Галактика» или «1С», несмотря на их высокую стоимость.
Значительным препятствием выступает негативное отношение персонала к изменениям. Работники часто проявляют настороженность к внедрению новых технологий, опасаясь увеличения нагрузки, утраты привычного контроля или сокращения штата. Решение данной проблемы требует проведения информационных собраний и обучающих программ для демонстрации преимуществ цифровой трансформации. Важно обеспечить участие коллектива в принятии ключевых решений по внедрению технологий для повышения вовлеченности. Необходимо также создать систему поддержки с помощью наставников и технических специалистов для облегчения адаптационного периода.
Существенной проблемой является отсутствие проработанного подхода к цифровизации. Организации нередко начинают технологическую модернизацию без детального планирования, что приводит к несогласованности действий. Преодоление данного препятствия требует разработки всеобъемлющей стратегии с учетом целей компании, доступных ресурсов и приоритетных направлений. В стратегии должны быть четко определены этапы реализации, временные рамки, необходимое обеспечение и зоны ответственности.
Ограниченность ресурсной базы, включая финансовые средства и профессиональные кадры, создает серьезные препятствия в процессе технологической модернизации. Рациональным подходом считается поэтапное внедрение цифровых решений, начиная с приоритетных направлений, обеспечивающих наибольшую экономическую эффективность. Такой метод способствует рациональному распределению затрат и планомерному расширению масштабов преобразований. Дополнительным решением может стать сотрудничество со сторонними специалистами и применение адаптивных моделей внедрения.
Вопросы защиты информации вызывают серьезную озабоченность в процессе цифровой трансформации. Расширение использования технологий повышает вероятность информационных утечек и злонамеренных действий в цифровой среде. Решение этой проблемы требует внедрения комплексных мер информационной защиты, использования сертифицированного программного обеспечения с высоким уровнем безопасности и постоянного контроля работы систем.
Недостаточный уровень цифровых знаний работников существенно затрудняет процесс технологической модернизации. Решением может стать систематическое обучение персонала современным технологиям. Организация образовательных мероприятий по цифровой грамотности и привлечение профильных специалистов для поддержки технологических решений позволит повысить профессиональный уровень сотрудников.
Подводя итог, эффективная цифровая трансформация требует всестороннего подхода, охватывающего работу с персоналом, стратегическое планирование, грамотное распределение ресурсов, обеспечение информационной безопасности и развитие профессиональных навыков сотрудников. Организации, успешно преодолевающие эти трудности, получают возможность оптимизировать рабочие процессы, увеличить производительность и укрепить свои рыночные позиции.
Следует учитывать, что результативная автоматизация учетных процессов предполагает не только установку программного обеспечения, но и его тщательную настройку, а также профессиональную подготовку работников. Программные решения должны обладать достаточной гибкостью для адаптации к меняющимся условиям ведения бизнеса. Для небольших предприятий особенно важно найти оптимальное соотношение между стоимостью программного обеспечения и его возможностями. В результате, автоматизация учетных процессов становится важнейшим инструментом повышения эффективности работы, минимизации операционных рисков и совершенствования процесса принятия управленческих решений.
Литература:
- Глазова М. В. Цифровая трансформация процессов в системе управленческого учета / М. В. Глазова, О. М. Коробейникова, Е. В. Ягупова // Вестник Удмуртского университета. Серия Экономика и право. — 2022. — Т. 32, № 3. — С. 432–437.
- Зарипова С. Р. Роль управленческого учета в управлении организацией / С. Р. Зарипова // Экономика и социум. — 2022. — № 4–1 (95). — 278–286.
- Зубарева О. А. Цифровая трансформация бухгалтерского учета в современных условиях / О. А. Зубарева // Управленческий учет. — 2023. — № 1. — С. 258–263.
- Как цифровые технологии меняют управленческий учет [Электронный ресурс] // Служба автоматизации бизнеса. — URL: https://sab2up.ru/articles/upravlencheskiy-otchet/kak-tsifrovye-tekhnologii-menyayut-upravlencheskiy-uchet/ (дата обращения 12.11.2024).
- Кувалдина Т. Б. Управленческий учет в учетно-аналитической системе организации / Т. Б. Кувалдина // Концепция устройства современного мира в эпоху цифры: Сборник научных трудов по материалам II Международного научного форума, Москва, 16 января 2024 года. — М.: Центр развития образования и науки, ООО «Издательство АЛЕФ», 2024. — С. 46–52.
- Маньков И. А. Цифровая эволюция современного предприятия: анализ процессов автоматизации, цифровизации и цифровой трансформации / И. А. Маньков, Е. С. Гаврилюк // Прогрессивная экономика. — 2024. — № 3. — С. 89–99.
- Свиридова Л. А. Инструментарий бухгалтерского учета в цифровой экономике и его гармонизация // Интеллект. Инновации. Инвестиции. — 2024. — № 1. — С. 42–54.
- Инфо-бухгалтер. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Инфо-бухгалтер. — URL: https://www.ib.ru/?ysclid=m6l3fnkavy139215317 (дата обращения 12.11.2024).
- Компания БЭСТ. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Компания БЭСТ. — https://bestnet.ru/?ysclid=m6l3iub6jr960246649 (дата обращения 12.11.2024).
- Корпорация «Галактика» Официальный сайт [Электронный ресурс] // Компания Галактика. — https://galaktika.ru/?ysclid=m6l3mb9bl1618596253 (дата обращения 12.11.2024).
- Корпорация «Парус». Официальный сайт [Электронный ресурс] // Корпорация Парус. — URL: https://parus.com/?ysclid=m6l3k128f4539777401 (дата обращения 12.11.2024).
- СБИС. Официальный сайт. [Электронный ресурс] // СБИС. — URL: https://saby.ru/?region_left=retail¤tTab=Person&redir=1 (дата обращения 12.11.2024).
- Турбобухгалтер. Официальный сайт. [Электронный ресурс] // Турбобухгалтер http://turboflyerp.ru/products/turbobuh/?ysclid=m6l3yoegk9646350829 (дата обращения 12.11.2024).
- ТОП-7. Лучшие бухгалтерские программы на 2024–2025 год для малого бизнеса и предпринимателей [Электронный ресурс] // Инфо-бухгалтер. — URL: https://www.ib.ru/wiki/10591 (дата обращения 12.11.2024).
- Финэксперт. Официальный сайт. [Электронный ресурс] // Финэксперт. — URL: https://finexpert.capital/?ysclid=m6l3qyuq9w542303620 (дата обращения 12.11.2024).
- Фирма 1С. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Фирма 1С. — URL: https://1c.ru/?ysclid=m6l3htxsf724784037 (дата обращения 12.11.2024).
